ด้วยข้อมูลดิจิทัลจำนวนมากเข้าและออกจากอุปกรณ์ของคุณ การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จึงเป็นงานที่ต้องทำ ไฟล์เหล่านี้ย้ายจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งโดยไม่หยุดนิ่งและบ่อยครั้งด้วยความเร่งรีบ เป็นสิ่งที่ดีที่เทคโนโลยีสามารถติดตามปัญหาเหล่านี้ได้
การจัดระเบียบไฟล์101
เทคโนโลยีทำให้การแบ่งปัน จัดเก็บ และดึงข้อมูลมีประสิทธิภาพและไม่ยุ่งยาก ขณะนี้มีการเข้าถึงไฟล์ที่จำเป็นอย่างราบรื่นแล้ว บทความนี้จะกล่าวถึงเคล็ดลับสำคัญบางประการที่จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการไฟล์ของคุณและแนะนำคุณในการจัดเรียงสิ่งต่างๆ
1. ด้นสดกระบวนการแชร์ไฟล์ของคุณ
เมื่อคุณพูดถึงการจัดระเบียบไฟล์อย่างมีประสิทธิภาพ คุณไม่ได้หมายถึงแค่พื้นที่เก็บข้อมูลเท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดคือการจัดการ ส่ง หรือแชร์เอกสารเหล่านี้กับสมาชิกในแผนก
ประการหนึ่ง การส่งแฟกซ์เป็นวิธีการแชร์เอกสารมาตรฐานที่ทุกคนในโลกธุรกิจดำเนินการทุกวัน สถาบันทางการเงิน กฎหมาย และรัฐบาลมักจะใช้สิ่งนี้เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีวิธีการเพิ่มศักยภาพในขณะที่ทำให้การแชร์ไฟล์เป็นกระบวนการที่มีประสิทธิภาพเช่น
แฟกซ์ที่ไม่มีเครื่องแฟกซ์? มันจะไม่ช่วยจัดระเบียบสิ่งของในสำนักงานของคุณหรือไม่?หากกระบวนการแชร์ไฟล์เกิดขึ้นภายในที่ทำงาน คุณสามารถสร้างเซิร์ฟเวอร์ไฟล์หรือเครือข่ายแชร์ไฟล์ได้ จะช่วยให้ผู้ที่เข้าถึงได้ดึงไฟล์ของตน
2. จัดเก็บเอกสารในที่เดียว
ปัญหาการจัดระเบียบไฟล์ได้รบกวนธุรกิจมาเป็นเวลานานแล้ว เป็นความกังวลที่เพิ่มขึ้นในหมู่บริษัทต่างๆ เนื่องจากไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากมักถูกใส่ผิดที่ระหว่างการจัดเก็บและการถ่ายโอน ปัญหานี้ทำให้สถานการณ์ซับซ้อนยิ่งขึ้นเนื่องจากธุรกิจมักจะแชร์ไฟล์จำนวนมากกับเพื่อนร่วมงาน
เพื่อต่อสู้กับสิ่งนี้ ผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้สร้างโฟลเดอร์รูทเดียวเพื่อให้สามารถเข้าถึงไฟล์ที่คุณกำลังพยายามดึงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ในวิธีนี้ เก็บไฟล์งานทั้งหมดของคุณไว้ในโฟลเดอร์ สำหรับผู้ใช้พีซี ค่าเริ่มต้นคือ เอกสารของฉัน
ในสภาพแวดล้อมที่ใช้ร่วมกัน คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์เอกสารที่ใช้ร่วมกันได้ กระบวนการทั้งสองช่วยให้เพื่อนร่วมงานของคุณค้นหาไฟล์ที่จำเป็นได้ตั้งแต่เริ่มต้น นอกจากนี้ การทำเช่นนี้ยังเป็นการปูทางสำหรับการสำรองข้อมูลและการเก็บถาวรอย่างง่ายดายเมื่อพื้นที่จัดเก็บเหลือน้อย
ยังอ่าน: 13 ตัวจัดการไฟล์ฟรีที่ดีที่สุดสำหรับ Windows 10 ในปี 2021
3. หลีกเลี่ยงการจัดเก็บไฟล์บนเดสก์ท็อปของคุณ
หัวข้อนี้เป็นการต่อเนื่องจากประเด็นที่สองข้างต้น จำไว้ว่าเดสก์ท็อปของคุณไม่ควรเป็นพื้นที่เก็บข้อมูลหลักสำหรับไฟล์ของคุณ มันควรจะเรียบร้อยและเป็นระเบียบเรียบร้อยแทน การวางไฟล์จำนวนมากและปล่อยทิ้งไว้อาจทำให้พื้นที่ทั้งหมดดูรก
นอกจากนี้ การทำความสะอาดพื้นที่ปฏิบัติการของคุณอาจเป็นงานที่ต้องใช้เวลานาน สำหรับเดสก์ท็อปที่ไม่เป็นระเบียบมาก ขอแนะนำให้ใช้แอปพลิเคชันที่ช่วยล้างและจัดเรียงเอกสารของคุณ
4. ปฏิบัติตามแนวทางการตั้งชื่อไฟล์ที่จัดตั้งขึ้น
ก่อนบันทึกงานของคุณ ไฟล์ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณ หรือโฟลเดอร์รูท พยายามสังเกตรูปแบบการตั้งชื่อไฟล์ที่สร้างขึ้น โดยปกติบริษัทต่างๆ จะพยายามแก้ปัญหาความแตกแยกระหว่างเอกสารหลายพันฉบับที่ย้ายไปรอบ ๆ แต่ละแผนกโดยกำหนดกฎเกณฑ์และแนวทางสำหรับการตั้งชื่อไฟล์ จดอักขระที่คุ้นเคย เช่น ขีดล่าง ขีดกลาง และจุด
ขอแนะนำให้ใช้ตัวย่อมาตรฐานและชื่อที่สื่อความหมายด้วย อย่าลืมใส่วันที่และเจาะจงถ้าคุณต้องการ เป้าหมายในการตั้งชื่อไฟล์คือการบอกเนื้อหาให้ถูกต้องโดยไม่จำเป็นต้องเปิดไฟล์ คุณสามารถปฏิบัติตามหลักการตั้งชื่อมาตรฐานได้ดังต่อไปนี้:
- ตามวันที่ในเอกสาร
- ตามประเภทเอกสาร และ
- ตามแผนกหรือบริษัท
ตัวอย่างเช่น ถ้าไฟล์เป็นเรื่องเกี่ยวกับจดหมายที่ค้างชำระ คุณสามารถเลือกสิ่งที่จะสอดคล้องกับข้อความของคุณอย่างเหมาะสม หากสิ่งเหล่านี้ดูเหมือนล้นหลาม โปรดจำไว้เสมอว่ารายละเอียดเล็กๆ เหล่านี้จะช่วยคุณในการระบุและเรียกค้นไฟล์
ยังอ่าน: 11 ซอฟต์แวร์ทำลายไฟล์ที่ดีที่สุดสำหรับ Mac ในปี 2021
5. ทำการสำรองไฟล์อย่างสม่ำเสมอ
การสำรองข้อมูลเป็นส่วนสำคัญในการทำให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นและความต่อเนื่อง ปกป้องบริษัทจากเหตุการณ์ที่โชคร้าย เช่น การสูญหายของข้อมูล ซึ่งอาจเป็นผลจากสิ่งต่อไปนี้:
- การโจมตีของมัลแวร์
- ความเสียหายต่อไดรฟ์
- ไดรฟ์จัดเก็บที่ถูกขโมย;
- แรนซัมแวร์โจมตี;
- การแฮ็กบัญชีที่เก็บข้อมูล และ
- การลบไฟล์
สิ่งเหล่านี้สามารถหลีกเลี่ยงได้หากคุณสร้างโปรโตคอลสำรอง เพื่อให้การป้องกันที่เพียงพอสำหรับธุรกิจของคุณ คุณต้องใช้ระบบสำรองข้อมูลที่ครอบคลุมตามกระบวนการเหล่านี้:
- ทำการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
- จัดเก็บข้อมูลบนไดรฟ์และบริการคลาวด์ และ
- มีรหัสผ่านสำหรับโฟลเดอร์และไฟล์
- เก็บไดรฟ์จัดเก็บข้อมูลไว้ในที่ส่วนตัว
หากข้อมูลสูญหายจะส่งผลให้เกิดการแทรกแซงทางธุรกิจ ให้สำรองเอกสารที่จำเป็น ไฟล์ที่ถูกลบสามารถกู้คืนได้ ถ้าคุณติดตั้ง ซอฟต์แวร์กู้คืน. อย่างไรก็ตาม รายละเอียดบางอย่างจากธุรกรรมทางธุรกิจมักจะไม่สามารถกู้คืนได้หากไฟล์จัดเก็บข้อมูลถูกแฮ็ก เสียหาย หรือสูญหาย
6. ลบไฟล์เก่าที่ไม่จำเป็น
การลบไฟล์เก่าอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก อย่างไรก็ตาม คุณต้องพิจารณาว่าเอกสารที่ไม่จำเป็นเหล่านี้เพิ่มความยุ่งเหยิงให้กับระบบไฟล์ที่ยุ่งเหยิงอยู่แล้ว ตรวจสอบหลักเกณฑ์ของบริษัทของคุณเกี่ยวกับการลบไฟล์ และรับรองว่าคุณจะไม่ต้องการใช้งานไฟล์ธุรกิจเหล่านั้นอีก
หากคุณไม่แน่ใจ ให้สร้างโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์รูทของคุณและตั้งชื่อว่า 'ไม่ใช้งาน' หรือ 'เก่า' เก็บไฟล์เก่าเหล่านั้นไว้ในโฟลเดอร์เพื่อความปลอดภัย จนกว่าคุณจะแน่ใจว่าจะไม่ถูกใช้งานอีกต่อไป
7. สร้างทางลัดและรายการโปรด
ฟีเจอร์เหล่านี้ยอดเยี่ยมสำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณใช้ทุกวัน แทนที่จะต้องค้นหาสถานที่จัดเก็บมากมาย ให้พยายามสร้างการเข้าถึงสำหรับไฟล์เหล่านี้ อาจอยู่ใกล้แท็บ Finder สำหรับผู้ใช้ Mac หรือแถบด้านข้าง File Explorer หากคุณใช้พีซี การใช้ตัวเลือกเหล่านี้จะทำให้การค้นหาไฟล์ของคุณเป็นเรื่องง่าย
ยังอ่าน: 22 ตัวอัปเดตไดรเวอร์ฟรีที่ดีที่สุดสำหรับ Windows 10, 8, 7 ในปี 2021 [อัพเดท]
ความคิดปิด: องค์กรคือกุญแจสำคัญ
จำเป็นเสมอที่ต้องจำไว้เสมอว่าดีที่สุดคือให้ไฟล์ของคุณอัปเดตและจัดระเบียบเพื่อรักษาการทำงานร่วมกันทุกที่ที่คุณจัดเก็บเอกสารของคุณ เป้าหมายหลักของคุณที่นี่คือการรับประกันว่าคุณยังสามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้หลังจากสร้างมันขึ้นมาในระบบจัดการไฟล์
นอกจากนี้ การจัดการและการจัดระเบียบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการตั้งค่าสภาพแวดล้อมที่ใช้ร่วมกัน หากเพื่อนร่วมงานของคุณไม่อยู่ใกล้ๆ คุณสามารถค้นหาและเข้าถึงไฟล์ที่สร้างโดยพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว
ในขณะที่คุณทำงานประจำวัน ให้พิจารณาแนวคิดที่กล่าวถึงที่นี่เพื่อจัดเรียงไฟล์ที่คุณมี ในระยะยาวจะสะดวกสำหรับคุณและองค์กรของคุณ