Hur man arkiverar och säkerhetskopierar e-postmeddelanden på din Mac

Ingen gillar en rörig inkorg. Men det finns ingen anledning att behålla gamla e-postmeddelanden i din inkorg bara för att du är rädd för att radera dem. Mail-appen på din Mac – som de flesta populära e-postappar – låter dig arkivera e-postmeddelanden för att dölja dem från din inkorg utan att förlora dem för alltid.

Om din inkorg behöver vårstädas och du är orolig för att radera något viktigt, ta reda på hur du arkiverar dina e-postmeddelanden nedan. Vi visar dig också hur du säkerhetskopierar e-postmeddelanden lokalt, så att du inte förlorar dem även om du tar bort ditt e-postkonto.

Relaterad:

• Mail fungerar inte i macOS Catalina, hur man åtgärdar
• Mail-appen laddas alltid ner på Mac? Hur man fixar
• Var lagras arkiverade meddelanden i Mail på macOS?
• 21 Apple Mail-tips och tricks som du kanske inte har känt till för iOS och macOS

Vad betyder arkivering i e-postappen?

Vi vet alla vad som händer när du tar bort ett e-postmeddelande: det meddelandet flyttas till papperskorgen innan det försvinner för alltid en kort stund senare.

När du däremot arkiverar ett e-postmeddelande på din Mac, flyttas det till en separat mapp men raderas aldrig. Du kan se alla dina arkiverade e-postmeddelanden när som helst genom att bläddra igenom arkivmappen. De stannar i den mappen tills du väljer att ta bort dem.

Ännu bekvämare kan du sök efter meddelanden i Mail-appen och den söker automatiskt igenom dina arkiverade e-postmeddelanden såväl som din inkorg.

Tänk på att arkivera ett e-postmeddelande som att förvara det i ett arkivskåp. Du behöver aldrig titta på det igen men du vet att du har det om du behöver det.

Det är en bra idé att arkivera fakturor, bokningsbekräftelser, e-postmeddelanden från kundsupport och alla andra officiella dokument som du kan behöva hänvisa till igen i framtiden.

Hur man arkiverar e-postmeddelanden i Mail-appen

Det är enkelt att arkivera e-postmeddelanden i macOS Mail-appen. Välj bara ett e-postmeddelande i din inkorg och klicka på Arkiv ikonen ovanför meddelandeförhandsgranskningen, det ser ut som en förvaringslåda.

Om din Mac har en Touch Bar ovanför tangentbordet kan du också trycka på Arkiv ikonen som visas på Touch Bar när du väljer ett e-postmeddelande.

Alternativt, kontroll-klicka på ett e-postmeddelande och välj Arkiv från popup-menyn.

Du kan också välja ett e-postmeddelande och gå till Meddelande > Arkiv från menyraden.

Eller, för avancerade användare där ute, välj ett e-postmeddelande och tryck Ctrl + Cmd + A för att omedelbart arkivera det.

Arkivera meddelanden som standard

Om du vill svepa över meddelanden för att arkivera dem måste du ställa in det som standardåtgärd för att kassera e-postmeddelanden. För att göra detta, starta Post app och gå till Mail > Inställningar från menyraden. Gå till Visning fliken och ställ sedan in Flytta kasserade meddelanden linje till Arkiv.

Nu kan du svepa åt vänster med två fingrar över e-postmeddelanden för att snabbt arkivera dem.

Att ställa in Arkiv som standardåtgärd innebär också att du kan arkivera e-postmeddelanden direkt från ett meddelande på din Mac. För att göra det, klicka Alternativ > Arkiv när en e-postvarning visas i det övre högra hörnet.

Om du inte ser det här alternativet, gå till Systeminställningar > Aviseringar och se till Varningar är påslagna för Post.

Hur man hittar arkiverade e-postmeddelanden i Mail-appen

Den största fördelen med att arkivera e-postmeddelanden, snarare än att ta bort dem, är att de är lätta att hitta om du någonsin behöver dem i framtiden. Det finns flera sätt att hitta arkiverade e-postmeddelanden på din Mac om du behöver dem.

När du arkiverar ett e-postmeddelande i macOS skapar Mail-appen en arkiverad mapp i ditt e-postkonto. Alla andra e-postmeddelanden du väljer att arkivera från det kontot hamnar också i den här mappen.

Mail skapar separata arkivmappar för vart och ett av dina e-postkonton. Men du kan också se alla dina arkiverade e-postmeddelanden från alla konton samtidigt i mappen Alla arkiv.

Det snabbaste sättet att hitta ett arkiverat e-postmeddelande är att söka efter det med hjälp av förstoringsglas ikonen i det övre högra hörnet av Mail-appen.

Resultatlistan visar var varje e-postmeddelande finns och inkluderar e-postmeddelanden från dina arkivmappar om någon av dem matchar söktermerna.

Alternativt kan du lägga till arkivmapparna i sidofältet och bläddra igenom dem manuellt för att hitta ett e-postmeddelande.

Om du inte kan se en arkivmapp i sidofältet, klicka på Lägg till knappen bredvid Favoriter. Välj sedan att lägga till Allt arkiv från listan över brevlådor i rullgardinsmenyn och klicka OK.

Klicka nu Allt arkiv i sidofältet för att se alla dina arkiverade e-postmeddelanden.

Om du inte ser sidofältet alls, tryck på Skift + Cmd + M att avslöja det.

Hur du säkerhetskopierar dina e-postmeddelanden på en Mac

När du använder Mail för att arkivera e-postmeddelanden på din Mac, sparas dessa e-postmeddelanden fortfarande på din e-postleverantörs servrar. Det betyder att du kommer att förlora alla dina arkiverade e-postmeddelanden om du tar bort ditt e-postkonto eller glömmer ditt lösenord.

Naturligtvis händer detta inte särskilt ofta. Men om du vill vara säker på att du aldrig förlorar dina arkiverade e-postmeddelanden bör du också skapa en lokal säkerhetskopia av dem.

Detta är enkelt att göra genom att exportera Arkiv-postlådan från Mail-appen.

För att göra det, öppna Post och kontroll-klicka på Arkiv eller Allt arkiv brevlåda i sidofältet och välj sedan att Exportera brevlåda.

Välj en destination att spara dina exporterade arkivmejl till. Beroende på hur många e-postmeddelanden du har arkiverat under åren – och hur många stora bilagor det finns – kan din exporterade brevlåda ta upp ganska mycket utrymme på din Mac.

Att exportera en postlåda på det här sättet tar inte bort några meddelanden från ditt e-postkonto, det skapar bara en lokal kopia av dessa e-postmeddelanden på din Mac.

Du bör exportera din brevlåda regelbundet för att hålla en uppdaterad säkerhetskopia av dina arkiverade e-postmeddelanden.

Lär dig ännu fler tips för att använda Mail på en Mac

Att arkivera e-postmeddelanden på din Mac är ett utmärkt sätt att rensa inkorgen för e-post utan att förlora åtkomst till viktiga meddelanden. Men att arkivera e-postmeddelanden är bara ett sätt att förbättra hur du använder Mail på din Mac.

Kolla in vår lista över Maila tips och tricks för att lära dig mer användbara saker som hur du anpassar verktygsfältet, minskar antalet aviseringar du får eller introducerar smarta regler för att få din brevlåda att organisera sig.