Efter att ha genomgått de senaste mjukvaruuppdateringarna till vissa versioner av Microsoft Excel sommaren 2017, tilldelade Microsoft spåra ändringar som en äldre funktion. För att underlätta användningen kan du lägga till den i verktygsfältet Snabbåtkomst för att spåra varje fil. Alternativt kan du lägga till Excel-bandet genom att skapa en ny grupp och lägga till den i denna nya grupp.
Precis som med Word uppdaterade Microsoft sitt program med införandet av en ny medförfattarfunktion i för att möjliggöra delning av arbetsbok online och förändringshistorik bland kollegor, kamrater, vänner, familj, etc. Delade arbetsböcker har utformats för att ge användare åtkomst till och redigera tillsammans när de har fått godkännande.
Låt oss till exempel säga att du bad någon att korrekturläsa eller samarbeta i ett Excel-projekt med dig. Det är en ganska enkel mekanism eftersom Excel praktiskt taget låter dig markera stavfel (och har en stavningskontroll), infoga kommentarer i marginalen, etc. elektroniskt och relativt likt ett Word-dokument.
Det enda undantaget att notera är att Excel kommer att markera de ändrade cellerna, medan du i Word kommer att observera ändringar av ord och meningar. Det finns dock två saker att ta hänsyn till innan vi börjar.
Om ditt Excel-ark innehåller en tabell, vägrar funktionen Spåra ändringar att fungera i ett kalkylblad. För att tillåta användningen måste du aktivera "Spåra ändringar” på arbetsböckerna genom att först välja den redan existerande tabellen och sedan välja ”Designfliken" och efter det väljer du "Konvertera till intervallet.” Om du behöver redigeringar från andra användare måste arbetsböckerna delas på en plats som är tillgänglig för varandra.
På grund av det faktum att versioner skiljer sig åt med avseende på nivån på uppdateringar, så du kanske inte kan se den här funktionen på standardbandet. Men oroa dig inte. Lägg bara till "Spåra ändringar"-knappen till menyfliksområdet för dig själv genom att följa stegen nedan:
- På menyfliksområdet använder du musen för att högerklicka praktiskt taget var som helst och välj "Anpassa bandet" popup-alternativ.
- Från "Anpassa bandet" dialogskärm, dra musen till "Välj kommandon från" rutt i den högra panelen: en "rullgardinsmeny/lista" bör visas där du måste välja antingen "Alla kommandon" eller "Kommandon finns inte i bandet" alternativet.
- Från parallellen "Anpassa bandet” kommando kommer du att gå in i en rullgardinsmeny. Detta i sig bör ställas in på "Huvudflikar” redan i standardläge (dvs. rullningslistan under bör visa huvudflikarna i förväg). Efter denna verifiering klickar du på + skylt bredvid "Recension" i listan, fortsätt att klicka på "Ny grupp"-valet under listan. Detta kommer att resultera i att en ny grupp läggs till i "Recension" Sektion.
- Sedan, för att byta namn på denna nyskapade grupp, högerklicka helt enkelt på "Ny grupp” Line, ändra den till vad du vill heta den och lägg gärna till en ikon om du så önskar. För demonstrationens skull ändrar vi det till "Spåra ändringar.” (Excel lägger till en "Beställnings” efter ditt namn, dock bara när det gäller den här listan.) Om du klickar och sedan drarXYZ-gruppen, kan du flytta den till ett annat område i granskningslistan.
- När du har markerat gruppen Spåra ändringar, fortsätt att välja två kommandon från kommandolistan på vänster sida:
- “Markera Ändringar”
- “Acceptera/avvisa ändringar”
För att flytta vart och ett av kommandona till gruppen måste du klicka på "Lägg till" Knapp.
Du kommer att observera att när New Group nu är på bandet. Därefter måste du:
- Träffa "Markera Ändringar” kommando.
- “Spåra ändringar under redigering” kommer att visas, använd musen för att klicka och kontrollera det. Upprepa för "Markera ändringar på skärmen.”
- För att avsluta, klicka på "OK.”
Efter att dessa uppgifter har slutförts kommer varje ändring som görs i det önskade Excel-kalkylbladet att spåras och markerad via en unik blå kantindikator och i det övre vänstra hörnet en liten blå triangel som visas i den redigerade celler. För ytterligare tillmötesgående användarvänlighet, tilldelar programmet en annan färg för att identifiera fleranvändarplattformsanvändning.
Dessutom, om du flyttar muspekaren över en redan redigerad cell får du tillgång till följande:
- Datum
- Författare
- Tidpunkt då dokumentet byttes
- Popup-sammanfattning av spårade ändringar, att granska innan du accepterar ändringar som gjorts permanent.
Du bör notera att endast den senaste ändringen kommer att arkiveras och presenteras i denna popup-sammanfattning.
Nu, efter att varje potentiell redaktör/deltagare har slutfört sin del, kan du gå vidare för att acceptera/avslå föreslagna ändringar av uppgiften.
- Klicka på "Recension" från den övre delen av "Band"-menyn och klicka på "Acceptera avvisa” kommando.
- När Excel-popupen bekräftar igen med "Spara arbetsboken" uttalande funktion, klicka på "OK.”
- Excel kommer att markera den ursprungliga redigerade cellen och samtidigt visa markeringen Välj ändringar till "Acceptera eller avvisa" dialog ruta.
- Du kommer att ha koll på alla aktuella ändringar som görs i den visade listan. Från ovanstående är du fri att antingen välja den föredragna redigerade versionen eller så kan du hålla dig till den ursprungliga. Välj det som är vettigt för dig. När du har bestämt dig klickar du på "Acceptera” efter att ha valt den bästa versionen från listan.
Men om du känner att ingen av de listade versionerna är till din smak, upprepa processen men ersätt genom att klicka på "Avvisa" alternativet. Efter beslut, efter detta kommando, kommer markören automatiskt att gå vidare till nästa redigerade cell för vidare bearbetning. - Om ändringen du väljer måste bära igenom hela kalkylarket (till exempel om alla et-tecken ändras till ett specifikt format), klicka sedan på "Acceptera alla" knapp. Med detta kommando korrigeras och accepteras alla valda redigeringar i det ögonblicket.
- Nu kanske du vill återgå till att vrida på "Spåra ändringar”-funktionen av. För att göra det, gå tillbaka till "Granskningsgrupp", och gå mot "Spåra ändringar" grupp. Klicka på "Markera Ändringar" och helt enkelt avmarkera den tidigare kryssade rutan märkt "Spåra ändringar medan du redigerar...”