De bästa automatorrutinerna för Mac

Välkommen tillbaka till ett annat inlägg i min serie Automator-tutorials. Det här är det andra inlägget i den här serien, och idag kommer vi att täcka de bästa Automator-rutinerna för Mac.

Automator är en app som jag har börjat använda under de senaste månaderna, och den har redan förenklat min Mac-användning avsevärt.

Idag vill jag dela med mig av några av rutinerna som har hjälpt till att göra det möjligt. Om du är exalterad över att använda Automator men inte är säker på var du ska börja, är det här inlägget för dig!

Jag ville också tillägga att jag kommer att inkludera beskrivningar samt handledningar för varje rutin i den här artikeln. När jag letade efter det här inlägget fann jag att andra liknande artiklar bara listade idéer för Automator-rutiner istället för att visa dig hur du gör dem. Jag kommer att förklara båda, så det här är dels handledning, dels inspirerande lista.

Okej, låt oss gå in i det!

Vilka är de bästa Automator-rutinerna för Mac?

Först, om det här är ditt första stopp i min serie av Automator-handledningar, ville jag ge dig en snabb förklaring av vad de bästa Automator-rutinerna är.

För de som inte vet är Automator en inbyggd Mac-app. Du får det gratis när du köper en Mac, precis som Pages eller Numbers.

Till skillnad från dessa appar har Automator dock en ganska unik funktion. Det låter dig skapa automatiserade rutiner (även känd som "arbetsflöden").

Säg till exempel att du skickar ett e-postmeddelande till en kund varje fredag ​​och fakturerar dem för arbete. Du kan skapa en rutin i Automator som automatiskt skickar detta e-postmeddelande åt dig.

Det finns mycket mer i Automator än bara det, men det är en enkel förklaring. Om du vill ha en mer djupgående beskrivning av hur Automator fungerar, kolla in detta tidigare inlägg Jag skrev om ämnet!

De bästa Automator-rutinerna för Mac

Okej, med det ur vägen är vi redo att utforska de bästa Automator-rutinerna för Mac. Även om det kan finnas Automator-rutiner som är bättre för du som inte finns på den här listan tror jag att arbetsflödena nedan kommer att vara till hjälp för de flesta användare.

Dessa är alla väldigt enkla rutiner, så låt dig inte skrämmas! Låt oss sätta på fötterna och lära oss några av grunderna för att automatisera din Mac.

Ändra din skrivbordsbakgrund automatiskt

Först ut är en som jag anser mest vara för skojs skull. Som sagt, det är fortfarande ganska coolt.

I huvudsak kommer detta objekt på vår lista över de bästa Automator-rutinerna automatiskt att ändra din skrivbordsbakgrund till vad du vill, när du vill.

Nu är det värt att nämna att du kan ställa in din skrivbordsbakgrund för att blanda i systeminställningar baserat på några grundläggande faktorer, som att ändra varje gång du loggar in.

Med denna Automator-rutin kommer du dock att kunna ställa in den för att ändras utan att behöva öppna Systeminställningar.

Du kan till exempel skapa ett högerklicksalternativ som låter dig ändra till en specifik bakgrund när du vill. Eller så kan du skapa en mapp som automatiskt ändrar bakgrunden till vilken bild du just släppte i den mappen.

Hur du ändrar din Mac-bakgrund med de bästa Automator-rutinerna

Jag kommer att gå igenom båda dessa alternativ, och börja med att lägga till ett högerklicksalternativ för att ändra din bakgrund.

Öppna Automator och skapa en Nytt dokument med Snabb handling typ.

I sökfältet skriver du "Hämta specificerade Finder-objekt" och drar motsvarande åtgärd till redigeraren.

Klicka på Lägg till… knappen och navigera sedan till fotot som du vill mappa till denna rutin. Det här är fotot som din bakgrund kommer att ändras till när du kör den här rutinen.

Skriv sedan "Ställ in skrivbordsbilden" i sökfältet och dra motsvarande åtgärd till redigeraren. Detta tar fotot du just valt och ställer in det som bakgrund.

Välj sedan Fil, Spara, och namnge din nya Quick Action därefter. Det kommer att visas som ett högerklicksalternativ, så se till att du namnger det något du kommer ihåg. Till exempel, om det är mappat till ett foto av hundar, döp det till något i stil med "Ändra skrivbordsbakgrund till hundar".

Och det är allt! Du bör nu kunna högerklicka nästan var som helst på din Mac, gå till Tjänster i högerklicksmenyn och välj din nyskapade rutin.

En sak att veta om Quick Actions är att du vanligtvis måste högerklicka på en fil, mapp eller text för att de ska visas i högerklicksmenyn. Annars är de inte tillgängliga.

För maximal anpassning rekommenderar jag att du lägger till ytterligare en snabbåtgärd för ett annat foto - låt oss säga att det är en tapet av katter. Du kan sedan spara den snabbåtgärden som "Ändra skrivbordsbakgrund till katter", så att du kan växla mellan de två när du vill från högerklicksmenyn.

Kopiera ditt urklipp till en textfil

Andra på vår lista över de bästa Automator-rutinerna är en som hjälper dig att visualisera och lagra innehållet i ditt urklipp. För de som inte vet, är ditt urklipp där objekten du kopierar/klipper ut lagras tills du klistrar in dem.

Detta Automator-arbetsflöde tar texten du har kopierat och lagrar den i en ny textfil på ditt skrivbord. Du kan ändra den för att spara filen var du vill, vi kommer bara att använda skrivbordet för enkelhetens skull.

En sak att notera är att denna rutin kommer att skapa en ny textfil varje gång du kör den. Det kommer inte att lägga till allt du kopierar till samma textfil; det skulle kräva lite skript, vilket är lite mer avancerat än vi planerar att få i det här inlägget.

Hur du kopierar ditt urklipp till en text på ditt Mac-skrivbord

Skapa först en Nytt dokument i Automator som använder Ansökan typ.

Skriv sedan "Hämta innehållet i Urklipp" i sökfältet och dra motsvarande åtgärd till Automator-redigeraren.

Skriv sedan "Ny textfil" i sökfältet och dra den här åtgärden igen till redigeraren under Hämta innehållet i Urklipp.

I den Spara som: fältet kan du ange namnet på filen. Jag skulle välja något som "Urklippsinnehåll". I den Var: fältet kan du välja var filen ska sparas. Återigen, vi kommer att lämna den här uppsättningen till Desktop för enkelhetens skull, men flytta den gärna vart du vill.

Klicka sedan Fil, då Spara. Till skillnad från den tidigare rutinen, som var en snabbåtgärd i högerklicksmenyn, kommer detta arbetsflöde att vara en appikon som du sparar. För att köra detta arbetsflöde dubbelklickar du på appikonen.

Med det i åtanke rekommenderar jag att du titlar det och sparar det på en plats som gör det enkelt att använda den här saken. Ärligt talat är skrivbordet inte ett dåligt alternativ. Och du kan dra den till Dock om du vill också.

När du har sparat den kopierar du lite text och dubbelklickar på arbetsflödets appikon. Du bör se en ny textfil visas på skrivbordet på bara några sekunder.

Och det är allt!

Öppna en grupp webbplatser på en gång

Trea på vår lista över de bästa Automator-rutinerna är en av mina favoriter. Det är värt att nämna att detta är en funktion som kommer att läggas till i macOS Monterey i höst (Tab Groups). Så det kommer bara att vara användbart under de närmaste månaderna om du inte vill eller kan uppgradera till Monterey.

Som sagt, det är fortfarande ganska bra!

Detta arbetsflöde kommer att öppna en grupp förinställda webbplatser när du vill. Du kan till exempel ställa in den för att öppna alla dina sociala mediekonton. Eller, om du använder en uppsättning webbplatser för arbetet, kan du öppna alla dessa på ett ögonblick.

Det är ännu en enkel att skapa, så låt oss börja med det!

Hur man öppnar en grupp webbplatser med en av de bästa Automator-rutinerna

Skapa en Nytt dokument i Automator och välj Ansökan arbetsflödestyp. Du vet vad som ska göras!

I sökfältet skriver du "Hämta specificerade webbadresser" och drar motsvarande åtgärd till Automator-redigeraren.

Dessutom, om du inte har listat ut det ännu, kan du bläddra bland alla åtgärder i Automator genom att klicka på alternativen i den vänstra rutan i Automator. Jag tror bara att det går snabbare att skriva det i sökfältet om du redan vet vilken åtgärd du behöver. Hur som helst – tillbaka till handledningen!

Som du kan se i skärmdumpen ovan, www.apple.com ingår som standard i din lista över webbplatser. Om du inte vill ha den där, välj den och klicka på Avlägsna knapp.

På samma sätt kan du lägga till de webbplatser du vill öppna genom att klicka på Lägg till knapp. Om du redan har Safari öppen, Lägg till knappen kommer automatiskt att klistra in webbadressen till din nuvarande flik i det här avsnittet.

När du har listat alla webbplatser som du vill att detta arbetsflöde ska öppna, skriv "Visa webbsidor" i sökfältet och släpp motsvarande åtgärd efter Få specificerade webbadresser handling.

Allt som återstår att göra är Fil, Spara, och namnge detta arbetsflöde. Dubbelklicka sedan på appikonen för det här arbetsflödet (det kommer att finnas var du än har valt att spara det) och se till att det fungerar.

Och det är allt! Även om detta snart kommer att ersättas av en inbyggd macOS-funktion, är jag säker på att du kan se varför det är en av de bästa Automator-rutinerna.

Kopiera alla webbadresser från ett textavsnitt

Det här är en av mina favoriter på den här listan över de bästa Automator-rutinerna eftersom jag gjorde det! Det stämmer, du kommer förmodligen inte att hitta detta superoriginala, unika Automator-arbetsflöde någon annanstans.

Skojar bara såklart! Detta är en annan enkel rutin som du kommer att hitta dig själv att använda hela tiden. Det gör jag åtminstone.

Den här kommer att bli en annan snabbåtgärd, vilket innebär att den finns i högerklicksmenyn. Det låter dig välja ett textblock och kopiera alla webbadresser i det textblocket till en lista. Du kan sedan klistra in dessa webbadresser – utan resten av texten – i en snygg lista.

Den enda begränsningen av detta är att det inte kopierar hyperlänkar, bara webbadresser. För de som inte vet skillnaden, här är den:

• URL:https://appletoolbox.com
• Hyperlänk:AppleToolBox

Detta arbetsflöde kopierar webbadressen ovan, men inte hyperlänken. Ändå använder jag denna nästan varje dag!

Om det inte låter användbart för dig, oroa dig inte! Du kan enkelt ställa in denna rutin för att kopiera datum, e-postadresser, adresser eller telefonnummer istället. Här är hur!

Hur man extraherar webbadresser från ett textblock med hjälp av Automator

Öppna a Nytt dokument i Automator och välj Snabb handling för din arbetsflödestyp.

I sökfältet skriver du "Extrahera data från text" och drar den här åtgärden till redigeraren.

I den Extrahera fältet, hittar du en rullgardinsmeny som har alternativen som jag precis listade ovan – webbadresser, datum, e-postadresser, adresser och telefonnummer. Jag kommer att hålla mig till webbadresser, men välj gärna vilken du kommer att använda mest. Och, naturligtvis, kan du alltid skapa en separat snabbåtgärd för var och en av dessa.

Skriv sedan "Kopiera till Urklipp" och dra den här åtgärden till redigeraren som sista steg.

Till sist, Fil och Spara den här åtgärden med en titel som är lätt att komma ihåg. Jag använde "Kopiera webbadresser". När du har sparat kan du markera en massa text och välja detta från Tjänster i högerklicksmenyn.

Och det är allt!

Skicka enkelt ett nytt e-postmeddelande med en av de bästa Automator-rutinerna

Okej, jag vet att jag sa att den sista var min favorit, men i själva verket är det förmodligen den här. Detta är verkligen en av de bästa Automator-rutinerna. Oavsett vem du är, kan du förmodligen göra en seriös användning av den här.

Det här arbetsflödet skickar automatiskt ett e-postmeddelande till din valda person när du kör det. Du kan också välja ämne och innehåll för e-postmeddelandet, vilket ger dig mycket kontroll.

Och jag kommer att lägga till ett bonussteg som jag gillar att använda, vilket är att lägga till en bilaga till e-postmeddelandet automatiskt. Jag använder detta för att skicka fakturor varje vecka, så detta extra steg är särskilt användbart för mig!

Hur man skickar ett e-postmeddelande med Automator

Först till kvarn, skapa en Nytt dokument i Automator med hjälp av Ansökan arbetsflödestyp.

Skriv sedan "Nytt e-postmeddelande" och dra motsvarande åtgärd till redigeraren.

När du kör det här arbetsflödet kommer det att dyka upp ett utkast av ditt e-postmeddelande innan du skickar det. Så om du lämnar något av dessa fält tomt har du en extra möjlighet att fylla i dem innan du skickar meddelandet.

Som sagt, målet är att fylla i så många du kan i förväg för att öka den automatiska kraften i detta arbetsflöde.

För mig betyder det att fylla i Till: och Meddelande: fält. Jag fyller också i Ämne: med variabler för det aktuella datumet. På så sätt kommer det här e-postmeddelandet att se lite mindre automatiserat ut än det är.

Du kan hitta variabler genom att klicka Variabler i det övre vänstra hörnet av skärmen. Jag använder Denna månad variabel, följt av ett mellanslag, sedan Nuvarande dag, följt av ett kommatecken och ett mellanslag, sedan Nuvarande år. Jag lägger detta i Ämne: fältet, så att e-postmeddelandet alltid ser aktuellt ut.

Och det handlar om det! Du kan spara detta arbetsflöde var du vill. Jag använder min för att skicka fakturor, så jag har den sparad i mappen "Invoices" i Finder.

Som nämnt ville jag inkludera ett bonussteg för att skicka bilagor automatiskt. Jag använder detta för att automatiskt bifoga en faktura, men du kan naturligtvis använda den hur du vill.

För att göra detta, skriv "Lägg till bilagor till Front Message" i sökfältet och lägg till detta i redigeraren efter Nytt e-postmeddelande handling.

Och det är allt!

Allt du behöver göra härifrån är att dra och släppa filen du vill bifoga till din e-post till programikonen för detta arbetsflöde. Till exempel döpte jag detta arbetsflöde till "Skicka fakturor". Så varje vecka drar jag PDF-fakturorna för mina kunder till den här ikonen och trycker på Skicka knapp.

Och det är allt!

Ändra storlek på ett foto direkt med ett högerklick

Närmar sig slutet på vår lista över bästa Automator-rutiner är ett annat arbetsflöde som jag använder varje dag. Det är en rutin som låter dig högerklicka på ett foto och minska/öka storleken med vilken procent du än bestämmer.

För att ladda upp bilder till mina artiklar komprimerar jag dem vanligtvis med TinyPNG. Det är ett bra sätt att krympa filstorlekar utan att förlora någon märkbar kvalitet. Problemet med den här webbplatsen är dock att den inte accepterar filer som är större än 5 MB. Så jag brukade skala ner bilder i Photoshop innan jag komprimerade dem med TinyPNG.

Nu använder jag bara det här! Jag har inte öppnat Photoshop på månader tack vare denna snabba åtgärd. Det är en allvarlig tidsbesparing.

Det enda jag vill notera är att jag inte skulle rekommendera detta som ett alternativ till komprimering. Det är bara att pressa ihop (eller sträcka ut) bilderna utan en intelligent komprimeringsalgoritm. Så till skillnad från en komprimeringstjänst som TinyPNG kommer detta att leda till en märkbar minskning av kvaliteten. Tänk på detta när du använder det!

Hur man ändrar storlek på foton från högerklicksmenyn med en av de bästa Automator-rutinerna

Skapa en Nytt dokument i Automator med hjälp av Snabb handling typ. I sökfältet skriver du "Skala bilder" och drar åtgärden till redigeraren.

Du kan se en popup som varnar dig om att detta kommer att ändra bilderna du utför den här åtgärden på. Det låter dig veta att när du skalar dina bildfiler till en ny storlek, kommer de att ändras permanent av detta arbetsflöde.

För mig är det målet med det här arbetsflödet eftersom jag försöker spara utrymme på min dator. Så jag klickar Lägg inte till. Men om du vill bevara originalfotot på din dator, klicka Lägg till för att automatiskt lägga till ett steg som bevarar dina original.

När du har tagit dig igenom den popupen kommer du att märka att den här åtgärden är inställd på alternativet Till storlek (pixlar). Om du har en exakt pixelstorlek i åtanke för att ändra storlek på dina bilder, fortsätt och håll dig till detta. Mitt mål är dock att skala ner bilder till halva storleken, så jag ändrar det här alternativet till Per procent.

Du kommer också att se att jag i skärmdumpen ovan ändrade procentandelen från "100" till "50". Det skalar ner bilden med 50 %. Om du vill öka storleken, lägg till den procentandel du vill öka den med till 100. Så om du vill att den ska vara 50 % större, använd "150". Om du vill dubbla storleken på en bild, gör den till "200".

När du har gjort det, Fil, Spara, och namnge detta arbetsflöde vad du vill. Jag gick med "Scale Image Down". När du har sparat högerklicka på en bild, gå till Snabba åtgärder, och du bör se ditt arbetsflöde tillgängligt där.

Och det är allt!

Håll din nedladdningsmapp städad

Sist men inte minst på den här listan över de bästa Automator-rutinerna är en som kommer att hålla din nedladdningsmapp organiserad. Detta arbetsflöde kommer att flytta filer från din nedladdningsmapp efter att de har legat där länge och placera dem i papperskorgen.

Denna rutin kommer också att använda en ny arbetsflödestyp som vi inte har täckt ännu, och det är Mappåtgärder.

Till skillnad från snabba åtgärder och applikationer kommer den här typen av arbetsflöde att köra sig själv. Du behöver inte göra något för att få det att fungera; det kommer att göra sitt i bakgrunden hela tiden.

Tänk på det som du skulle göra iCloud Mailbox-regler. När du lägger till en ny fil eller mapp i mappen du använder mappåtgärder på, kommer dina mappåtgärder att köras automatiskt.

Och, naturligtvis, kan du använda denna rutin och andra som gillar den till vilken mapp du vill.

Okej, låt oss gå!

Hur du håller din nedladdningsmapp ren med en av de bästa Automator-rutinerna

Först till kvarn, skapa en Nytt dokument i Automator och välj Mappåtgärder för din arbetsflödestyp.

I sökfältet skriver du "Find Finder Items" och drar den till redigeraren.

Du kommer förmodligen att märka i skärmdumpen ovan att några av mina alternativ ser annorlunda ut än dina. Låt oss ändra dem så att de matchar!

Ändra först rullgardinsmenyn bredvid Folder Action tar emot filer och mappar som läggs till till Nedladdningar mapp. Du kan göra detta genom att klicka Övrig… från rullgardinsmenyn och navigera till mappen Nedladdningar.

Efter det ändrar du Sök rullgardinsmenyn till Nedladdningar mapp.

Ändra sedan Något innehåll rullgardinsmenyn till Datum senast ändrad. I denna rutin kommer detta alternativ att radera alla filer/mappar som inte har ändrats under de senaste X dagarna. Du kan ändra det till Skapat datum eller Datum senast öppnade om du vill. Båda kommer att radera dina filer/mapp efter X dagar, men baserat på olika faktorer. Vi lämnar det kl Datum senast ändrad!

När du ändrar den rullgardinsmenyn till ett datumbaserat alternativ får du en ny rullgardinsmeny att välja mellan. Det kommer att säga är idag att börja. Ändra det till är inte i den sista.

En ny ruta kommer att dyka upp efter det. Du kan ändra det till hur många dagar/månader/år du vill. jag rekomenderar 45 dagar, men du kan ställa in det till vilket belopp du vill. Det är hur länge dina filer kommer att finnas kvar i nedladdningsmappen innan de raderas.

Innan vi lägger till nästa åtgärd vill vi ändra denna en gång till. Klicka på den lilla alternativ knappen och kontrollera Ignorera den här åtgärdens inmatning låda. Om du inte markerar detta kommer denna rutin omedelbart att radera alla filer/mappar i din nedladdningsmapp som inte har ändrats på 45 dagar. Om du kontrollerar den börjar den dock räknas från när du sparar rutinen.

Det sista steget är att skriva "Flytta Finder-objekt till papperskorgen" i sökfältet och dra motsvarande åtgärd till redigeraren.

Fil, Spara, och klar!

Hur man tar bort snabba åtgärder och andra bästa Automator-rutiner från din Mac

Och det är allt! Det är, enligt min mening, de bästa Automator-rutinerna för daglig Mac-användning.

Naturligtvis kan det komma en tid när du är redo att ta bort dessa rutiner från din Mac.

För rutiner sparade som arbetsflöden och applikationer kan du ta bort dessa genom att hitta dem i Finder och dra dem till papperskorgen. Lätt!

Om du försöker ta bort snabba åtgärder kan det dock vara lite svårare. Det tog ett tag för mig att hitta någon information för att radera dessa online, så må inte dåligt om du inte är säker på hur du gör det! Apple gjorde det lite jobbigt.

Öppna först Upphittare. Klicka sedan på i menyraden Gå, håll alternativ nyckel och välj Bibliotek. Det är ett hemligt alternativ, så du kommer att se det försvinna och dyka upp igen när du trycker på alternativ nyckel.

När du väl är i Bibliotek, scrolla ner och öppna Tjänster mapp. Här ser du allt Snabba åtgärder du har skapat.

För att radera dem, dra dem till papperskorgen. Eller så kan du byta namn på dem precis som alla andra filer. Och om du vill redigera dem i Automator, högerklicka på dem, klicka Öppna med, och välj Automator.

Och det är allt! Nu vet du hur du tar bort de bästa Automator-rutinerna och skapar dem.

Kommer du att kunna fortsätta använda de bästa Automator-rutinerna efter att genvägar kommer till Mac?

Om du tittade WWDC21, då vet du att appen Genvägar på iPhone kommer till Mac. Jag täckte den här historien i detalj här om du vill veta mer.

För de som inte vet har appen Genvägar funnits på iOS i några år nu. Det tillåter användare att skapa enkla automatiseringar som integreras med iOS-systemet.

Låter bekant?

Det är sant – Genvägar är på många sätt bara en visuell uppdatering för Automator. Min erfarenhet har varit att genvägar, åtminstone på ytan, är mer begränsade än Automator. Du kan dock använda skript i varje, vilket ger dig nästan obegränsade alternativ. Så om du kan koda är begränsningarna för båda apparna ganska ytliga.

Om du är orolig för att Genvägar kommer att ersätta Automator helt, kan du vara lugn. Denna nästa macOS-uppdatering kommer att köra båda apparna samtidigt - Automator kommer inte någonstans än. Du kommer till och med att kunna importera dina befintliga Automator-arbetsflöden till genvägar.

Med det sagt tror jag att Apple så småningom kommer att ersätta Automator med genvägar i en version av macOS efter macOS Monterey. Återigen utforskar jag detta mer i detalj i mitt fullständiga inlägg om ämnet här!

Börja använda de bästa Automator-rutinerna idag

Tack för att du kollade in det här inlägget om de bästa Automator-rutinerna för Mac. Jag har sparat mer och mer tid när jag utforskar Automator på nya sätt. Förhoppningsvis gav det här inlägget dig inte bara några arbetsflöden du kan använda, utan också inspirationen att börja skapa dina egna.

För fler guider, tips och nyheter om allt som gäller Apple, kolla in resten av AppleToolBox-bloggen. Jag kommer att täcka fler tutorials och guider för Automator såväl som genvägar, så se till att hålla ögonen öppna!