หากกล่องจดหมาย Outlook 2019/365 ของคุณเต็ม คุณจะได้รับข้อความอีเมลเพื่อแจ้งว่ากล่องจดหมายของคุณใกล้ถึงโควต้าแล้ว หากคุณไม่ลดขนาดกล่องจดหมายของคุณ คุณจะไม่สามารถส่งอีเมลได้ และคุณจะได้รับอีเมลแจ้งว่า “กล่องจดหมายของคุณมีขนาดเกินขีดจำกัด”.
โดยปกติ โควต้าอีเมลจะกำหนดโดยผู้ดูแลระบบ Microsoft Exchange ภายในองค์กรของคุณ ในบางกรณี ผู้ดูแลระบบอาจให้พื้นที่เพิ่มเติมแก่คุณหากคุณติดต่อพวกเขา คุณยังสามารถใช้คุณลักษณะโฟลเดอร์ส่วนบุคคลใน Outlook เพื่อจัดเก็บรายการ Outlook ไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณได้ รายการในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลจะไม่นับรวมในโควต้าของคุณ
แน่นอน ดีที่สุดคือเก็บสิ่งของให้เป็นระเบียบเรียบร้อยและทำความสะอาดสิ่งของที่คุณไม่ต้องการ เมื่อต้องการล้างกล่องจดหมายของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ตัวเลือก 1 – เครื่องมือล้างข้อมูล
หมายเหตุ: ขั้นตอนเหล่านี้มีไว้สำหรับ Outlook เวอร์ชัน Windows ฟีเจอร์นี้ไม่มีในเวอร์ชัน macOS
- ไปที่ "ไฟล์” > “เครื่องมือทำความสะอาด” > “การล้างกล่องจดหมาย“.
- จาก "การล้างข้อมูลกล่องจดหมาย” คุณสามารถเลือก “ค้นหารายการที่เก่ากว่า” จำนวนวันที่กำหนดหรือ “ค้นหารายการที่ใหญ่กว่า”ขนาดที่แน่นอน โดยส่วนตัวผมพยายามหารายการที่มีขนาดใหญ่กว่า 250 กิโลไบต์ แล้วเลือก “หา…“.
- ตัวช่วยสร้างจะค้นหาข้อความที่ตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณ จาก "ค้นหาขั้นสูง” คุณสามารถลบรายการที่ไม่ต้องการได้
เมื่อคุณลบรายการที่ไม่ต้องการแล้ว อย่าลืมล้าง “รายการที่ถูกลบ” โดยคลิกขวาและเลือก “โฟลเดอร์เปล่า“.
ตัวเลือก 2 – การลบด้วยตนเอง
- ขณะดูอีเมลของคุณใน Outlook ให้คลิกขวาที่ที่อยู่อีเมลในบานหน้าต่างด้านซ้ายและเลือก "คุณสมบัติไฟล์ข้อมูล“.
- เลือก “ขนาดโฟลเดอร์…" ปุ่ม.
- ดูว่าโฟลเดอร์ใดมีขนาดใหญ่ที่สุด ใช้ข้อมูลนี้เพื่อกำหนดเป้าหมายโฟลเดอร์ที่จะล้างข้อความอีเมลด้วยตนเอง
