Föreställ dig att du ansvarar för olika projekt på din arbetsplats och att du måste svara på olika mejl om projekten. Alla projekt är dock inte särskilt viktiga. Vissa kan vara samhällsutvecklingsprojekt som företaget inte har bråttom att genomföra, men mejlen kommer in och belamrar din inkorg. Som ett resultat kan du inte avgöra vilket e-postmeddelande som är viktigt att svara på först. Det blir en tråkig uppgift att sortera igenom e-postmeddelanden och leta efter viktiga att svara på samtidigt som man lämnar de mindre viktiga till ett senare tillfälle.
Gmail har löst detta problem genom att förse sina användare med Etiketter som ett sätt att organisera sin inkorg. Andra e-postleverantörer som Outlook, använd Mappar som har en liknande funktion som etiketter. Etiketter tillåter Gmail-användare att kategorisera sin e-post som de vill. Till exempel, om jag arbetar med olika team på två projekt, säg "Avveckling av servicevattenpump" och "Marknadsanalys av produkt X", så kommer jag att ha två etiketter, en för vart och ett av projekten, och om jag får ett e-postmeddelande från någon av teammedlemmarna, kommer posten automatiskt att tilldelas den etikett som jag har skapat för projektet de tillhör. Detta gör det enklare om man vill leta efter en viss e-post.
Innan jag fortsätter, vänligen notera att Gmail inte har mappar, men det har etiketter, som fungerar som mappar och mer. Du kan flytta dina e-postmeddelanden till vilken etikett som helst, skapa så många etiketter du vill, och det bästa med etiketter är att ett e-postmeddelande kan tillhöra mer än en etikett.
Tömning av Gmail-mappar
Förutsatt att du har avslutat allt arbete med projektet och all kommunikation som rör projektet har blivit irrelevant och du inte vill arkivera dem, då kan du permanent radera e-postmeddelandena i projektet märka. Observera också att om du använder gratis Gmail är du begränsad till endast 15 GB lagringsutrymme. Det betyder att när du har använt upp till 15 GB kommer din e-post att fyllas upp och du måste antingen köpa mer lagringsutrymme eller radera gamla e-postmeddelanden för att skapa utrymme. Så att regelbundet ta bort e-postmeddelanden är ett annat sätt att spara utrymme på ditt Gmail-lagringsutrymme.
Att permanent radera innehållet på en etikett är enkelt med Gmail. Följ stegen nedan för att ta bort innehållet på din etikett:
Steg ett:
Logga in på din Gmail på din PC om du inte redan är inloggad. Du kan komma åt Gmail här.
Steg två:
På den vänstra sidan av sidan, scrolla ner till etiketten du vill tömma. Klicka på etiketten för att öppna den. Låt oss säga att jag vill öppna etiketten "Kvitton".
Steg tre:
Längst upp till vänster på etiketten klickar du på rullgardinsmenyn under fyrkanten. Ett popup-fönster med olika alternativ visas. Välj Allt från alternativen. Detta kommer att välja alla konversationer på sidan. Du kan också klicka på fyrkanten.
Steg fyra:
Om antalet e-postmeddelanden i etiketten inte är fler än 50, och alla e-postmeddelanden i etiketten visas på sidan, kommer de alla att väljas; men om antalet e-postmeddelanden i etiketten är fler än 50, kommer endast de första 50 e-postmeddelandena att väljas. För att välja alla e-postmeddelanden i etiketten, klicka på Välj Alla 3 600 (antalet beror på det totala antalet e-postmeddelanden i din etikett) konversationer i Kampanjer (etikettens namn).
Steg fem:
Alla e-postmeddelanden i etiketten är nu valda. Gå över till toppen av sidan och klicka på symbolen för papperskorgen. Om du håller musen över symbolen visas den Radera. Klicka för att ta bort allt innehåll på etiketten.
Jag hoppas att du har lyckats tömma din mapp/etikett i Gmail. Det finns tillfällen då du inte bara vill tömma mappen utan ta bort den helt från din Gmail. Gmail är ett enkelt sätt att ta bort en etikett. Så om du kanske vill ta bort hela etiketten kan du göra det genom att göra följande:
- Navigera till etiketten du vill ta bort och för musen över den.
- Etiketten kommer att markeras och till höger i markeringen kommer tre punkter att visas. Prickarna är tillfälliga och försvinner när du tar bort musen.
- Flytta musen till de tre prickarna och klicka på dem.
- Ett popup-fönster med alternativ visas. Klicka på Ta bort etikett för att ta bort etiketten från din Gmail.
Ovanstående steg visar hur du tar bort en hel etikett från ditt Gmail-konto. Att veta hur man hanterar sin post på rätt sätt är en nyckelfärdighet för att vara produktiv på jobbet, särskilt för dem vars jobb kräver att man hanterar mycket post.