คู่มือนี้ประกอบด้วยคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรและคุณลักษณะการขยายเก็บถาวรอัตโนมัติ (หรือที่รู้จักกันว่า "การเก็บถาวรในสถานที่") ใน Office 365 Exchange Online เพื่อแก้ไขปัญหา "กล่องจดหมายของคุณเต็ม" เมื่อกล่องจดหมายไปถึง 50GB.
ขนาดกล่องจดหมายสูงสุดเริ่มต้นใน Microsoft 365 Exchange Online คือ 50 GB เว้นแต่คุณจะเพิ่มเป็น 100 GB โดยชำระเงิน สำหรับสิทธิ์การใช้งาน Exchange Online Plan 2 หรือโดยการเปิดใช้งาน Exchange Online Archiving (หรือที่เรียกว่า "Exchange Mailbox Archiving") สำหรับ ฟรี.
การเก็บถาวรกล่องจดหมาย ใน Microsoft 365 หรือที่เรียกว่า "In-Place Archiving" ให้พื้นที่เพิ่มเติม 50 GB แก่ผู้ใช้และพื้นที่เกือบไม่จำกัด (1.5 TB) หากคุณเปิดใช้งานคุณลักษณะ "การขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติ"
หลังจากเปิดใช้งานการเก็บถาวรกล่องจดหมาย ผู้ใช้จะเห็นว่ามีการสร้างโฟลเดอร์กล่องจดหมายเพิ่มเติมที่เรียกว่า "In-Place Archive" ซึ่งผู้ใช้สามารถบันทึกข้อความจากกล่องจดหมายหลักโดยใช้ Outlook บนเดสก์ท็อปหรือบน Outlook เว็บ
นอกจากนี้ หากคุณเปิดใช้งาน "เก็บอัตโนมัติขยายคุณลักษณะ " จากนั้นเมื่อกล่องจดหมาย "เก็บถาวร" หลักถึงขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูล (เช่น 50GB) เพิ่มเติม พื้นที่จัดเก็บจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ และกระบวนการนี้จะดำเนินต่อไปจนกว่าจะถึงที่เก็บถาวรของกล่องจดหมาย 1.5 เทราไบต์
- เปิดใช้งานการเก็บถาวรในสถานที่และการขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติในผู้ใช้บางราย
- เปิดใช้งานการเก็บถาวรในสถานที่และการขยายการเก็บถาวรโดยอัตโนมัติในผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณ
วิธีเปิดใช้งานกล่องจดหมาย "เก็บถาวร" และฟีเจอร์ "ขยายเก็บถาวรอัตโนมัติ" สำหรับผู้ใช้เฉพาะใน Microsoft 365
ขั้นตอนที่ 1. เปิดใช้งานกล่องจดหมายการเก็บถาวรในสถานที่สำหรับผู้ใช้ใน Exchange Online Admin Center
หากต้องการเปิดใช้งานกล่องจดหมายเก็บถาวรสำหรับผู้ใช้เฉพาะในองค์กรของคุณ ให้ทำดังต่อไปนี้:
1. นำทางไปยัง พอร์ทัลผู้ดูแลระบบ Office365คลิก แสดงทั้งหมด แล้วคลิก แลกเปลี่ยน.
2. ใน 'ศูนย์การจัดการ Exchange' ให้ไปที่ ผู้รับ > กล่องจดหมาย.
3. คลิกผู้ใช้ที่คุณต้องการเปิดใช้งานกล่องจดหมาย "เก็บถาวร"
4ก. เลือก คนอื่น แท็บแล้วคลิก จัดการการเก็บถาวรกล่องจดหมาย
4ข.เปิด ที่เก็บถาวรของกล่องจดหมายแล้วคลิก บันทึก.
ขั้นตอนที่ 2. เปิดใช้งานการขยายการเก็บถาวรโดยอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้ใน Exchange Online PowerShell
วิธีเดียวในการเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้เฉพาะคือโดยการเชื่อมต่อกับ Exchange Online จาก PowerShell เมื่อต้องการเชื่อมต่อกับ Microsoft 365 Exchange Online ให้ใช้ขั้นตอนเหล่านี้:
* บันทึก: ข้ามขั้นตอนที่ 1-3 หากคุณได้ติดตั้งโมดูล Exchange Online Management แล้ว
1. ดาวน์โหลดและติดตั้ง Microsoft .NET Framework 4.6.2 หรือใหม่กว่า.
2. เปิด PowerShell ในฐานะผู้ดูแลระบบ
3. ติดตั้ง เดอะ โมดูลการจัดการ Exchange Online โดยใช้คำสั่งต่อไปนี้แล้วกด "ก" เมื่อได้รับแจ้ง:
- ติดตั้งโมดูล - ชื่อ ExchangeOnlineManagement - รุ่นที่จำเป็น 3.1.0
4ก. เชื่อมต่อกับ Exchange ออนไลน์โดยใช้ชื่อผู้ใช้ของผู้ดูแลระบบ (ที่อยู่อีเมล) ด้วยคำสั่งต่อไปนี้:
- Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName ชื่อผู้ใช้@example.com -ShowProgress $จริง
4ข. ในหน้าต่างป๊อปอัปให้พิมพ์ข้อมูลประจำตัวของผู้ดูแลระบบแล้วคลิก ตกลง.
5. หลังจากเชื่อมต่อกับ Exchange ออนไลน์ผ่าน PowerShell ให้คำสั่งต่อไปนี้เพื่อเปิด "การขยายการเก็บถาวรอัตโนมัติ" สำหรับผู้ใช้ที่คุณต้องการ:
เปิดใช้งานกล่องจดหมาย [email protected] -AutoExpandingArchive
6. หากต้องการตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติกับผู้ใช้ ให้ป้อนคำสั่งนี้:*
รับกล่องจดหมาย [email protected] | FL AutoExpandingArchive เปิดใช้งานแล้ว
* หมายเหตุ:
1. ค่าของ จริง ถัดจาก "AutoExpandingArchiveEnabled" ระบุว่ามีการเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้
2. เมื่อเสร็จแล้ว ให้ยกเลิกการเชื่อมต่อจาก Exchange Online โดยใช้คำสั่งนี้:
ตัดการเชื่อมต่อ ExchangeOnline
7. เสร็จแล้ว! หลังจากนั้นไม่กี่ชั่วโมง คุณจะเห็นโฟลเดอร์ "In-Place Archive" ในกล่องจดหมายของผู้ใช้ หากไม่เกิดขึ้นหลังจากผ่านไป 24 ชั่วโมง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนข้างต้นอย่างถูกต้อง
วิธีเปิดใช้งานกล่องจดหมาย "เก็บถาวร" & "ขยายเก็บอัตโนมัติ" ในองค์กรทั้งหมดของคุณใน Microsoft 365 (Office 365)
ขั้นตอนที่ 1. เชื่อมต่อกับ Exchange Online จาก PowerShell
เมื่อต้องการเชื่อมต่อกับ Microsoft 365 Exchange Online ให้ใช้ขั้นตอนเหล่านี้:
* บันทึก: ข้ามขั้นตอนที่ 1-3 หากคุณได้ติดตั้งโมดูล Exchange Online Management แล้ว
1. ดาวน์โหลดและติดตั้ง Microsoft .NET Framework 4.6.2 หรือใหม่กว่า.
2. เปิด PowerShell ในฐานะผู้ดูแลระบบ
3. ติดตั้ง เดอะ โมดูลการจัดการ Exchange Online โดยใช้คำสั่งต่อไปนี้แล้วกด "ก" เมื่อได้รับแจ้ง:
- ติดตั้งโมดูล - ชื่อ ExchangeOnlineManagement - รุ่นที่จำเป็น 3.1.0
4ก. เชื่อมต่อกับ Exchange ออนไลน์โดยใช้ชื่อผู้ใช้ของผู้ดูแลระบบ (ที่อยู่อีเมล) ด้วยคำสั่งต่อไปนี้:
- Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName ชื่อผู้ใช้@example.com -ShowProgress $จริง
4ข. ในหน้าต่างป๊อปอัปให้พิมพ์ข้อมูลประจำตัวของผู้ดูแลระบบแล้วคลิก ตกลง.
ขั้นตอนที่ 2. เปิดใช้งานกล่องจดหมายการเก็บถาวรในสถานที่สำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กร
หลังจากเชื่อมต่อกับ Exchange แบบออนไลน์ผ่าน PowerShell ให้คำสั่งต่อไปนี้เพื่อเปิดใช้กล่องจดหมาย "เก็บถาวร" ในองค์กรทั้งหมดของคุณ
- รับกล่องจดหมาย - ตัวกรอง {ArchiveGuid -Eq "00000000-0000-0000-0000-000000000000" -AND RecipientTypeDetails -Eq "UserMailbox"} | เปิดใช้งานกล่องจดหมาย - เก็บถาวร
ขั้นตอนที่ 3 เปิดใช้การขยายการเก็บถาวรโดยอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กร
1. กำหนดคำสั่งต่อไปนี้ใน PowerShell เพื่อเปิดใช้งานการขยายการเก็บถาวรโดยอัตโนมัติสำหรับทั้งองค์กรของคุณ:
- ตั้งค่า OrganizationConfig -AutoExpandingArchive
2. จากนั้นให้คำสั่งต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบว่าเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบขยายอัตโนมัติ: *
- รับ OrganizationConfig | FL AutoExpandingArchive เปิดใช้งานแล้ว
* หมายเหตุ:
1. หากค่าของ "AutoExpandingArchiveEnabled" คือ จริง ซึ่งหมายความว่ามีการเปิดใช้การขยายการเก็บถาวรโดยอัตโนมัติสำหรับองค์กร
2. เมื่อเสร็จแล้ว ให้ยกเลิกการเชื่อมต่อจาก Exchange Online โดยใช้คำสั่งนี้:
ตัดการเชื่อมต่อ ExchangeOnline
3. เสร็จแล้ว! หลังจากนั้นไม่กี่ชั่วโมง คุณจะเห็นโฟลเดอร์ "In-Place Archive" ปรากฏขึ้นในกล่องจดหมายของผู้ใช้ หากสิ่งนี้ไม่เกิดขึ้นหลังจากผ่านไป 24 ชั่วโมง (อย่างน้อยสำหรับผู้ใช้บางราย) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำตามขั้นตอนข้างต้นอย่างถูกต้อง
แค่นั้นแหละ! แจ้งให้เราทราบหากคำแนะนำนี้ช่วยคุณได้โดยการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ โปรดชอบและแบ่งปันคำแนะนำนี้เพื่อช่วยเหลือผู้อื่น