7 sätt att förbättra din Gmail-upplevelse

Gmail är en av de mest populära e-posttjänsterna för personligt bruk. Många organisationer som använder Google Workspaces erbjuder även Gmail som e-postklient. Som standard erbjuder Google många intressanta funktioner i Gmail som fungerar som annonserat. Men med några mindre justeringar kan du verkligen hjälpa till att förbättra hela din Gmail-upplevelse.

Har du någonsin skickat ett e-postmeddelande, bara för att inse att det var stavfel, och du önskade att du inte hade skickat det? Vad sägs om kortkommandon på Gmail? Visste du att du kunde skapa svar för rutin e-postmeddelanden? Om du aldrig har brytt dig om att pyssla runt i menyn Inställningar i Gmail, här är sju enkla sätt att bli en avancerad Gmail-användare.

7 Tangentbordsgenvägar

Gör allt med tangentbordet

Ett av de viktigaste tecknen på att vara en avancerad användare av alla program är att känna till kortkommandon, oavsett om du använder en Windows PC, Mac eller

Chromebook. Med Gmail finns det en båtlast av dem. Google gör det enkelt för dig att komma ihåg vilken genvägsåtgärd som gör vad. Bara slå Skift + ? och du presenteras med genvägar för navigering, formatering, val av trådlista, Google Chat-navigering och mycket mer.

Vill du skapa dina egna genvägar? Klicka sedan på kugghjulsikonen uppe till höger i Gmail-webbläsaren. Gå till Kugghjulsikon >Se alla inställningar > Avancerat > Anpassade kortkommandon och välj Aktivera. När det är aktiverat kommer du att se en flik för tangentbordsinställningar, som visar alla åtgärder tillsammans med tangenterna som motsvarar den. Du kan anpassa detta efter eget tycke och klicka på Spara ändringar. Se bara till att kommandot du anpassar inte kolliderar med andra genvägskommandon.

6 Ångra skicka

Hur får man mer tid att ta bort ett e-postmeddelande?

Vi har alla någon gång skickat ett mail i en hast, bara för att inse att vi missat vissa aspekter som för att diskuteras i svaret, posten var fylld med stavfel, eller ännu värre, posten skickades till fel mottagare. Gmail erbjuder ett standardkommando för Ångra skicka på 5 sekunder, men det kan ökas till 30 sekunder.

Klicka på Kugghjulsikon >Se alla inställningar > Allmänt > Ångra skicka. Från rullgardinsmenyn bredvid, välj mellan 5, 10, 20 och 30 sekunders bufferttid och tryck sedan på Spara ändringar. Nu, när du skickar ett e-postmeddelande, kommer du att se ett Ångra-alternativ i den flytande svarta fältet som dyker upp efter att du har skickat ett e-postmeddelande.

5 Mallar

Bli av med att skriva upprepade e-postmeddelanden

Det finns tillfällen då vissa e-postmeddelanden kräver samma eller liknande svar. I en sådan situation behöver du inte skriva om hela meddelandet varje gång. Du kan istället skapa mallsvar. Klicka på Kugghjulsikon >Se alla inställningar > Avancerat > Mallar och välj Gör det möjligt och Spara inställningar.

Nu, närhelst du skriver en överflödig text i en Nytt meddelande (se till att e-postsignaturen raderas), kan den texten sparas som en mall genom att klicka Fler alternativ > Mallar > Spara utkast som mall > Spara som ny mall. Du kan ge mallen ett namn. Nästa gång, närhelst du vill svara med samma text, välj helt enkelt önskad mall istället för att skriva ut meddelandet igen.

4 Justering av läsrutan

Optimera visningsfastigheten

Standardsättet på vilket Gmail visar dina meddelanden när du öppnar dem utnyttjar inte visningsfastigheten på bästa sätt. Detta gäller särskilt om du har större skärmar. Detta kan justeras genom att aktivera läsrutan.

Klicka på Kugghjulsikon > Välj alla inställningar > Inkorg > Aktivera läsrutan. Välj antingen Höger i inkorgen eller Nedanför inkorg alternativet för att få förhandsgranskningsrutor för dina e-postmeddelanden som inte kräver att du förlorar andra e-postmeddelanden ur sikte.

3 Växla mellan många signaturer

Befrielse från att manuellt ändra signaturdetaljer

I en professionell installation är det relevant att ha en e-postsignatur. Men ibland kanske du inte vill dela vissa detaljer från din signatur, till exempel ditt telefonnummer. Det är tråkigt att manuellt lägga till eller ta bort saker från en signatur. Istället kan du skapa flera signaturer och helt enkelt växla mellan dem beroende på sammanhanget eller mottagaren.

Klicka på Kugghjulsikon > Välj alla inställningar > Allmänt > Signatur. Klicka på rutan Skapa ny för att lägga till en ny signatur. Äldre signaturer kommer att dyka upp i rutan till vänster. Du kan välja Signature defaults från rullgardinsmenyn nedan: För nya e-postmeddelanden använd och Vid svar/vidarebefordran användning. Klicka sedan på Spara ändringar. Nu, när du är i skrivrutan, klickar du på pennsymbolen kommer alla signaturer du har sparat att visas. Du kan helt enkelt välja den som du vill använda.

2 Flera stjärnformat

Smartare sätt att kategorisera viktiga e-postmeddelanden

Oavsett om det är ditt personliga eller professionella konto finns det några e-postmeddelanden som du vill stjärnmärka för att nå snabbt i avsnittet Stjärnmärkt i Gmail. Som standard låter Gmail dig bara använda den gula stjärnan. Om du har många stjärnmärkta e-postmeddelanden kan det också göra det tråkigt att snabbt hitta rätt e-post du letade efter.

Klicka på Kugghjulsikon > Se alla inställningar > Allmänt> Stjärnor. Här kan du välja mellan 1 stjärna, 4 stjärnor och alla stjärnor, beroende på dina önskemål, följt av Spara ändringar. Nu kan du växla mellan stjärnorna genom att klicka på stjärnikonen. På så sätt kan du få bra visuella ledtrådar för olika typer av prioriterade e-postmeddelanden. Håller du muspekaren över stjärnan får du veta dess namn. När du är i avsnittet Stjärnmärkt och bara vill se de e-postmeddelanden som stjärnmärkts med blå stjärna, skriv helt enkelt det här kommandot i Gmails sökruta: har: blåstjärna. Du kan till och med tilldela vissa stjärnikoner för vissa typer av e-postmeddelanden.

1 Filtrera e-postmeddelanden med ett exempel

Överladda din inkorg

Detta är en av de mest kraftfulla funktionerna i Gmail och om det används medvetet kan det verkligen hjälpa dig att organisera din inkorg, bli av med oönskade e-postmeddelanden och skapa mappar för specifika typer av e-postmeddelanden. Även om Gmail har flikar som marknadsföring, uppdateringar och sociala, ibland glider vissa e-postmeddelanden genom dessa och dyker upp på fliken Primär. Du vill att fliken Primär bara ska ha de absolut viktiga e-postmeddelandena.

Klicka på Visa sökalternativ, finns till höger i sökfältet på Gmail. Nu, beroende på vilket mål du vill uppnå, kan du lägga till detaljerna i respektive fält för att skapa filter.

Låt oss säga att jag vill lägga till ett nyhetsbrev (från Webbläsaren) som dyker upp på min Primär-flik, till en mapp där jag har alla nyhetsbrev jag prenumererar på. I så fall kommer jag att lägga till e-postadressen för Webbläsaren nyhetsbrev och klicka Skapa filter. På nästa skärm presenteras jag för fler alternativ. jag valde Hoppa över inkorgen, Applicera etiketten (namnet på mappen Nyhetsbrev), och Använd även filter på matchande konversationer. Detta kommer att säkerställa att varje e-postmeddelande från Webbläsaren kommer att hamna i min nyhetsbrevsmapp och dyker inte upp i min inkorg.

Du kan göra många saker, som att automatiskt arkivera marknadsföringsmeddelanden, rensa din Gmail-inkorg om det blir fullt, tar automatiskt bort e-postmeddelanden från vissa e-post-ID: n eller skräppostmappen och mycket Mer.

Ta hand om ditt Gmail-konto

De sju hack som diskuteras ovan kommer definitivt att höja din Gmail-upplevelse i viss utsträckning. Om du bekantar dig med menyn Inställningar för Gmail och Visa sökalternativ kommer du säkert att göra dig till en avancerad Gmail-användare. Att använda dessa tips slutar också med att spara mycket tid som annars skulle läggas på överflödiga uppgifter. Glöm inte att också kolla in hur du kan hantera dina lösenord med Google.