Automator arbetsflödestyper: Förstå skillnaderna

Välkommen tillbaka till ännu en utgåva av vår pågående automationsserie. Under de senaste veckorna har jag skrivit om appen Genvägar på iPhone och Automator-appen på Mac. Idag ska jag bygga vidare på den serien genom att bryta ner de olika Automator-arbetsflödestyperna.

Märkligt nog är det här det första inlägget jag har skrivit hittills där forskning inte har varit till mycket hjälp. Jag kan inte hitta något om detta ämne, inte ens från Apple. Desto större anledning att skriva detta, men så att du har informationen till hands!

Att förstå de olika dokumenttyperna som är tillgängliga för dig i Automator är superviktigt. När allt kommer omkring är det första som Automator måste göra när du skapar ett arbetsflöde att välja vilken typ av arbetsflöde du vill skapa. Om du inte förstår skillnaderna mellan dem, kommer du att ha svårt att skapa arbetsflöden som fungerar som du förväntar dig!

Det här kommer att bli ett ganska okomplicerat inlägg. Jag ska börja med att förklara vad jag menar med "Automator arbetsflödestyper", sedan ska jag bara gå igenom vart och ett av de tillgängliga alternativen. Jag ska förklara vad varje typ är och när du ska använda den.

Du kan tänka på det här inlägget som mer som ett fuskblad än en vanlig artikel. Bokmärk bara det här inlägget och kom tillbaka till det när du behöver.

Okej, låt oss komma igång!

Vilka är de olika Automator-arbetsflödestyperna?

Om du är ny på Automator kanske du inte vet att det finns olika arbetsflödestyper, eller ens vad jag hänvisar till. När du först öppnar Automator för att skapa ett nytt arbetsflöde (inte redigera ett befintligt), kommer du att presenteras med följande skärm:

Som du kan se i bilden ovan finns det åtta alternativ att välja mellan:

• Arbetsflöde
• Ansökan
• Snabb handling
• Print Plugin
• Mappåtgärd
• Kalenderlarm
• Plugin för bildfångst
• Dikteringskommandon

Var och en skapar en annan typ av Automator-rutin. Den du förmodligen är mest bekant med är applikationstypen. Men var och en har en roll som mer sannolikt än inte kommer till användning någon gång.

Att förstå vad var och en är till för är inte bara viktigt för att välja mellan dem, utan det kan också bredda vad du trodde Automator kunde. Till exempel kanske du inte visste att du kan mappa Automator-rutiner till röstkommandon. Jag kommer att täcka hur det fungerar längre fram i den här artikeln!

För nu, låt oss komma in på den första av Automator-arbetsflödestyperna – Arbetsflöden!

Automatorarbetsflödestyper: Arbetsflöden

Den första av Automator-arbetsflödestyperna är, passande nog, arbetsflödet.

Arbetsflöden är den mest grundläggande filtypen som du kan skapa i Automator. Allt de gör är att hålla en uppsättning handlingar. Du kan bara köra ett arbetsflöde från Automator. Så det är en fristående uppsättning åtgärder.

Du kan se det här som en Photoshop-fil. Du kan exportera en Photoshop-fil till en massa olika bildtyper, och du kan använda dessa bildtyper på alla möjliga sätt. Du kan också spara din bild som en Photoshop-fil, men om du gör det kan du bara använda den filen inuti Photoshop.

Arbetsflöden är med andra ord den mest begränsade av arbetsflödestyperna. Men det betyder inte att de är värdelösa.

Långt därifrån faktiskt! Arbetsflöden kan användas för att organisera och skapa undergrupper av åtgärder. Om du till exempel skapar en smart sekvens av steg kan du spara dem som ett arbetsflöde och sedan använda dem i andra Automator-rutiner.

En del av det som gör Workflows användbara är att de är den enda arbetsflödestypen som kan placeras mitt i en annan Automator-rutin som en åtgärd. Du kan spara ett arbetsflöde, skapa en ny rutin och sedan dra och släppa din ursprungliga arbetsflödesfil mitt i din nya rutin.

När ska man använda Workflows i Automator

Även om arbetsflöden är en grundläggande och flexibel arbetsflödestyp, kanske du bara använder dem vid sällsynta tillfällen.

Det beror på att arbetsflöden görs betydligt mindre användbara av kraften som de andra Automator-arbetsflödestyperna ger. Medan de andra typerna kan köras i vissa situationer, från snabbmenyer eller till och med med din röst, är arbetsflöden begränsade till Automator-appen.

Även om Automator-appen är fantastisk (det är därför jag skriver om den) är målet att spendera så lite tid som möjligt på att använda Automator-appen så att den kan göra allt arbete åt dig. Bara av den anledningen kommer du förmodligen undvika att skapa arbetsflöden under större delen av din tid i Automator.

Enligt min åsikt finns det två gånger att använda Workflows.

Den första är att lägga till en anpassad åtgärd till Automator. Säg till exempel att du har idéer för flera Automator-rutiner som kommer att behöva få en kopia av varje telefonnummer i din kontaktlista. Det kan kräva lite skript samt vissa åtgärder.

Istället för att skapa den här uppsättningen åtgärder om och om igen, kan du bara skapa ett enda arbetsflöde och dra det till dina framtida arbetsflöden. Det kan spara mycket tid och kan också göra Automator till en kraftfullare app.

Det andra scenariot som jag ser Workflows vara till hjälp i är när du vill skapa rutiner som hjälper dig när du använder Automator-appen. Om du till exempel vill få filnamn när du använder Automator, kommer det att vara mindre irriterande att köra ett arbetsflöde från Automator-appen.

Automator arbetsflödestyper: Applikationer

Nästa på listan över Automator-arbetsflödestyper är Applications. Även om det inte finns några bevis på detta så vitt jag vet, skulle jag anta att detta är den mest populära arbetsflödestypen. Tänk på applikationer som ditt bröd och smör i Automator.

Program ger dig en programikon som du kan dubbelklicka på för att köra den. Du kan placera dessa ikoner i Finder, på ditt skrivbord eller till och med i din Dock.

Du kan till och med dra och släppa filer/mappar till dessa ikoner för att använda dem som indata för det arbetsflödet.

Till exempel tar rutinen i skärmdumpen ovan filer som indata. Den bifogar sedan dessa filer till ett e-postmeddelande och skickar dem till en klient som jag väljer.

När ska man använda applikationer

Jag tycker att du ska använda applikationer hela tiden i Automator. Om du inte vet vilken typ du ska välja väljer du Program från listan över Automator-arbetsflödestyper.

De är mångsidiga, enkla och lätta att hålla reda på. Om du bestämmer dig för att du inte vill ha dem längre kan du dra dem i papperskorgen. Om du vill redigera dem kan du öppna dem i Automator.

Du kan placera applikationsarbetsflöden bredvid relevant innehåll. Till exempel finns min fakturaapplikation i mappen där jag förvarar mina fakturor. Lätt!

Du kan också kopiera och klistra in applikationsarbetsflöden var du vill. Så om jag ville kunde jag använda olika fakturamappar för var och en av mina klienter och bara kopiera/klistra in den programikonen i var och en av dessa mappar.

Den enda nackdelen med applikationer är att de inte är lika specifika som andra arbetsflödestyper. Du kan inte komma åt dem från högerklicksmenyn, de kan inte köras på egen hand, de kan inte synkronisera med din kalender, etc. Så jag skulle undvika dem när det finns en annan typ som bättre passar dina behov.

Annars är de en stor standard!

Automator arbetsflödestyper: Snabba åtgärder

Den tredje arbetsflödestypen vi kommer att täcka är Quick Actions. Snabba åtgärder var min favorit bland Automator-arbetsflödestyperna, och de är fortfarande högt uppe. Jag har förmodligen skapat fler snabba åtgärder än någon annan typ av arbetsflöde.

Snabbåtgärder är arbetsflöden som kan köras från högerklicksmenyn. De visas när du högerklickar på en fil, mapp, bild eller textval.

I allmänhet kommer de att använda vad du har högerklickat som indata för arbetsflödet. Så om du högerklickar på en bild kommer den bilden att skickas till snabbåtgärden. Du kan skapa snabba åtgärder som inte gör detta, även om den här funktionen är en del av det som gör snabba åtgärder så kraftfulla.

Även om snabba åtgärder kan vara lite mer begränsade än några av de andra typerna, är de otroligt bekväma. Istället för att automatisera processer på din Mac, tänker jag på Quick Actions som ett sätt att lägga till nya funktioner till din Mac.

Önskar du att du kunde högerklicka på en bild och skala ner den med 50 %? Nu kan du!

Vill du konvertera mellan filtyper utan att behöva öppna några program? Använd bara en snabbåtgärd!

Vill du växla mellan bakgrundsbilder utan att behöva gräva igenom dina inställningar? Bara högerklicka var som helst!

När ska man använda snabba åtgärder

Som jag precis utforskade kort, vill du använda snabba åtgärder i kontextuella situationer. Med det menar jag att dessa Automator-arbetsflödestyper fungerar bäst när de tillämpas situationellt.

Det här är rutiner som du inte kommer att använda hela tiden. Men när du vill använda dem vill du ha dem lätt tillgängliga.

Det beror på att snabba åtgärder nås via högerklicksmenyn. Och som allt annat i högerklicksmenyn bör de implementeras med sammanhang i åtanke. När allt kommer omkring är högerklicksmenyns sekundära namn "sammanhangsmenyn".

Du kan tänka på snabba åtgärder som att "göra något" med filer och mappar på din dator. Vill du ändra den filtypen? Eller ändra det dokumentet? Eller omorganisera den mappen? Då vill du förmodligen göra det genom att högerklicka istället för att leta efter en ikon att dubbelklicka på.

Du kanske tror att att kartlägga alla dina arbetsflöden till Quick Actions är rätt väg att gå. Jag förstår varför din hjärna kan gå dit. Detta kan dock leda till en rörig och förvirrande högerklicksmeny.

Snabbåtgärder är också svårare att redigera och ta bort än applikationer eller arbetsflöden. Det beror på att du inte kommer att ha en fil eller ikon som du enkelt kan hitta och justera. Filerna för snabba åtgärder är begravda i dolda mappar på din Mac. Det är inte meningen att du ska redigera och justera dem efter att de har skapats.

Av alla dessa skäl är snabba åtgärder bäst lämpade för just det: Snabba åtgärder! Korta en- eller tvåstegsrutiner som du vill ha enkel tillgång till. Och det är allt!

Automator arbetsflödestyper: Print Plugins

Nästa punkt i vår lista över Automator-arbetsflödestyper är en som jag visserligen inte har använt tidigare. Jag skriver inte ut saker så ofta och jag äger inte ens en skrivare. De är för mycket krångel! Så följande information kommer att vara en begagnad upplevelse.

Print Plugins är arbetsflöden som du kör från utskriftsdialogrutan. Det är rutan som visas när du försöker skriva ut ett dokument. Den har alternativ som att välja hur många kopior som ska skrivas ut och att välja mellan svartvitt eller färg.

Om det låter lite värdelöst så är det för att det är det. Enligt mig i alla fall. Såvida du inte arbetar på ett kontor där du skriver ut saker hela dagen, verkar detta som ett udda val för Automator.

Ändå har du tillgång till hela utbudet av Automator-åtgärder. Du kan göra saker som är helt orelaterade till utskrift om du vill. Och du får inte heller tillgång till några speciella alternativ som är specifika för utskrift.

Den enda unika egenskapen som Print Plugins har är att de skickar dokumenten i utskriftsdialogrutan till Automator som en PDF-inmatning.

Så om du vill göra något som att spara alla dina utskrivna dokument till en specifik mapp på din Mac, konvertera dem till bilder, eller lägg till en extra sida i slutet av ett dokument innan du skriver ut det, detta är för du.

När ska man använda Print Plugins

Print Plugins är, enligt min mening, de mest begränsade av Automator-arbetsflödestyperna. Om du inte skriver ut saker så ofta kommer du förmodligen aldrig behöva eller någonsin vilja skapa ett arbetsflöde med den här typen. Så om du har svårt att tänka på varför du skulle vilja använda den här typen, behöver du förmodligen inte använda den.

Å andra sidan, om du är någon som redan får några idéer för denna arbetsflödestyp, så är du förmodligen målanvändaren.

Specifikt tror jag att målanvändaren för denna arbetsflödestyp är någon som skriver ut dokument ofta. Och om du är den personen har du förmodligen flera repetitiva utskriftsuppgifter som du kan automatisera. När allt kommer omkring är utskrift redan en ganska tråkig och nästan autonom process.

Det finns inte mycket mer att säga här! Använd Print Plugins när du vill skapa utskriftsrelaterade arbetsflöden. Välj annars något annat.

Automator arbetsflödestyper: Mappåtgärder

Contrast Print Plugins är en av Automator-arbetsflödestyperna som jag använder mest. Mappåtgärder är väldigt användbara för alla möjliga saker, även om det tog mig ett tag att komma över dem.

Denna typ av arbetsflöde är verkligen automatiserad. Den körs i bakgrunden, så du kör den aldrig manuellt.

Istället bifogar du mappåtgärder till en mapp som du väljer. Närhelst nya mappar eller filer läggs till i den mappen kommer de bifogade mappåtgärderna att köras.

Detta kommer inte bara att göra att mappåtgärder körs, utan de kommer också att använda de tillagda filerna/mapparna som indata.

Till exempel har jag en mappåtgärd som automatiskt skalar ner alla bilder på mitt skrivbord som är större än 5 MB. Så när jag lägger till bilder på mitt skrivbord som är större än den filstorleken, krymps de automatiskt. Jag behöver inte göra något för att få detta att hända.

När ska man använda Mappåtgärder

Det finns två situationer där mappåtgärder är det bästa valet bland Automator-arbetsflödestyperna.

Det första är mer uppenbart. Om du vill automatisera vissa åtgärder i en mapp, då vill du använda Folder Actions! Detta inkluderar saker som:

• Automatiskt byta namn på filer inuti en viss mapp
• Skapa en ny mapp i en annan mapp varje månad
• Ändra alla filer i en mapp som uppfyller vissa kriterier
• Ta bort filer i en mapp efter två månader
• etc.

Det andra scenariot är lite indirekt. Det är för när du vill skapa en helautomatisk rutin.

Mappåtgärder är unika genom att de är ett av de enda Automator-arbetsflödena som verkligen är autonoma. De behöver inte dig för att få dem att springa. Du behöver inte komma ihåg eller göra något. De bara fungerar.

Detta låter dig skapa några ganska komplexa Automator-arbetsflöden som körs i bakgrunden på din maskin. Det kommer att krävas lite kreativitet, men det finns möjligheter som är unika för denna arbetsflödestyp.

Automator arbetsflödestyper: Kalenderlarm

Det för oss till Kalenderlarm. Kalenderlarm är arbetsflöden som läggs till i din Apple-kalender.

Det tog mig ett tag att ta reda på exakt hur dessa fungerade. Jag var inte säker på om de var kopplade till dina kalenderhändelser, var åtgärder som du kunde utföra på kalenderhändelser, eller om de kördes i tid som du valde.

Svaret blev det sista alternativet! När du skapar ett kalenderlarm läggs det till i din kalender när du skapade det. För att se den måste du öppna Kalender-appen på Mac.

När du har bestämt vad det här kalenderlarmet ska göra kan du sedan bestämma när det ska göra det. Du kan göra detta genom att manipulera det precis som du skulle göra med vilken annan kalenderhändelse som helst. Dra runt det, ändra datum och tid, välj hur länge det ska pågå, ange hur ofta du vill att det ska upprepas (om du vill att det ska upprepas) och mer.

När ska man använda kalenderlarm

Kalenderlarm är bra när du vill skapa rutiner som ska köras varje dag, vecka, månad eller år.

Om jag går tillbaka till mitt fakturaexempel kan jag skapa ett kalenderlarm som skickar mina fakturor åt mig varje vecka. Jag skulle kunna skapa ett annat kalenderlarm som gör en ny faktura åt mig i början av varje vecka också, om jag visste hur man skriver manuset till det.

Du kan också använda kalenderlarm för att göra saker som att stänga och öppna vissa appar vid specifika tidpunkter. Till exempel kan du öppna Slack medan du arbetar och stänga den när du är klar utan att behöva interagera med den.

En annan situation där kalenderlarm blir användbara är när du vill ställa in automatiseringar kring icke-upprepade kalenderhändelser. Kanske har du ett möte på gång, en presentation på jobbet eller planer för nästa helg. Du kan skapa en automatisering som skickar ett meddelande till dig och evenemangsdeltagare, lägger till något i dina anteckningar och så vidare.

Automator arbetsflödestyper: Image Capture Plugins

Under de tre år som jag har varit Mac-användare och -skribent har jag aldrig stött på Image Capture, än mindre Image Capture Plugins. Så även för den här vill jag vara tydlig med att jag inte har haft mycket erfarenhet av denna arbetsflödestyp.

För de som (som jag) inte är medvetna om Image Capture, är det en funktion på Mac som visas när du flyttar bilder till din Mac från en enhet. Det betyder att du har anslutit en kamera direkt till din Mac och flyttar filer från den till din Mac. Det kan vara en bokstavlig kamera såväl som en iPhone eller iPad.

I likhet med Print Plugins är Image Capture Plugins automatiseringar som endast är tillgängliga i dialogrutan Image Capture. De är väldigt specifika.

Men om du importerar bilder till din Mac ofta, kommer du förmodligen att sparka dig själv att du inte visste om detta.

Du kan använda Image Capture Plugins för att automatiskt byta namn på bilder när du importerar dem, konverterar dem till en olika bildtyper, beskära dem, ändra storlek på dem, tillämpa filter på dem, flytta dem till specifika mappar och mycket Mer.

Trots att jag är så nisch kan jag se att Image Capture Plugins är en av de mest användbara Automator-arbetsflödestyperna. För fotografer kan detta vara en gudagåva.

När ska man använda plugins för bildinsamling

Återigen, det finns inte mycket att säga här. Det är ganska tydligt när man ska använda Image Capture Plugins över andra Automator-arbetsflödestyper.

Den bästa tiden att använda Image Capture Plugins är när du vill automatisera en del av din rutin när du använder Image Capture. Om du märker att du hela tiden byter namn på filer, beskär vissa bilder hela tiden eller organiserar filerna du importerar, kan du förmodligen snabba upp allt detta med Image Capture Plugins.

Annars bör du inte använda Image Capture Plugins!

Automator arbetsflödestyper: Dikteringskommandon

Den sista av Automator-arbetsflödestyperna är dikteringskommandon. Vi har hänvisat till dessa i hela det här inlägget, och vi har äntligen kommit fram till dem.

Dikteringskommandon är arbetsflöden som körs när du säger deras nyckelfras i din Macs dikteringsfunktion. För att aktivera den här funktionen, tryck på fn nyckel två gånger. Godkänn dialogrutorna som visas och prata sedan med din Mac.

När du skapar ett dikteringskommando kan du välja en nyckelfras överst i redigeraren.

Att säga den nyckelfrasen efter att ha aktiverat diktering kommer att utlösa arbetsflödet som du kopplar till den frasen.

Utöver det finns det ingen skillnad mellan dikteringskommandon och andra Automator-arbetsflödestyper. Det är aktiveringen som är distinkt.

När ska man använda dikteringskommandon

Det finns några anledningar till varför du kanske vill använda dikteringskommandon istället för vanligare Automator-arbetsflödestyper som snabba åtgärder och applikationer.

Den första är den coola faktorn. Du kan ställa in ett roligt dikteringskommando och sedan köra det senare inför dina vänner för att imponera på dem.

Du kan till exempel kartlägga detta terminalkommando, som spelar Star Wars i Terminal-appen, till ett dikteringskommando. Sedan, för att imponera på dina vänner, kan du säga, "Dator, spela Star Wars Episod IV".

Du kan också använda detta terminalkommando för att ha en konversation med din Mac. Ställ bara in en nyckelfras som "Hur mår du dator?" Låt sedan ett automatiskt svar säga, "Bra, och du själv Användare?"

Om du frågar dig själv, "Varför skulle någon vilja göra det?" du kanske är på fel blogg.

En annan användning för dikteringskommandon är att lägga till röstkommandon som Siri ännu inte har. För att vara tydlig kan du inte köra dikteringskommandon från Siri. Men eftersom Siri och diktering aktiveras på liknande sätt, kan du närma dig dikteringskommandon från ett liknande tänkesätt.

Slutligen kan dikteringskommandon användas för tillgänglighetssyften. Om du eller någon du känner förlitar sig på röstkommandon för att använda sin Mac, kan detta vara extremt kraftfullt för den personen.

Använd Automator-arbetsflödestyper för att ändra hur du använder din Mac

Och det är allt! Det är de åtta olika Automator-arbetsflödestyperna och de olika situationer de bäst används i. Genom att välja och kombinera dem på kreativa sätt kan du maximera din produktivitet på Mac.

Som nämnts har jag täckt och kommer att fortsätta att täcka fler tips, tricks och guider för att använda apparna Automator och Genvägar på Mac och iPhone under de närmaste veckorna. Så se till att ställa in AppleToolBox-bloggen för de inläggen!

Dessutom närmar vi oss augusti och september, vilket betyder att rykten om iPhone 13 är på väg att börja strömma in. Se till att prenumerera på vårt nyhetsbrev för att få de senaste nyheterna om allt detta!

Vi ses då!