มีเหตุผลเสมอที่จะส่งอีเมลถึงบุคคลต่างๆ นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook
ในฐานะผู้ใช้ Outlook คุณอาจต้องส่งอีเมลที่เป็นทางการหรือส่วนตัวที่สำคัญไปยังบุคคลหลายคน ในสถานการณ์เช่นนี้ การส่งอีเมลทีละรายการจะต้องใช้เวลาและความพยายามมากขึ้น
คุณสามารถตั้งค่ารายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook และขจัดความยุ่งยากในการเพิ่มที่อยู่อีเมลหลายรายการในช่องถึง
แต่ก่อนอื่น เรามาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรายชื่อการแจกจ่ายและความสำคัญกันก่อน
รายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook คืออะไร?
รายชื่อการแจกจ่ายคือรายชื่อผู้ติดต่อหรือที่อยู่อีเมลที่สามารถใช้เพื่อแจกจ่ายหรือส่งอีเมลถึงพวกเขาทั้งหมด
ดังนั้นจึงเป็นกลุ่มที่อยู่อีเมลที่คุณสามารถใช้เพื่อส่งอีเมลได้ รายการเหล่านี้ยังกล่าวถึงใน Outlook เวอร์ชันต่างๆ เช่น รายชื่อผู้ติดต่อ และกลุ่มผู้ติดต่อ
หากคุณมีรายชื่อการแจกจ่าย รายชื่อนั้นจะปรากฏในรายชื่อผู้ติดต่อและสมุดที่อยู่ของคุณ
ทำไมคุณต้องมีรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook?
การส่งอีเมลถึงบุคคลต่างๆ อาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรที่มีพนักงานเป็นร้อยหรือเป็นพันคน
รายชื่อการแจกจ่ายทำให้งานธรรมดาและซ้ำซากโดยอัตโนมัติในการเพิ่มที่อยู่อีเมลทีละรายการ เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการส่งอีเมลไปยังกลุ่มคน
คุณสามารถสร้างรายการครั้งเดียวและใช้เป็นเวลาหลายปี เว้นแต่พนักงานบางคนจะเข้าร่วมหรือออกจากองค์กรหรือทีม
ในกรณีนั้น คุณยังสามารถแก้ไขรายชื่อการแจกจ่ายได้อย่างราบรื่นเพื่อให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ยิ่งไปกว่านั้น รายชื่อการแจกจ่ายยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเพิ่มใครบางคนเป็นผู้รับอีเมลของคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ
ความแตกต่างระหว่างรายชื่อการแจกจ่าย กลุ่มการแจกจ่าย และกลุ่มผู้ติดต่อ
คุณจะพบว่าคำศัพท์ต่างๆ เช่น รายชื่อการแจกจ่ายและกลุ่มผู้ติดต่อใช้แทนกันได้ในระบบนิเวศของ Microsoft หรือ Outlook
แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะมีความหมายเหมือนกัน แต่รายชื่อการแจกจ่ายจะถูกใช้ในแอป Outlook เวอร์ชันเก่า
บางคนอาจใช้คำว่ากลุ่มการแจกจ่ายและรายชื่อผู้ติดต่อเพื่ออ้างถึงรายชื่อการแจกจ่าย
ในกรณีของการสมัครใช้งาน Office 365 รายชื่อการแจกจ่ายจะมีความหมายสำหรับทั้งองค์กร
นอกจากจะได้รับการจัดการจากส่วนกลางแล้ว รายการเหล่านี้ยังได้รับอีเมลจากอีเมลขององค์กรแทนที่จะเป็นอีเมลส่วนตัวอีกด้วย
ในทางกลับกัน คุณสามารถสร้างกลุ่มผู้ติดต่อในบัญชีอีเมล Outlook ส่วนบุคคลได้
การสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook จาก Web App
ขณะเข้าถึง Outlook ของคุณจากเว็บแอป คุณสามารถทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเพิ่มรายชื่อผู้ติดต่อหรือรายชื่อการแจกจ่าย:
- เปิด แนวโน้ม บนเว็บเบราว์เซอร์และคลิกที่ ประชากร ไอคอน.
- คลิกที่ ลูกศรแบบเลื่อนลง ข้าง ติดต่อใหม่ เพื่อเลือก รายชื่อผู้ติดต่อใหม่.
- ป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นบนหน้าจอ
- คุณต้องป้อนชื่อสำหรับรายการ
- เพิ่มที่อยู่อีเมลของทุกคนที่คุณต้องการรวมไว้ในรายชื่อการแจกจ่ายนี้
- หากต้องการ คุณยังสามารถเพิ่มคำอธิบายได้อีกด้วย
- คลิก เสร็จแล้วและคุณเพิ่งสร้างไฟล์ รายการแจกจ่าย Outlook.
- เมื่อส่งอีเมลถึงกลุ่ม ให้เพิ่มชื่อกลุ่มใน ไปที่สนาม.
วิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook Desktop
แม้ว่าคุณจะมีแอป Outlook บน Windows คุณก็สามารถสร้างรายชื่อการแจกจ่ายที่เรียกว่ากลุ่มที่ติดต่อได้อย่างง่ายดาย ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนด่วนในการสร้างรายชื่อการแจกจ่าย Outlook ที่นั่น:
- เปิด แอป Outlook และเลือก ประชากร แท็บ
- คลิกที่ ติดต่อใหม่ ลูกศรแบบเลื่อนลง
- เลือก ติดต่อกลุ่ม.
- คุณจะเห็นหน้าต่างใหม่สำหรับกลุ่มหรือรายการนั้น
- ใน ช่องชื่อให้เพิ่มชื่อรายการ
- คลิกที่ เพิ่มสมาชิก ปุ่ม.
- เลือกจากที่ไหน (ผู้ติดต่อ Outlook, สมุดรายชื่อ, ผู้ติดต่อทางอีเมล) คุณต้องการเพิ่มคนในกลุ่มนี้
- เลือกบุคคลแล้วคลิก สมาชิก ปุ่มเพื่อเพิ่มลงในรายการ
- หากต้องการเลือกหลายคนพร้อมกัน ให้กดปุ่ม Ctrl ขณะเลือกชื่อทั้งหมด
- เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก ตกลง เพื่อกลับไปยัง ติดต่อกลุ่ม หน้าต่าง.
- คลิก บันทึกและปิด เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
วิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook สำหรับ Mac
คุณลักษณะรายชื่อการแจกจ่ายของ Outlook ยังมีให้สำหรับผู้ใช้ Mac ดังนั้น คุณสามารถสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook Mac ด้วยขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิด Outlook สำหรับ Mac และเลือก ประชากร.
- เลือก รายชื่อผู้ติดต่อใหม่ ภายใต้ บ้าน แท็บ
- กำหนดชื่อให้กับรายการ
- คลิกที่ เพิ่ม ปุ่ม และพิมพ์ตัวอักษรสองสามตัวแรกของชื่อผู้ติดต่อที่คุณต้องการรวม
- เลือกชื่อนั้นเพื่อเพิ่ม
- พิมพ์ที่อยู่อีเมลเพื่อเพิ่มบุคคลที่ไม่ได้อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อ
- คลิก บันทึกและปิด ปุ่มเมื่อเพิ่มชื่อทั้งหมดสำเร็จ
บทสรุป
ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook แล้ว คุณสามารถส่งอีเมลของคุณไปยังคนจำนวนมากได้อย่างราบรื่น
ไม่ว่าคุณจะใช้ Windows หรือ Mac การทำตามขั้นตอนของเราจะช่วยคุณสร้างรายชื่อการแจกจ่าย Outlook
คุณสามารถแสดงความคิดเห็นเพื่อแบ่งปันประสบการณ์ของคุณเกี่ยวกับการตั้งค่ารายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook หลังจากสร้างรายการแล้ว คุณอาจต้องการ แบ่งปันรายชื่อผู้ติดต่อ กับผู้ใช้ Outlook รายอื่น