วิธีเปรียบเทียบข้อความใน Excel: 8 วิธีที่ดีที่สุด

หากคุณต้องจัดการกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ในสเปรดชีต Excel และจำเป็นต้องล้างฐานข้อมูลเพื่อหารายการที่ซ้ำกัน คุณสามารถใช้เทคนิคต่อไปนี้เพื่อเปรียบเทียบข้อความใน Excel

สเปรดชีต Excel ไม่ได้มีไว้สำหรับดูแลบัญชีการเงิน สมุดรายชื่อ หรือฐานข้อมูลข้อความเท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน นอกจากนี้ คุณสามารถใช้สูตรง่ายๆ และฟังก์ชันเชิงตรรกะของเวิร์กชีต Excel เพื่อเปรียบเทียบเซลล์และช่วงเซลล์เพื่อค้นหาค่าเฉพาะที่คุณต้องการ

แม้ว่าคุณจะสามารถขูดดูแผ่นงานทั้งหมดเพื่อดูค่าที่ซ้ำกันหรือค่าเป้าหมายได้ แต่อาจไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมที่สุดเมื่อแผ่นงาน Excel มีรายการหลายพันรายการ นอกจากนี้ ฟังก์ชันการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขที่หลากหลายยังช่วยให้คุณไฮไลต์เซลล์โดยอัตโนมัติเมื่อตรวจพบค่าที่คุณต้องการ

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีเปรียบเทียบข้อความใน Excel คุณจะพบวิธีที่ Excel เปรียบเทียบข้อความในสองคอลัมน์โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข มาขุดกันเถอะ!

อาจมีเหตุผลมากมายในการเปรียบเทียบข้อความในฟังก์ชัน Excel อย่างไรก็ตาม สิ่งต่อไปนี้คือสิ่งที่พบบ่อยที่สุดในชีวิตส่วนตัวและอาชีพของคุณ:

• คุณดำเนินธุรกิจและสร้างฐานข้อมูล Excel แยกต่างหากสำหรับลูกค้าจากทั้ง 50 รัฐของสหรัฐอเมริกา ตอนนี้มีคนผสมชื่อลูกค้า ที่นี่ แทนที่จะขัดแผ่นงานด้วยตนเอง คุณสามารถใช้ข้อความเปรียบเทียบใน Excel เพื่อค้นหาชื่อลูกค้าที่ปะปนกันระหว่าง 50 สถานะ
• ธุรกิจของคุณมีสองฐานข้อมูลแยกกันสำหรับที่อยู่ในบัญชีดำและที่อนุญาตพิเศษสำหรับการจัดส่งสินค้าจากร้านค้าอีคอมเมิร์ซของคุณ พนักงานผสมที่อยู่ ในสถานการณ์เลวร้ายนี้ คุณสามารถใช้ฟังก์ชันเปรียบเทียบสตริงของ Excel
• คุณสร้างรายการซื้อของชำสำหรับทั้งเดือนและผสมรายการกับของชำบางรายการที่คุณได้รับเมื่อเดือนที่แล้ว ที่นี่คุณสามารถใช้ข้อความเปรียบเทียบใน Excel
• ถ้าคุณเป็นครูมัธยมปลายและต้องการประเมินคำตอบของนักเรียนต่อคำถามโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้สตริง Excel เพื่อเปรียบเทียบคอลัมน์และแถวได้
• เพื่อจุดประสงค์ในการโปรโมตธุรกิจ คุณกำลังแจกรหัสส่วนลดให้กับลูกค้าหลายพันราย ตอนนี้ คุณต้องการกำหนดเป้าหมายใหม่ไปยังลูกค้าที่ใช้รหัสส่วนลดเพื่อนำเสนอผลิตภัณฑ์ระดับพรีเมียมและการสมัครสมาชิก คุณสามารถใช้ Excel เปรียบเทียบข้อความในฟังก์ชันสองคอลัมน์เพื่อจับคู่ชื่อลูกค้าที่ใช้รหัสโปรโมชันจากฐานข้อมูลหลักของลูกค้าที่คุณส่งอีเมลโปรโมชันไปให้

อาจมีเหตุผลอื่นอีกมากมายในการเปรียบเทียบค่าและข้อความใน Excel ไม่ว่าเหตุผลคืออะไรคุณจะพบว่าแปดวิธีต่อไปนี้สำหรับ Excel เปรียบเทียบข้อความในสองคอลัมน์ที่มีประโยชน์:

ตัวอย่างเช่น คุณเพียงแค่ต้องเปรียบเทียบข้อมูลสองคอลัมน์เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีวัสดุสิ้นเปลืองทั้งหมดที่คุณต้องการ ที่นี่ คุณสามารถจับคู่วัสดุสิ้นเปลืองที่ขอกับของที่จัดส่งโดยใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบที่ไม่คำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและใหญ่ เท่ากับ

ดังนั้น คุณสามารถคัดลอกข้อมูลอ้างอิงจากแอปหนึ่งและวางข้อมูลนั้นภายใต้คอลัมน์อ้างอิงหรือวัสดุสิ้นเปลืองที่ร้องขอ จากนั้น คุณสามารถนำเข้าข้อมูลเป้าหมายจากแอปอื่น และวางข้อมูลภายใต้คอลัมน์เป้าหมายหรือวัสดุที่ได้รับ

คุณไม่จำเป็นต้องคิดเกี่ยวกับการจับคู่กรณีและค่าของข้อความในเซลล์ แม้ว่าคุณกำลังนำเข้าข้อมูลจากแอปต่างๆ นี่คือวิธีการทำงานของการเปรียบเทียบโดยไม่คำนึงถึงขนาดตัวพิมพ์:

• คัดลอกและวางสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ที่คุณต้องการผลการเปรียบเทียบ:

=A2=B2

• ตี เข้า และ Excel จะแสดง True หรือ False ขึ้นอยู่กับข้อมูลอ้างอิงและข้อมูลเป้าหมาย

• หากสูตรดูดี ให้คัดลอกและวางลงในคอลัมน์ทั้งหมดเพื่อรับแนวคิดทันทีเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับเทียบกับสินค้าที่สั่งซื้อ

ลองพิจารณาว่าคุณกำลังทำงานในโครงการที่การพิจารณาตัวพิมพ์เล็กและใหญ่มีความสำคัญเมื่อจับคู่ค่าระหว่างคอลัมน์ในเวิร์กชีต Excel ในสถานการณ์สมมตินี้ คุณไม่สามารถใช้ตัวดำเนินการเท่ากับเพื่อเปรียบเทียบข้อความใน Excel

ในสถานการณ์ที่ละเอียดอ่อนนี้ คุณสามารถใช้สูตร EXACT ดังที่แสดงด้านล่าง:

• สร้างส่วนหัวของคอลัมน์ที่เหมาะสมและป้อนข้อมูลอ้างอิงในแถวด้านล่างคอลัมน์
• ในทำนองเดียวกัน ให้สร้างคอลัมน์ข้อมูลที่จะประเมินข้างคอลัมน์แรกและเติมข้อมูลในแถวด้านล่าง

• เสร็จแล้วใส่ เครื่องหมายเท่ากับ (=) ในเซลล์ที่คุณต้องการให้ผลลัพธ์การเปรียบเทียบเป็น TRUE หรือ Fales แล้วพิมพ์สูตรต่อไปนี้:

=EXACT(B2,C2) (สำหรับแผ่นงานเดียวกัน)

=EXACT(Sheet8!B2,Sheet9!C2) (สำหรับแผ่นงานที่แตกต่างกัน)

• คุณยังสามารถเลือกข้อมูลอ้างอิงหรือเป้าหมายจากแผ่นงานอื่นของสมุดงาน Excel เดียวกัน
• ตี เข้า และคุณจะได้รับการเปรียบเทียบอย่างรวดเร็วโดยพิจารณาจากตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กของข้อความที่กำหนด

พิจารณาว่าคุณต้องการใช้สูตรที่แน่นอนหรือตัวดำเนินการเท่ากับเพื่อเปรียบเทียบข้อความ แต่คุณไม่ต้องการเห็น TRUE หรือ FALSE เป็นผลการเปรียบเทียบ อันที่จริง คุณต้องการแสดงข้อความแบบ Matched และ Not Matched ในกรณีนั้น คุณสามารถซ้อนสูตรใดๆ ข้างต้นไว้ในฟังก์ชัน IF ตามที่ระบุไว้ด้านล่าง:

• ป้อน เครื่องหมายเท่ากับ (=) และเริ่มสูตรด้วย ถ้า.
• จากนั้นป้อนสูตรใดๆ ข้างต้นเป็นโจทย์เชิงตรรกะของฟังก์ชัน IF
• หลังจากการท้าทายเชิงตรรกะ ให้ป้อนข้อความที่จะแสดง เช่น จับคู่ ภายในเครื่องหมายคำพูด

• ใส่เครื่องหมายจุลภาคแล้วใส่ข้อความอื่นที่คุณต้องการให้ Excel แสดงหากความท้าทายเชิงตรรกะล้มเหลว ในกรณีนี้, ไม่ตรงกัน ล้อมรอบด้วยคำพูด
• ดังนั้น สูตรสุดท้ายจะเป็นดังที่แสดงด้านล่าง:

=IF(EXACT(B2,C2),"ตรงกัน","ไม่ตรงกัน")

ตัวอย่างเช่น คุณต้องค้นหาชื่อของผู้ที่ได้รับการคัดเลือกจากกลุ่ม A ที่นี่ คุณต้องจับคู่ชื่อในกลุ่ม A กับชื่อในคอลัมน์ของผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือกทั้งหมด

ที่นี่ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP เพื่อให้ Excel เปรียบเทียบข้อความในสองคอลัมน์ได้อย่างง่ายดาย นี่คือวิธีการ:

• คอลัมน์แรกของแผ่นงานควรมีชื่อจาก กลุ่มเอ.
• ในคอลัมน์ถัดไป คุณสามารถคัดลอกและวางชื่อของผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือก

• ในคอลัมน์นอกสุดจะแสดงผลการเปรียบเทียบซึ่งจะแสดงชื่อผู้ผ่านการคัดเลือกในรอบแรก
• ตอนนี้ เพียงคัดลอกและวางสูตรต่อไปนี้ที่คุณต้องการรายการเปรียบเทียบ กลุ่มเอ ชื่อจาก ชื่อสั้น ๆ.

=VLOOKUP(A2,$C2:2:15,1 ดอลลาร์แคนาดา เป็นเท็จ)

• เพื่อแทนที่ #ไม่มี ข้อผิดพลาดกับข้อความล้มเหลว ใช้สูตรนี้ด้านล่าง:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,เป็นเท็จ),“ล้มเหลว”)

ลองพิจารณาดู คุณเป็นผู้ประสานงานกิจกรรมสำหรับการประชุมทางเทคโนโลยี คุณต้องจับคู่ผู้เข้าร่วมกับรายชื่อบุคคลที่ลงทะเบียนเพื่อส่งใบรับรองให้กับบุคคลที่เข้าร่วมสัมมนาเท่านั้น ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถทำได้โดยใช้สูตร VLOOKUP และ IFNA ซึ่งคุณกำลังเปรียบเทียบข้อความระหว่างสองคอลัมน์:

• สร้างส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับ ลงทะเบียนแล้ว และใส่ชื่อในแถวด้านล่าง
• ทางด้านขวาของคอลัมน์นี้ ให้สร้างอีกคอลัมน์หนึ่งสำหรับบุคคลที่เข้าร่วมการสัมมนาจริงๆ

• ในคอลัมน์ที่สาม ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:C$15,1,เท็จ),“ขาด”)

• คัดลอกและวางสูตรด้านล่างเพื่อรับสถานะปัจจุบันหรือไม่อยู่ของบุคคลที่ลงทะเบียน

Excel จะจับคู่ชื่อที่ลงทะเบียนจากคอลัมน์อ้างอิงเพื่อแสดงผลในคอลัมน์ที่สามที่คุณต้องการชื่อ นอกจากนี้ สูตร IFNA จะช่วยให้แน่ใจว่าข้อผิดพลาด #N/A ปรากฏขึ้นหรือไม่ Excel จะแทนที่รหัสข้อผิดพลาดด้วยข้อความ "ขาด"

สมมติว่าคุณต้องการเปรียบเทียบข้อความระหว่างคอลัมน์ A และ B แต่คุณไม่ได้มองหาการจับคู่แบบสัมบูรณ์ ในสถานการณ์นี้ คุณต้องใช้สูตร FIND ตามที่ระบุไว้ด้านล่าง:

• ใส่ข้อมูลข้อความอ้างอิงภายใต้ คอลัมน์ ก และข้อมูลเป้าหมายใน คอลัมน์ B.

• ใน คอลัมน์ Cให้ป้อนสูตรต่อไปนี้เพื่อค้นหาและแสดงค่าสำหรับการเปรียบเทียบข้อความบางส่วนใน Excel:

=ค้นหา(C2,A2) 

• เดอะ หา ฟังก์ชันส่งคืนข้อผิดพลาดที่ไม่พบการจับคู่บางส่วน ฉันซ้อน หา ฟังก์ชั่นภายใน ISNUMBER การทำงาน. ตอนนี้สูตรจะแสดง จริง เมื่อมีการจับคู่บางส่วนและ เท็จ เมื่อไม่มีการแข่งขันเลย

=ISNUMBER(ค้นหา(C2,A2))

พิจารณาว่าคุณอยู่ในสำนักงานที่คุณรับผิดชอบในการตรวจสอบการซื้อทั้งหมด คุณได้รับข้อกำหนดการซื้อที่แตกต่างกันจากแผนกต่างๆ ของธุรกิจ เป็นหน้าที่ของคุณที่จะต้องแน่ใจว่าองค์กรของคุณไม่ได้ส่งใบสั่งซื้อสำหรับรายการที่ซ้ำกัน

ในสถานการณ์สมมตินี้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขของ Excel สามารถเปรียบเทียบข้อมูลตั้งแต่สองคอลัมน์ขึ้นไปและเน้นเซลล์ที่มีค่าซ้ำกัน ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อฝึกฝนเคล็ดลับการเปรียบเทียบข้อความใน Excel:

• รวบรวมฐานข้อมูลข้อความที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
• เลือกช่วงทั้งหมดแล้วคลิก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข บน บ้าน เมนูของริบบิ้น Excel

• ในรายการแบบหล่นลง ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่ เน้นกฎของเซลล์ ตัวเลือก.

• กฎหลายเซลล์จะปรากฏขึ้น เลือก ค่าที่ซ้ำกัน.
• ในป๊อปอัพค่าที่ซ้ำกัน คุณสามารถเลือกรูปแบบการเน้นสีได้โดยคลิกที่ ค่ากับรายการแบบเลื่อนลง.

หากคุณต้องการค้นหาชุดข้อความภายในกลุ่มข้อความ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน SEARCH ดังที่แสดงไว้ที่นี่:

• สร้างคอลัมน์ข้อความสำหรับอ้างอิงและอีกคอลัมน์สำหรับข้อความทดสอบ
• ตอนนี้ ป้อนสูตรต่อไปนี้ในคอลัมน์ที่สาม:

=ค้นหา(C2,A2)

• ตี เข้า. ตอนนี้ คัดลอกและวางสูตรในเซลล์ของคอลัมน์ที่สาม

• กด เข้า เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้น

Excel จะแสดงหมายเลขอักขระจากตำแหน่งที่พบการจับคู่สำหรับข้อความทดสอบในคอลัมน์อ้างอิง

อาจมีสูตรอื่นๆ อีกมากมายและสูตรที่ซ้อนกันเพื่อจับคู่ข้อความระหว่างเซลล์หรือคอลัมน์ตั้งแต่สองเซลล์ขึ้นไปใน Excel แต่วิธีที่ง่ายและใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดคือวิธีที่กล่าวถึงข้างต้นในบทความนี้

หากคุณทราบวิธีอื่นๆ ในการเปรียบเทียบข้อความใน Excel อย่าลืมพูดถึงวิธีการในช่องความคิดเห็นด้านล่าง ในระหว่างนี้ คุณสามารถเรียนรู้ วิธีใช้สูตร IF-THEN ของ Excel.