Vad är Automator-appen

Idag ska vi prata om vad som kan vara den mest underanvända appen på Mac (bortsett från Photo Booth): Automator-appen.

Jag har ägt en Mac i ungefär tre år nu och hade under lång tid bara interagerat med den här appen en gång. Och det var för att skapa en global kortkommando på min Mac för att få en ordräkning.

På sistone har jag dock satt tänderna i Automator-appen. Jag har haft massor av erfarenhet på plattformar som Zapier och Integromat. Men av någon anledning fortsatte Automator att glida under min radar tills nyligen.

I det här inlägget vill jag öka medvetenheten om denna fantastiska app och uppmuntra er att börja testa automatisering! Jag kommer att täcka vad Automator är, hur det fungerar, gå igenom dess grundläggande komponenter och till och med ge dig en kort handledning om att automatisera ljus/mörkt läge på din Mac.

Utan vidare, låt oss komma in i det!

Notera: När jag först skrev den här artikeln hade jag intrycket att genvägsappen som kommer till macOS Monterey skulle ersätta Automator-appen på Mac. Det ser dock ut som att båda apparna kommer att stödjas samtidigt. Så ignorera alla kommentarer i den här artikeln om genvägar som ersätter Automator - för närvarande ser det ut som att du kommer att ha båda i macOS Monterey.

Vad är Automator-appen på Mac?

Automator-appen på Mac är en app som låter dig skapa automatiserade arbetsflöden. Om du har någon bekantskap med appar som IFTTT eller Genvägar på iOS, eller till och med tjänster som Zapier och Integromat, så vet du mer eller mindre redan hur Automator fungerar.

Skillnaden mellan Automator och dessa andra digitala automationsappar är att Automator är integrerat med macOS. Så du kan använda den för saker som att ändra systeminställningar, hantera dina filer och lägga till kortkommandon på din Mac.

Det är ett bra verktyg för att spara tid och även lägga till funktioner till din Mac som annars kanske inte finns där.

Jag känner att jag borde nämna att det finns många andra automationsverktyg för macOS som är bättre än Automator. Jag lyfte fram en i min senaste Bästa juniapparna för iOS och macOS posta, Tangentbord Maestro, som jag rekommenderar för mer avancerade automationsfjädrar. Automator har fördelen av att vara enkel och gratis, vilket är idealiskt för de flesta användare.

En snabb förklaring av digital automation

Om allt detta låter som grekiskt för dig, oroa dig inte! Det beror förmodligen på att du inte är bekant med konceptet digital automation. Låt oss ändra på det.

Den typ av automatisering de flesta av oss känner till sker i fabriker. Material förs in i öppningen av en fabrik och maskiner transporterar det automatiskt genom fabriken, modifiera den med minimal eller ingen mänsklig interaktion, och så småningom spottar den ut från fabriken som en färdig produkt. Stål kommer in och ut går en sked.

Digital automation fungerar ungefär på samma sätt, men har några olika element:

• Digital automation är generellt sett mer fokuserad på att minska mängden arbete du måste göra snarare än att skapa "produkt" eller "output". Det kan dock göra dessa saker.
• Det kompletteras av en standarddator snarare än något sofistikerat maskineri. Så alla som har en dator kan använda digital automation!

Du kan använda digital automation för att automatiskt organisera dina filer, skicka ut samma e-post varje fredag ​​eller förminska bilder till hälften. Det här är alla saker du kan göra med Automator-appen när du förstår hur det fungerar.

Hur fungerar Automator-appen på Mac?

Jag är glad att du frågade! Det finns två allmänna sätt som Automator-appen kan utföra sina uppgifter på. Den ena är ganska okomplicerad, medan den andra kan ta lite lärdom för att få kläm på.

Slutför repetitiva uppgifter automatiskt med arbetsflöden

Det första av dessa tillvägagångssätt är arbetsflöden. Arbetsflöden är Automators motsvarighet till vad som ibland kallas en "rutin" eller "automatisering" av andra appar.

När du skapar ett arbetsflöde i Automator-appen är det första du ska göra att välja vilken typ av arbetsflöde du vill skapa.

Detta kommer att avgöra vilken form ditt arbetsflöde slutar ta samt när och hur det körs. Du kan till exempel välja mellan att lägga till ett alternativ i högerklicksmenyn eller ställa in arbetsflöden som ska köras baserat på din kalender.

Därefter skapar du de åtgärder du vill köra i ditt arbetsflöde. För den här delen kommer du att sätta ihop olika steg och åtgärder som ska köras när ditt arbetsflöde startar. Detta kan vara ett eller flera steg långt.

Om du inte vet hur man skriver kod är dessa typer av automatiseringar du kommer att skapa!

Skriv skript för anpassade Automator-åtgärder

För dem som vet hur man skriver kod har du det alternativet också. Detta låter dig bygga anpassade automatiseringsrutiner som integreras med macOS. Så du är inte begränsad av standardarbetsflödesalternativen som följer med Automator-appen.

Nackdelen här är förstås att du behöver veta hur man skriver kod! Du kan använda AppleScript, JavaScript och till och med skalkommandon för att köra ditt arbetsflöde.

Eftersom du kommer att skriva dina egna manus, kommer du att stöta på många av de typiska fallgroparna med att skriva kod. Du måste se till att det fungerar, du kan hitta på att du googlar ett gäng under hela processen, etc.

Det som gör den här processen lite enklare är att du kan blanda ditt skript med de inbyggda Automator-åtgärderna. Så om det är något du vill göra med din kod som Automator redan kan göra, kan du hoppa över att skriva den kodbiten.

Hur användbar är Automator-appen?

Nu när du har en grundläggande uppfattning om hur Automator-appen fungerar, vill jag ägna en minut åt att diskutera hur användbar den här appen är.

Jag har ganska blandade känslor om detta, ärligt talat, och de senaste besluten av Apple får mig att tro att det har blandade känslor för Automator också. Låt oss bryta ner detta.

Ganska solid som en grundläggande Automator-app

Det är viktigt att notera att Automator-appen inte är dålig på något sätt. Det är en anständig app för digital automatisering.

För de som är villiga att utforska och mixtra med det, kommer du att kunna komma med massor av nya funktioner och tidsbesparare för din Mac. Och du kommer förmodligen att upptäcka att många verktyg från tredje part lätt kan ersättas genom att experimentera med Automator.

Detta gäller särskilt om du vet hur man skriver AppleScript eller JavaScript. Det låter dig inte göra något automatiskt, men ganska nära. Apple ger dig mycket frihet här, inklusive kapslingsarbetsflöden. Så möjligheterna är stora!

Den är dock ganska daterad

Även om jag tycker att Automator-appen har många fördelar, är den inte perfekt. I en tid före plattformar som Zapier och IFTTT, kan Automator ha verkat oslagbar. Men den har blivit slagen, och slagen bra.

Gränssnittet är daterat, och det är tydligt att Apple inte har gett någon TLC till Automator på många år. Det saknas också några ganska grundläggande funktioner. Night Shift, till exempel, är frånvarande från Automator.

Automators ålder kan göra det skrämmande för nykomlingar också. En plattform som Zapier är gjord för att vara så tillgänglig som möjligt. Men Automator är mer utmanande att plocka upp, vilket jag tror gör det mindre användbart för den genomsnittliga användaren.

Automator på Mac är på väg att ersättas av genvägar

Åldern och komplexiteten hos Automator verkar ha uppmärksammats av Apple. Och i efterhand tror jag inte att försummelsen den här appen stod inför var helt oavsiktlig.

Apple meddelade på WWDC21 att Automator-appen skulle ersättas av genvägar i macOS Monterey. För de som inte vet är Shortcuts (ursprungligen Siri Shortcuts) en iPhone-app som låter användare skapa automatiseringar.

Genvägar har ett enklare och modernare användargränssnitt än Automator. Även om enligt min erfarenhet är iOS-versionen av genvägar betydligt mer begränsad än Automator.

Som sagt, Apple hävdade i sitt tillkännagivande om genvägar som kommer till macOS att du skulle kunna migrera dina Automator-arbetsflöden till genvägar. Med tanke på att iOS-versionen av genvägar inte skulle kunna stödja något annat än den mest grundläggande Automator arbetsflöden måste jag tro att macOS-versionen av genvägar kommer att vara mer robust än sin iOS motsvarighet.

Helst kommer genvägar på macOS att bli en visuell förnyelse och nära efterföljare till Automator. Den andra vägen jag kan se att Apple tar är att bara tillåta vissa Automator-arbetsflöden att överföras till macOS Genvägar-appen. Allt för komplicerat kan försvinna.

Jag hoppas att Apple inte väljer att göra det här, men vi får se! Om Apple urvattnar den inbyggda automatiseringen på macOS med ersättningen av Automator, så tror jag att de flesta seriösa med automatisering bör byta till ett alternativ som Keyboard Maestro. Men vi får se hur det blir!

Grunderna i Automator-appen

En av de sista sakerna jag ville ta upp i det här inlägget är byggstenarna i ett Automator-arbetsflöde. Om du aldrig har använt en automatiseringsapp tidigare, kommer detta att ge dig en uppfattning om hur du kan doppa tårna i Automator-appen.

Handlingar

Den första komponenten i arbetsflöden i Automator-appen är åtgärder. Åtgärder, som namnet antyder, är de saker som ditt arbetsflöde kommer att göra.

Låt oss till exempel säga att Kopiera text är ett arbetsflöde du skapar och binder det till cmd + C. När du markerar text och trycker på cmd + C, kommer ditt arbetsflöde att utföra åtgärden att kopiera den texten.

Om du skapar en kortkommando som växlar till mörkt läge är din åtgärd byter till mörkt läge.

Detta är separat från utlösaren, vilket är det som utlöser ditt arbetsflöde. I båda exemplen ovan är utlösaren ett kortkommando. Men det kan också vara en kalenderdag eller att manuellt köra arbetsflödet från Automator.

Du kan skapa ett arbetsflöde som bara har en åtgärd eller länkar samman tiotals åtgärder. Det är upp till dig och hur komplexa du vill att dina arbetsflöden ska vara!

Variabler

Den andra delen av ett arbetsflöde i Automator-appen är variabler. Variabler är platshållare i ditt arbetsflöde som ändras beroende på i vilket sammanhang arbetsflödet används.

Till exempel, om jag vill kopiera den första bokstaven i ett ord och automatiskt skapa en ny fil med namnet efter den bokstaven, behöver du en variabel. Den variabeln kan kallas "Första bokstaven i ett ord". Varje gång du kör appen kommer den variabeln att ändras för att representera vad den första bokstaven i ett ord än är.

Om du är bekant med algebra kan du jämföra det med hur "x" används i algebra. Det är en platshållare som ändras varje gång du använder arbetsflödet.

Till skillnad från åtgärder krävs inga variabler för att skapa ett arbetsflöde. Du behöver aldrig använda dem. De låter dig dock skapa mer komplexa arbetsflöden, eftersom dina arbetsflöden kommer att fungera i bredare sammanhang. De är också användbara när du behöver ta information eller data från en sak och överföra den till en annan.

Manus

Jag har redan nämnt detta tidigare, så jag ska hålla det kort här.

En annan valfri komponent i arbetsflöden i Automator-appen är skript. Skript är en åtgärd som du kan fylla med kod. På egen hand gör de ingenting. Men skriv in lite kod i dem, så kan du börja göra några ganska imponerande saker.

Automator låter dig bara använda JavaScript, AppleScript och skalkommandon. Så du måste vara bekant med en av dessa för att kunna använda den här funktionen.

Men om du kan skriva på dessa språk kan du förvandla Automator från ett grundläggande automatiseringsverktyg till något verkligt kraftfullt. Du kan också blanda ditt skript med andra Automator-åtgärder. Det är inte antingen/eller.

Tredje parts åtgärder

Slutligen har vi åtgärder från tredje part. Det här är åtgärder som läggs till i Automator-appen av appar som inte kommer från Apple som du installerar på din Mac. Till exempel, om du installerar Microsoft Word på din Mac kommer du att se åtgärder som visas i Automator för Microsoft Word.

Apple har gjort detta möjligt genom att använda en Automator API. Utvecklare som väljer att dra fördel av detta API kan utöka användbarheten av Automator.

Tyvärr måste detta läggas till av utvecklarna själva. Så om du inte kan hitta något stöd för åtgärder från din favoritapp, har du förmodligen ingen tur.

Hur man automatiserar ljus/mörkt läge på Mac med Automator-appen

Innan jag avslutade den här artikeln ville jag ge dig något enkelt som du kan åstadkomma i Automator-appen. På så sätt kan du få lite praktisk erfarenhet av det innan jag skickar iväg dig.

Jag kommer också att lägga till fler Automator-inlägg till AppleToolBox under veckan, så se till att göra det ställa in om du vill lära dig mer!

Specifikt kommer vi att skapa ett arbetsflöde som låter dig växla mellan mörkt och ljust läge när som helst från högerklicksmenyn. Användbart och enkelt!

Steg 1: Öppna Automator-appen

Ganska enkelt! Tryck cmd + mellanslagstangenten, skriv "Automator" och tryck lämna tillbaka. Automator-appen bör öppnas.

Dubbelklicka Nytt dokument. Det borde ta dig hit:

Välja Snabb handling.

Steg 2: Konfigurera ditt arbetsflöde

Därefter kommer vi att berätta för vår automatisering vad vi vill att den ska göra. För att börja, välj text för Workflow tar emot fältet överst på skärmen. För Bild fältet valde jag Ljusstyrka alternativ. Du kan välja vad som helst Bild du gillar dock – det här är ikonen som visas bredvid det här objektet i högerklicksmenyn.

I den Sök fältet uppe till vänster i detta fönster, skriv "Ändra systemutseende". Du bör se en åtgärdspopup med samma namn.

Dra och släpp den åtgärden i ditt arbetsflöde.

Se till att Ändra utseende fältet är inställt på Växla mellan ljus / mörk, som i skärmdumpen ovan. Du kan klicka på Springa knappen uppe till höger i det här fönstret för att se ditt arbetsflöde i aktion!

Steg 3: Spara ditt arbetsflöde i Automator-appen

Slutligen kommer vi bara att spara detta arbetsflöde så att du kan börja använda det. För att göra det, klicka Fil, då Spara. Ge ditt arbetsflöde något lämpligt, som så:

Efter att du klickat Spara, markera lite text var som helst på din Mac och högerklicka. Välj från högerklicksmenyn Tjänster, och du bör se ditt arbetsflöde med titeln där. Klicka på det!

Till en början kan du få ett meddelande som ber dig att tillåta att appen kan ändra temat. Tillåt det eftersom du är den som skapade arbetsflödet. Du vet att det inte är skadligt!

När du tillåter det kommer du att kunna växla mellan mörkt och ljust läge på Mac bara genom att markera lite text och välja det alternativet från högerklicksmenyn. Ganska cool!

Gör ditt liv enklare och effektivare med Automator-appen på Mac

Och det är allt! Det är det mesta av grunderna du behöver veta för att förstå och använda Automator-appen. Det är en dold pärla på Mac som snart kommer att ersättas av genvägar. Så att lära dig det nu kan förbereda dig för att använda genvägar på macOS, och du bör kunna överföra dina Automator-arbetsflöden till genvägar när macOS Monterey kommer ut.

Tills dess, se till att experimentera med det och återkomma till AppleToolBox-bloggen. Vi kommer att täcka fler Automator-tutorials såväl som den vanliga blandningen av nyheter, tutorials och recensioner som vi alltid gör.

Vi ses nästa gång!