บันทึกย่อการประชุมร่วมกันกำลังเปิดตัวให้กับลูกค้า Teams และพวกเขาทำสิ่งที่พวกเขาพูดในกระป๋อง
การสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์เป็นพื้นที่สำคัญสำหรับสภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสาน และเป็นสิ่งสำคัญที่ซอฟต์แวร์อย่าง Microsoft Teams จะต้องตอบสนองความต้องการนี้ ไมโครซอฟท์ อัปเดต Teams ด้วยฟีเจอร์ใหม่เป็นประจำ และการปรับปรุงเพื่อดึงดูดผู้ใช้ใหม่ต่อไป ขณะนี้ได้เพิ่มฟังก์ชันที่มีประโยชน์มากให้กับ Teams ในรูปแบบของบันทึกย่อการประชุมร่วมกัน
ขณะนี้ผู้ใช้ Microsoft Teams Public Preview สามารถใช้ประโยชน์ได้แล้ว บันทึกความร่วมมือ ในการประชุม พวกเขาทำในสิ่งที่พวกเขาพูดบนกระป๋องในแง่ที่ว่าพวกเขาอนุญาตให้คุณแบ่งปันและทำงานร่วมกัน ในบันทึกย่อการประชุมในที่เดียว แทนที่จะให้คุณจดบันทึกในแชทหรือแยกจากกัน แอป. โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้การดำเนินการประชุมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสำหรับทุกคน
ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันเพื่อจดบันทึก สร้างกำหนดการ และสร้างรายการการดำเนินการผ่านบันทึกการทำงานร่วมกัน นอกจากนี้ งานใดๆ ที่ได้รับมอบหมายโดยใช้บันทึกการทำงานร่วมกันจะถูกซิงโครไนซ์โดยอัตโนมัติกับแอปงานใน Teams, To Do และ Planner เพื่อการติดตามรายการการดำเนินการที่ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถใช้ส่วนประกอบ Microsoft Loop ใน Teams เพื่อให้ผู้ใช้สามารถทำงานร่วมกันภายในข้อความแชทได้ ซึ่งช่วยให้ทุกคนอัปเดตข้อมูลได้ เนื่องจากโน้ตจะซิงโครไนซ์กับทุกอุปกรณ์
หากต้องการใช้บันทึกการประชุมร่วมกัน ให้กำหนดเวลาการประชุมใน Teams และเพิ่มวาระการประชุมที่เกิดซ้ำสำหรับการประชุมทั้งหมดโดยคลิกที่ เพิ่มกำหนดการที่ทุกคนแก้ไขได้ ตัวเลือกที่อยู่ด้านล่างของแบบฟอร์ม หลังจากที่คุณเข้าร่วมการประชุม Teams แล้ว ให้คลิก หมายเหตุ ปุ่มในแถบเครื่องมือด้านบนเพื่อเข้าถึงบันทึกการทำงานร่วมกันในบานหน้าต่างแยกต่างหาก คุณสามารถตรวจสอบหรือสร้างกำหนดการในบานหน้าต่างนี้ ควบคู่ไปกับการจดบันทึกและติดตามงาน ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ หากคุณได้รับมอบหมายงาน งานนั้นจะซิงโครไนซ์โดยอัตโนมัติกับแอปงานใน Teams, Planner และ To Do และคุณจะได้รับอีเมลเกี่ยวกับการมอบหมายด้วย โน้ตยังสามารถซิงค์โดยตรงกับ OneNote ของคุณในขณะที่ Loop ช่วยให้คุณดูได้ตลอดเวลาโดยตรงใน Teams
เนื่องจากฟีเจอร์นี้อยู่ในการแสดงตัวอย่างแบบสาธารณะ จึงเข้าใจปัญหาบางอย่างที่ทราบแล้ว ซึ่งรวมถึงผู้ใช้ภายนอกและผู้เยี่ยมชมที่ไม่สามารถเข้าถึงบันทึกการประชุมได้เลย และข้อความแสดงข้อผิดพลาดหาก คุณเข้าร่วมการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 100 คน หรือหากคุณเป็นผู้เข้าร่วมประชุม 300 คนที่รวม งาน ยิ่งไปกว่านั้น หากคุณต้องการแท็กใครบางคนด้วยบันทึกย่อที่เปิดใน Microsoft 365 คุณต้องให้สิทธิ์การเข้าถึงผ่าน แชร์และแจ้งเตือน กล่องโต้ตอบ
ในทำนองเดียวกันก็มีข้อจำกัดหลายประการเช่นกัน ไม่รองรับบันทึกการประชุมในการโทรแบบ 1:1 การประชุมช่องทาง และตัวเลือก "ประชุมทันที" นอกจากนี้ บันทึกการประชุมยังใช้งานไม่ได้ในแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ในขณะนี้ การใช้งานดังกล่าวมีการวางแผนเพื่อเปิดตัวในเดือนสิงหาคม 2023 สุดท้ายนี้ Microsoft ได้ตั้งข้อสังเกตว่า "หากเจ้าของการประชุมใช้กล่องจดหมายที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ภายในองค์กร จะไม่สามารถเพิ่มบันทึกย่อสำหรับการทำงานร่วมกันไปยังการประชุมได้ในขณะที่จัดกำหนดการ หากต้องการเพิ่มบันทึกสำหรับการทำงานร่วมกัน เจ้าของการประชุมจะต้องส่งคำเชิญเข้าร่วมการประชุมก่อน แล้วจึงเพิ่มบันทึกย่อสำหรับการทำงานร่วมกันในภายหลัง"
ในแง่ของความพร้อมใช้งาน บันทึกการประชุมสามารถใช้ได้เฉพาะลูกค้า Teams Public Preview ที่ใช้ Windows, macOS หรือ Teams เวอร์ชันเว็บ ในกรณีที่คุณไม่เห็นตัวเลือกสำหรับบันทึกการประชุม นี่คือสิ่งที่ผู้ดูแลระบบไอทีและผู้ใช้ปลายทางจะต้องทำเพื่อเปิดใช้งานบันทึกการประชุม:
- ถ้า ติดตาม Office Preview เลือกตัวเลือกนี้ไว้ ซึ่งจะเปิดใช้งานคุณลักษณะ Teams Public Preview โดยอัตโนมัติสำหรับผู้ใช้ที่ลงทะเบียนในช่องทางปัจจุบันของ Office (การแสดงตัวอย่าง) ผู้ใช้ปลายทางไม่ต้องดำเนินการใดๆ อีกต่อไป
- ถ้า เปิดใช้งาน ตัวเลือกถูกเลือก ผู้ใช้ต้องด้วย เข้าร่วมการแสดงตัวอย่างสาธารณะของ Teams ในแอป Teams เพื่อเข้าถึงฟีเจอร์ Teams Public Preview
- ถ้า ถูกบังคับ เลือกตัวเลือกนี้ไว้ ซึ่งจะเปิดใช้งาน Teams Public Preview สำหรับผู้ใช้ปลายทางโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ปลายทางไม่ต้องดำเนินการใดๆ อีกต่อไป
แน่นอนว่า ขณะนี้บันทึกการประชุมอยู่ในการแสดงตัวอย่างแบบสาธารณะเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ให้คำติชม Microsoft โดยตรงผ่านทาง ช่วยเหลือ > แสดงความคิดเห็น ปุ่มในแอป Teams