Genom att upptäcka de dolda tipsen och tricken har Google Docs att erbjuda; du får saker gjorda snabbare. Genom att veta var du ska leta kan du dra fördel av funktioner som offlineåtkomst, röstinmatning, e-signatur och automatisk ersättning.
Det finns många andra funktioner som Google Dokument har att erbjuda, och de finns där bara och väntar på att du ska upptäcka dem. Dessa dolda Dokument-funktioner är lätta att använda och hitta.
1. Hur man lägger till en bild i Google Dokument
Att lägga till bilder kommer att ge lite liv till ditt Google Dokument-dokument. För att infoga en bild, klicka på Infoga längst upp, följt av Bild. Olika alternativ kommer att visas i sidfönstren med möjlighet att söka efter en bild online.
I sökfältet skriver du vilken typ av bild du letar efter så visas resultaten till höger. För att infoga bilden, klicka på den och filen kommer att väljas. Klicka på blå infoga knappen längst ner, så kommer bilden att infogas i ditt dokument.
Det finns också ett alternativ att lägga till en bild genom att använda en URL. Gå till Infoga > Bild och URL-alternativet visas i sidofönstret som öppnas. Klistra in webbadressen till bilden i rutan Infoga bild och klicka på knappen Infoga.
2. Hur man flyttar runt stora mängder text i Google Dokument
Efter att ha korrekturläst ditt dokument finns det en chans att du kan behöva flytta runt lite text för att förbättra den. Problemet med att försöka flytta runt text i ett stort dokument är att du snabbt kan skapa duplicerat innehåll.
För att förhindra att det händer har Google Dokument ett knep för att hjälpa dig. Markera texten du vill flytta runt och tryck på Skift+Alt nycklar. Utan att släppa Shift- och Alt-tangenterna, tryck på upp och ner pilar för att flytta runt texten.
Detta är ett mycket enklare sätt att flytta text än den traditionella kopiera och klistra in.
3. Hur man lägger till en doodle/signatur i Google Dokument
Att lägga till en doodle eller en signatur till ditt dokument är också en enkel uppgift. Klicka på Föra in överst, följt av alternativet Ritning. När du placerar markören på det sista alternativet kommer en sidomeny att visas, klicka på alternativet Nytt.
Du bör nu titta på ett stort tomt fönster. Klicka på radalternativets rullgardinsmeny, det är den bredvid markörikonen. Hitta och klicka på Klottra alternativ.
Rita din signatur och klicka på blå Spara och stängningsknapp uppe till höger. Din signatur kommer att infogas i dokumentet automatiskt.
4. Kortkommando för att komma åt fler alternativ
För att få tillgång till fler sammanhangsberoende menyalternativ, tryck på Alt och/-tangenterna på ditt tangentbord. Ett nytt fönster visas på fliken Hjälp med ett sökalternativ, hjälpalternativ och tangentbordsalternativ.
5. Hur man ändrar redigeringsbehörigheter för ett Google Dokument-dokument
När du delar en fil på Google Dokument har du möjlighet att begränsa vad användarna kan göra. När du till exempel lägger till någon i delningslistan genom att klicka på den blå delningsknappen uppe till höger kommer ett nytt fönster upp.
Efter att ha angett en användares e-postadress har du möjlighet att tilldela den personen behörigheter. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid pennikonen och välj om personen du lade till bara kan redigera, kommentera eller visa dokumentet.
Google Dokument låter dig även ändra denna behörighet senare. För att ändra samtycket du gav tidigare, klicka på blå delningsknapp igen och leta efter namnet på användaren under fältet där du skrev in deras information.
Du bör se en text som säger delas med och personens namn. Klicka på användarens namn, och ett fönster för delad inställning visas. Till höger om användarens e-postadress klickar du på pennikonens rullgardinsmenyoch välj den nya behörigheten.
Den här gången kommer det att finnas ett alternativ att göra den specifika användaren till ägare. Klicka på X till höger för att sluta dela dokumentet med den användaren.
6. Hur man använder röstinmatning i Google Dokument
För de tillfällen när du inte känner för att skriva kan du använda funktionen Röstskrivning. För att komma åt det, klicka på Verktyg, följt av Röstskrivning. För snabbare åtkomst nästa gång kommer du att se ett kort tangentbord i funktionen Röstskrivning efter att ha klickat på Verktyg.
För att börja använda funktionen klickar du på alternativet Klicka för att tala. Om du får ett felmeddelande klickar du på länken som du får. Länken har tips som du kan prova för att fixa mikrofonproblemet.
7. Skapa genvägar för ofta skrivna meningar
Om du av någon anledning kommer på att du skriver samma ord eller fraser om och om igen, är det här tipset för dig. Det är möjligt att bara behöva skriva en genväg och låta Dokument skriva resten åt dig. För att ge detta tips ett försök gå till Verktyg > Inställningar.
I fönstret Inställningar ser du två kolumner: Ersätt och med. Skriv genvägen i Byt ut lådan och meningen i Med låda. Om du till exempel vill skriva TechniPages varje gång du skriver ett T, ta en titt på följande bild.
Som du kan se i bilden ovan kommer Docs att ersätta den med TechniPages varje gång jag skriver bokstaven T.
8. Hur man laddar ner dokumentet i ett visst format
Om du vill skicka en fil till någon som du inte vill att de ska redigera kan du skicka den till dem som en PDF. På filfliken finns ett alternativ för att ladda ner ditt färdiga dokument, inte bara i PDF, utan också i olika format. Gå till Filer > Ladda ner så visas ett sidofönster. Klicka på det format du vill använda för att ladda ner filen i det formatet.
Slutsats
Det här är bara en del av alla tips du kan använda för att få ut det mesta av Google Dokument. Har jag missat ett tips som du använder regelbundet? Dela det med mig i kommentarerna nedan.