I den här enkla guiden förklarar vi hur du enkelt skapar en PDF-fil, oavsett om du är på jobbet eller bara delar viktiga dokument.
Portable Document Format, allmänt känt som PDF, är ett filformat som främst används för att presentera dokument, speciellt när du behöver spara en fil som en tredje part inte kan ändra och som ser konsekvent ut oavsett var du ser det. Typiska dokument som vad Microsoft Word använder renderas olika på olika enheter och de kanske inte stöds överallt, men PDF-filer fungerar och ser ut samma nästan överallt, Adobe skapade PDF först 1993 och från och med idag är det nu en öppen standard som underhålls av International Organization for Standardization (ISO). I huvudsak stöds det på nästan alla operativsystem så att du kan skapa och öppna PDF-filer på de flesta datorer, Mac-datorer, smartphones och surfplattor.
Men varför ska du använda PDF? Det rekommenderas att använda PDF-formatet för meritförteckningar, juridiska dokument, nyhetsbrev, filer avsedda att läsas och skrivas ut och filer avsedda för professionellt tryck. PDF-filer ser likadana ut på de flesta datorer. Eftersom PDF är baserat på PostScript-språket paketeras filen i en komplett beskrivning av en fast layout platta dokument, inklusive text, typsnitt, vektorgrafik, rasterbilder och annan information som måste finnas visas. De har också en mindre storlek och följer branschformatet. Dessutom är PDF-filer jämförelsevis säkrare eftersom du inte kan ändra dem, och de kan krypteras med ett lösenord eller digital signatur.
Hur man gör en PDF-fil från början
Att skapa en PDF är ganska enkelt eftersom de flesta program och appar erbjuder en inbyggd funktion för att exportera din fil direkt till PDF-format. Till exempel, om du har ett dokument på Microsoft Word, här är vad du behöver göra.
- Gå över till Fil i det övre vänstra hörnet och välj Spara som.
- Detta bör öppna ett nytt fönster där du kan spara dokumentet på din PC.
- Precis under Filnamn alternativ, det borde finnas möjlighet att Spara som typ.
- Klicka på rullgardinsmenyn och du bör se alternativet att spara filen som en PDF.
- Välj alternativet och tryck Spara.
Om du använder en äldre version av Microsoft Office kan du behöva ladda ner en liten plugin som kan laddas ner från här.
På samma sätt kan du göra det för alla Microsoft Office-appar (Excel, Powerpoint, etc.), Google Workspace-appar (Docs, Sheets, etc.), och en mängd olika kontorsbaserad programvara och appar som Office 365, WPS Office, LibreOffice och Öppet kontor. Naturligtvis kan de exakta stegen variera något beroende på vilken app du använder, men det ska alltid vara ganska lika.
Alternativt låter många plattformar och appar dig också skapa PDF-filer genom att använda utskriftsfunktionen. Om du försöker skriva ut ett dokument, webbsida eller bild i moderna versioner av Windows kan du använda alternativet Microsoft Print to PDF för att spara det som en PDF. Detta gör det till och med möjligt att spara saker som OneNote-anteckningsböcker som PDF.
Smartphones kan också göra detta, även om det kan bero på din specifika modell.
Om du vill göra en PDF-fil som kan redigeras, så att du kan dela ett formulär som någon kan fylla i, kolla in vår guide på hur man gör en PDF-fil ifyllbar.
Skapa en PDF från ett fysiskt dokument
PDF-filer löser också problemet med att dela en fysisk dokumentation i digitalt format. Med kameran på din smartphone eller surfplatta kan du skanna ett dokument och spara det i en PDF-fil. Appar som Adobe Scan, Microsoft Office, Genius Scan, och Dokumentskanner är några av de bästa apparna du kan prova på din mobila enhet för att skanna, spara och dela PDF-filer. Du kan till och med skanna flera dokument och spara dem som en enda PDF-fil.
Faktum är att en sådan här app till och med kan ersätta en traditionell skanner på vissa sätt. Smartphones har mycket bra kameror nuförtiden, så du kan skanna vissa dokument på detta sätt istället för att ha en skrymmande skanner ansluten till din bärbar dator. Dessa appar kan också konvertera ett befintligt dokument eller bild till PDF-format.
Ett annat enkelt sätt att snabbt göra en PDF är att använda en av många onlinetjänster som låter dig ladda upp dina filer, konvertera och ladda ner direkt till ditt system. Några av de pålitliga onlinetjänsterna du kan använda för att konvertera en viss fil till PDF inkluderar Adobe, Liten pdf, iLovePDF, och många fler. Dessa verktyg låter dig också ofta slå samman PDF-filer till en, eller dela upp en enda fil i flera.
Det finns dock några saker att tänka på. Dessa tjänster kan eller kanske inte sparar dina filer på sina servrar. Därför rekommenderar vi att du bara väljer denna metod om du inte har att göra med känslig eller konfidentiell information. Vissa av dessa online-webbplatser för PDF-konvertering erbjuder också begränsat stöd när det gäller storleken på filen, sidorna och kanske Lägg till en vattenstämpel till den konverterade filen, vilket innebär att du kanske måste betala lite pengar beroende på vilken fil du vill arbeta med.
Och det är grunderna för att skapa en PDF-fil baserad på ett befintligt dokument. Det sätt som Adobe vill att du ska göra är naturligtvis att använda företagets Acrobat-program, men dessa alternativ är för det mesta gratis, så de kan vara lite mer praktiska för de flesta.