Det snabbaste sättet att dela filer på Microsoft Teams är via fliken Filer. Allt du behöver göra är att ladda upp dina filer så kan de andra teammedlemmarna komma åt dem direkt. Men hur vet du om någon har öppnat och tittat på filerna du delade i avsnittet Filer? Låt oss ta reda på!
Kan du se vem som tittade på filer på MS Teams?
Kontrollera SharePoint-fildetaljer
Som en snabb påminnelse lagras dina Teams-filer faktiskt i SharePoint. För att kontrollera hur många personer som har öppnat en specifik fil, öppna filinformationen på SharePoint.
- Gå till din Teams kanal.
- Klicka på Filer flik.
- Klicka på Öppna i SharePoint.
- Logga in på ditt SharePoint-konto i en ny webbläsarflik.
- Välj sedan filen du vill kontrollera men klicka inte på dess namn.
- Klicka på Informationsikon för att öppna filinformationen.
- Du kan se hur många personer som öppnat den enskilda filen.
Beroende på din organisations inställningar kan du också se vem som öppnade specifika filer. Om du är webbplatsägare kan du redigera dina delningsinställningar på organisationsnivå för att låta folk veta vem som har tittat på filer eller sidor på webbplatsen. Följ stegen nedan för att få jobbet gjort.
- Gå till din SharePoint-webbplats.
- Klicka på inställningar ikon.
- Välj Webbplatsinformation.
- Klicka sedan på Visa alla webbplatsinställningar.
- Under Webbplatsåtgärder, Klicka på Hantera webbplatsfunktioner.
- Scrolla ner till SharePoint Viewers.
- Välj Aktivera för att aktivera filkortet som visar information om tittare och filaktiviteter.
För att öppna filkortet, gå till Dokumentbibliotek, håll muspekaren över en fil eller klicka på de tre prickarna. Filkortet visas bredvid respektive fil.
⇒ Obs: Efter att ha aktiverat alternativet "SharePoint Viewers" kan du behöva vänta i 10 till 30 minuter innan filkorten blir tillgängliga.
Använd den digitala aktivitetsrapporten från Insights
Alternativt kan du använda appen Insights för att kontrollera om personer har öppnat en fil eller inte. Använd Digital aktivitetsrapport verktyg för att kontrollera om användare har öppnat och redigerat en fil, deltog i ett möte, besökte en kanal och så vidare.
Använd filter för att anpassa dina rapporter efter dina behov. Till exempel kan du använda Studentfilter för att begränsa data till enskilda elever och specifika tidsramar. Du kan också använda Aktivitetsfilter för att se data relaterade till filanvändning, uppgifter, möten och så vidare. Det bästa är att du kan exportera data från den digitala aktivitetsrapporten till Excel.
Förresten, om Insights-appen fungerar inte, se till att aktivera Engagemangsrapporten och uppdatera Teams.
Slutsats
För att kontrollera vem som öppnade en fil på Microsoft Teams, installera Insights-appen och använd den digitala aktivitetsrapporten. Verktyget kan hämta en mängd olika data, inklusive information om vem som öppnade och redigerade specifika filer. Alternativt kan du också kontrollera filinformationen på SharePoint.
Hittade du andra sätt att kontrollera vem som tittade på filerna du delade på Microsoft Teams? Dela dina idéer i kommentarerna nedan.