E-postmisstag kan få pinsamma och till och med kostsamma konsekvenser. För att hjälpa dig att förhindra e-postmisstag har Microsoft implementerat Outlook MailTips. Du kan till exempel ställa in MailTips för att utlösa en varning när du tryck på knappen Svara alla. Det är alltid bäst att ta ett par minuter och läsa om din e-post innan du skickar den till en stor mottagarlista, särskilt om den innehåller känslig information.
Om du inte har använt MailTips tidigare har du kommit till rätt ställe. I den här snabbguiden visar vi dig hur du använder MailTips i Outlook.
Hur ställer du in MailTips?
Tänk på att den här funktionen kräver ett Microsoft Exchange Server-konto. Funktionen är med andra ord endast tillgänglig på e-postkonton som hanteras av en organisation. Din IT-administratör måste aktivera MailTips på ditt konto; annars kommer alternativet inte att vara tillgängligt för dig. Samtidigt kan din IT-administratör tillämpa specifika MailTips-inställningar på användarnas konton.
MailTips är aktiverade som standard i Outlook. Om du vill inaktivera alternativet eller justera dina inställningar, starta Outlook, gå till
Gå till MailTips, och klicka på Alternativ för MailTips. Välj ditt konto och välj vilka åtgärder du vill ska utlösa MailTips-varningar.
Om du vill inaktivera MailTips, markera Visa aldrig MailTips kryssruta.
Hur MailTips fungerar
När MailTips har aktiverats kommer Outlook att visa olika meddelanden medan du skriver meddelandet. Exchange analyserar innehållet i e-postmeddelandet du skriver. Skulle det upptäcka ett problem kommer Outlook att meddela dig så att du kan justera meddelandet för att undvika pinsamma situationer. Till exempel om mottagaren är frånvarande och du ber dem att svara brådskande, MailTips låter dig veta att de inte kan göra det.
Andra exempel på situationer som kan utlösa MailTips inkluderar:
- Mottagarens brevlåda är full.
- Mottagarens e-postadress har tillfälligt inaktiverats eller raderats permanent.
- Din e-post bryter mot organisationens policyer eller begränsningar.
- Du har inte behörighet att kontakta mottagaren eller skicka e-postmeddelanden till externa mottagare.
- Mottagarens brevlåda är modererad, vilket innebär att den kräver meddelandegodkännande.
MailTips Begränsningar
- Alternativet är inte tillgängligt i offlineläge.
- Om din mottagarlista har fler än 200 mottagare kommer inte MailTips att utvärdera enskilda brevlådor.
Slutsats
MailTips är en praktisk Outlook-funktion som hjälper dig att undvika pinsamma situationer som att skicka e-postmeddelanden till fel mottagare. Till exempel, om din e-post bryter mot din organisations policy, kommer MailTips att varna dig om problemet. Planerar du att använda MailTips på Outlook? Låt oss veta i kommentarerna nedan.