Att snabbt kunna samarbeta med teammedlemmar och externa partners är avgörande i dagens snabba affärsvärld.
Microsoft Office 365 tillåter organisationer att samarbeta med människor utanför organisationen. Denna funktion kallas Grupper och du kan använda den för att ge externa medarbetare rätten att gå med i gruppkonversationer, komma åt filer, kalenderhändelser och mer.
Men exakt hur låter du gäster gå med i din organisations grupper? Vi listar stegen att följa i den här praktiska guiden.
Först, här är en snabb översikt över processen:
- Gruppägaren eller en gruppmedlem lägger till den nya gästen i gruppen.
- Gruppägaren är den enda som kan godkänna gäståtkomst och bestämma vilken typ av innehåll och filer som gästanvändare kan komma åt.
- Gästanvändare får ett bekräftelsemail som ger dem åtkomst till gruppkonversationerna och filerna.
Tänk på att gäståtkomst ställs in av IT-administratörer.
Hur man lägger till gäster i Office 365-grupper
Om gästen du vill lägga till redan finns i din katalog efter en inbjudan de fått, följer de här stegen:
- Gå till Admin Center → Visa allt
- Navigera till inställningar → Organisationsinställningar
- Välj Tjänster flik
- Klicka på Microsoft 365-grupper och låt externa medarbetare komma åt dina grupper
- Gå tillbaka till Admin Center och navigera till Grupper → välj Grupper sida
- Välj gruppen du vill lägga till en ny gästanvändare till (den ska synas i din katalog)
- Klick Visa alla och välj Medlemmar fliken för att hantera gruppmedlemmar
- Välj Lägg till medlemmar och lägg till den nya gästanvändaren
- Spara ändringarna.
Hur man tar bort en gästanvändare från Office 365
Om ditt team eller din grupp inte längre samarbetar med en gästanvändare kan du snabbt ta bort dem från grupp för att blockera dem från att ytterligare komma åt innehåll och filer som är relaterade till gruppens aktivitet.
- Gå till ditt Microsoft 365-administratörscenter
- Bygga ut Användare
- Välj Gästanvändare
- Välj den användare du vill ta bort
- Klick Radera för att ta bort respektive gästanvändare.
Och det är så här gruppägare och IT-administratörer kan aktivera gästanvändaråtkomst i Office 365.