Hur man skriver ut etiketter från Excel med Mail Merge

När Behöver du skriva ut etiketter för att skicka julhälsningar, bröllop och andra inbjudningskort för hemevenemang? Vill du skriva ut leveransadresser i bulk för din shoppingsajt online? Läs den här artikeln för att lära dig hur du skriver ut etiketter från Excel med hjälp av Microsoft Words Mail Merge-funktion.

Microsoft Excel är en utmärkt app för att skapa stora databaser för affärskontakter eller personliga kontakter. Det är dock inte så mycket användarvänligt när det kommer till att skriva ut frakt eller andra etiketter på etikettpapper.

Du kan manuellt skapa etikettliknande celler i Excel och skriva innehåll i det manuellt. Du kan göra detta manuella arbete för några få etiketter, men när du behöver skicka kort, inbjudningar och varor till hundratals mottagare är manuellt arbete inte ett alternativ.

Därför måste du lära dig hur du skriver ut etiketter från Excel med hjälp av funktionen Mail Merge i Microsoft Word genom att läsa den här artikeln till slutet. Du kommer också att utforska några smarta tips i slutet!

Processen att skriva ut adressetiketter från Excel eller skriva ut adressetiketter från Excel involverar korskompatibilitet mellan Excel-filer och Word. Därför måste du göra följande justeringar i Word om du skriver ut etiketter i Word med hjälp av Excel-kontaktlistor:

• Öppna Microsoft Word-appen på din PC eller mac.
• Klick Fil och välj sedan alternativ.
• Klick Avancerad i Word-alternativfönstret.
• Scrolla ner tills du ser Allmän sektion.

• Där, markera kryssrutan bredvid Bekräfta filformatkonvertering vid öppen.
• Tryck OK för att spara ändringarna och avsluta fönstret för Word-alternativ.

Innan du kan skriva ut etiketterna måste du kontrollera om Word Mail Merge-funktionen stöder etiketten eller inte. Microsoft sammanställde etikettspecifikationerna från toppleverantörer i appen. Så här kan du se listan och dokumentkoden för etikettklistermärken:

• Klicka på Utskick fliken på Word-bandmenyn.
• Välja Starta sammanfogning och välj sedan Etiketter från rullgardinsmenyn.
• Dialogrutan Etikettalternativ kommer nu att dyka upp.

• Under Etikettinformation avsnitt, bör du se Märk leverantörer och Produktnummer lista.
• Välj etikettpappersleverantörens namn och produktkod. Du hittar informationen på förpackningen till de etikettpapper du köpt.
• Klick OK för att tillämpa ändringarna på detta etikettutskriftsprojekt.

Om du inte ser etikettleverantörens namn i listan ovan kan du ange dess specifikationer manuellt. Således synkroniseras Word med skrivaren på lämpligt sätt så att du kan skriva ut adressetiketter, adressetiketter och fraktetiketter utan ansträngning.

Följ dessa steg för att skapa en ny etikettkonfiguration:

• Klick Ny etikett på Etikettalternativ dialog ruta.

• Skriv nu ett namn för den nya konfigurationsfilen.
• Justera sedan parametrarna som toppmarginal, sidomarginal, etiketthöjd, etikettbredd, sidstorlek, etc.
• Klick OK för att spara ändringarna.

Det är allt! Glöm inte att spara Mail Merge Word-dokumentet så att du kan använda det senare eller återställa det om strömavbrott under ditt arbete.

Nu måste du skapa en databas från vilken Word Mail Merge-verktyget kan hämta mottagarens namn, adress och andra detaljer. Följ dessa steg för att skapa och spara din Excel-kontaktlista för detta projekt:

• Öppna ett nytt tomt kalkylblad i Excel.
• Spara det som Kontaktlista för fraktetiketter eller något annat namn du gillar.
• Börja fylla i data från det övre hörnet av kalkylbladet utan att lämna några tomma celler vare sig på rader eller kolumner.

• Skriv kolumnrubriker som Maile Merge-verktyget i Word kommer att upptäcka och använda i alternativet Matcha fält.
• Skriv in lämplig data under denna kolumnrubrik.
• Det är bäst om du kan importera en CSV-fil (kommaseparerade värden) från valfri kontaktapp och sedan formatera den i Excel genom att lägga till kolumnrubriker.
• Dubbelklicka på kalkylbladsfliken längst ner i Excel-appen och byt namn på den till kontaktlista eller något annat namn som du kommer ihåg.
• När det är gjort, Spara hela Excel-filen igen.

När Excel-databasen för leveransadresser är klar, gå till Word-filen där du sparade ett etikettformat som matchar det fysiska papperet som du ska skriva ut postadresserna på. Nu när Mail Merge-etikettfilen är öppen följer du dessa steg:

• I den Starta sammanfogning avsnitt av Mail Merge flik, välj Välj Mottagare.
• Välj Använd en befintlig lista alternativ från rullgardinsmenyn.
• De Välj Datakälla popup-fönster i dialogrutan öppnas.
• Navigera till Excel-filen där du sparade din kontaktlista.

• Välj filen och klicka sedan Öppen.
• Nu måste du se Välj fönstret Tabell.
• Det här fönstret visar alla kalkylblad som är tillgängliga i Excel-filen du just importerade.
• Välj kalkylbladet där du skapade kontaktlistan.
• I den här handledningen är det Kontaktlista arbetsblad. Klick OK att fortsätta.
• Nu bör du se etikettklistermärkena som Nästa rekord.

• Den första etiketten kommer att vara tom. Det är okej.

Nu när du fyllde i etikettraderna och kolumnerna i Word Mail Merge är din uppgift att importera faktiska data från kontaktlistans databas i Excel. För att utföra denna uppgift, prova dessa steg från din sida:

• Med tanke på att du är på fliken Utskick, klicka Redigera mottagarlista.

• Kolla in kontakttabellen och deras adresser. Se om det finns några problem.
• Om allt ser bra ut i tabellen ovan, klicka OK.

• Klicka nu på Infoga sammanslagningsfält i Skriv & infoga fält meny av Mail Merge verktyg.
• En rullgardinslista kommer att dyka upp med alla kolumnrubriker som finns i kontaktlistans databas för Excel-filen du importerade.
• Klick Titel.
• Tryck Flytta + Stiga på.
• Klicka sedan igen Infoga sammanslagningsfält och välj Förnamn.
• Tryck Flytta + Stiga på och upprepa stegen ovan tills du har alla kolumnrubriker i det övre vänstra hörnets etikettklistermärke.
• Du kan anpassa olika komponenter i etikettstickerverktyget.
• Gå till Hem fliken och markera texten eller texterna på etiketten för att tillämpa formateringsalternativ som teckensnitt, teckenstorlek, färg, markeringsfärg och så vidare.
• När allt ser rätt ut, gå tillbaka till Utskick flik.

• Klicka nu på Uppdatera etiketter knapp.
• Detta kommer att fylla i data för alla etiketter på sidan.

• Nu är det bara att klicka Förhandsgranska resultat för att visa de faktiska uppgifterna på etiketter.

Importera inte för många komponenter i etiketterna när du skapar e-postadresser eller fraktetiketter på Mail Merge med kontaktlistor från Excel. Det kommer att belamra etiketterna. Välj komponenter som är absolut nödvändiga för att leverera ett paket framgångsrikt.

Än så länge har du skapat etiketterna framgångsrikt på ett dokument i kopplingsdokument. Nu är det dags att skriva ut det genom att följa dessa steg:

• Ta ut alla papper från din skrivare.
• Sätt i det fysiska etikettpapperet i skrivarens pappersmatare.
• Gå tillbaka till etikettsidan på Word och tryck Ctrl + P. Detta är utskriftskommandot.
• Justera nu utskriftsinställningarna från den vänstra navigeringsrutan.
• Du måste se till att utskriftsinställningarna återspeglar lämpliga utskriftsförhållanden som skrivaren, inställningar, pappersstorlek, marginaler etc.
• Klicka på Skriv ut för att börja skriva ut etiketterna på etikettutskriftspapperet.

Grymt bra! Du har precis skrivit ut några snygga leveransadresser eller adressetiketter för personligt eller professionellt bruk.

Finns det ett sätt att skriva ut adressetiketter från Excel?

Ja! Du kan skapa en kontaktlistdatabas i Excel. Du kan skapa kolumner som namn, adress, postnummer, land, telefonnummer, stat, etc., och sedan fylla i data under dessa kolumnrubriker.

När du är klar kan du importera den här databasen till Word Mail Merge för att skapa adressetiketter med hjälp av verktyget för att skapa etiketter på Mail Merge. Följ stegen som nämns ovan i den här artikeln för att upptäcka de exakta rörelserna.

Hur skapar jag etiketter från Excel till Word?

Du kan använda Words Mail Merge-funktion för att importera kontaktlistdata från ett Excel-ark. Sedan kan du använda guiden för att skapa etiketter på fliken Utskick i Word för att skapa etiketter och fylla i data från Excel. Kommandot Infoga sammanfogningsfält hjälper dig att lägga till fält i etiketten.

Hur skriver jag ut flera etiketter på en sida?

Att skriva ut adressetiketter från Excel med hjälp av funktionen Mail Merge i Word låter dig alltid skriva ut etiketter i siffror som 10, 20, 30, etc., per sida. Allt du behöver göra är att välja lämpliga produktnummer och etikettleverantörer i dialogrutan Etikettinformation.

Så nu vet du hur du skriver ut etiketter från Excel med Words Mail Merge-funktion.

Den kritiska delen av den här processen är att använda rätt etikettsida innan du fyller i etikettdata på Mail Merge. Om du väljer fel papper kan du slösa bort det fysiska papperet genom att skriva ut ojusterade etiketter.

När du inte är säker på pappersleverantören och produktkoden, skapa alltid ett nytt etikettpapper innan du följer hela processen.

Tror jag har missat något annat sätt att skriva ut adressetiketter från Excel, nämn metoden och dess process i kommentarsfältet nedan.

Nästa, hur man kombinerar två kolumner i Excel.