ลองนึกภาพว่าคุณรับผิดชอบโครงการต่างๆ ในที่ทำงานของคุณ และคุณต้องตอบกลับอีเมลต่างๆ เกี่ยวกับโครงการ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกโครงการที่มีความสำคัญมาก บางโครงการอาจเป็นโครงการพัฒนาชุมชนที่บริษัทไม่รีบดำเนินการ แต่มีอีเมลเข้ามาและรบกวนกล่องจดหมายของคุณ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่สามารถบอกได้ว่าควรตอบกลับอีเมลใดก่อน กลายเป็นงานที่น่าเบื่อที่จะจัดเรียงอีเมลที่มองหาอีเมลสำคัญที่จะตอบกลับในขณะที่ทิ้งอีเมลที่ไม่สำคัญไว้ในภายหลัง
Gmail ได้แก้ไขปัญหานี้โดยให้ผู้ใช้กับ ป้าย เป็นวิธีการจัดระเบียบกล่องจดหมายของพวกเขา ผู้ให้บริการอีเมลรายอื่นๆ เช่น Outlook, use โฟลเดอร์ ซึ่งทำหน้าที่คล้ายกับป้ายกำกับ ป้ายกำกับช่วยให้ผู้ใช้ Gmail สามารถจัดหมวดหมู่อีเมลของตนได้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่น หากฉันทำงานร่วมกับทีมต่างๆ ในสองโครงการ เช่น "การรื้อถอนเครื่องสูบน้ำเพื่อการบริการ" และ "การวิเคราะห์ตลาดของผลิตภัณฑ์ X" ฉันจะมีป้ายกำกับสองรายการ อันแรก สำหรับแต่ละโปรเจ็กต์ และหากฉันได้รับอีเมลจากสมาชิกในทีม เมลจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติไปยังป้ายกำกับที่ฉันสร้างสำหรับโปรเจ็กต์ที่พวกเขาเป็นสมาชิก ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการค้นหาอีเมลเฉพาะ
ก่อนที่ฉันจะดำเนินการต่อ โปรดทราบว่า Gmail ไม่มีโฟลเดอร์ แต่มีป้ายกำกับ ซึ่งใช้งานกับโฟลเดอร์และอื่นๆ อีกมากมาย คุณสามารถย้ายอีเมลของคุณไปที่ป้ายกำกับใดก็ได้ สร้างป้ายกำกับได้มากเท่าที่คุณต้องการ และสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับป้ายกำกับก็คืออีเมลสามารถเป็นของป้ายกำกับได้มากกว่าหนึ่งป้าย
การล้างโฟลเดอร์ Gmail
สมมติว่าคุณทำงานทั้งหมดในโครงการเสร็จแล้ว และการสื่อสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้กลายเป็น ไม่เกี่ยวข้องและคุณไม่ต้องการเก็บถาวร คุณสามารถลบอีเมลในโครงการได้อย่างถาวร ฉลาก. โปรดทราบด้วยว่าหากคุณใช้ Gmail ฟรี คุณจะมีพื้นที่เก็บข้อมูลเพียง 15GB เท่านั้น ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณใช้ถึง 15GB อีเมลของคุณจะถูกเติมจนเต็ม และคุณจะต้องซื้อพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มหรือลบอีเมลเก่าเพื่อสร้างพื้นที่ การลบอีเมลเป็นประจำจึงเป็นอีกวิธีหนึ่งในการรักษาพื้นที่บนที่เก็บข้อมูล Gmail ของคุณ
การลบเนื้อหาของป้ายกำกับอย่างถาวรทำได้ง่ายด้วย Gmail ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อลบเนื้อหาในฉลากของคุณ:
ขั้นตอนแรก:
ลงชื่อเข้าใช้ Gmail บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้ คุณสามารถเข้าถึง Gmail ที่นี่.
ขั้นตอนที่สอง:
ที่ด้านซ้ายมือของหน้า ให้เลื่อนลงไปที่ป้ายกำกับที่คุณต้องการเว้นว่างไว้ คลิกที่ฉลากเพื่อเปิด สมมติว่าฉันต้องการเปิดป้ายกำกับ “ใบเสร็จ”
ขั้นตอนที่สาม:
ที่ด้านซ้ายบนของป้ายกำกับ ให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงใต้สี่เหลี่ยมจัตุรัส หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกต่างๆ เลือก ทั้งหมด จากตัวเลือก การดำเนินการนี้จะเลือกการสนทนาทั้งหมดบนหน้า คุณยังสามารถคลิกที่สี่เหลี่ยม
ขั้นตอนที่สี่:
หากจำนวนเมลในป้ายกำกับไม่เกิน 50 และอีเมลทั้งหมดในป้ายกำกับแสดงบนหน้า อีเมลทั้งหมดจะถูกเลือก แต่ถ้าจำนวนอีเมลในป้ายกำกับมากกว่า 50 อีเมล ระบบจะเลือกอีเมลเพียง 50 ฉบับแรกเท่านั้น หากต้องการเลือกอีเมลทั้งหมดในป้ายกำกับ ให้คลิกที่ เลือกทั้งหมด 3,600 รายการ (จำนวนขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลทั้งหมดในป้ายกำกับ) การสนทนาในโปรโมชัน (ชื่อป้ายกำกับ)
ขั้นตอนที่ห้า:
อีเมลทั้งหมดในป้ายกำกับได้รับเลือกแล้ว ไปที่ด้านบนของหน้าและคลิกที่สัญลักษณ์ถังขยะ หากคุณวางเมาส์เหนือสัญลักษณ์ มันจะแสดง ลบ. คลิกเพื่อลบเนื้อหาทั้งหมดของป้ายกำกับ
ฉันหวังว่าคุณจะล้างโฟลเดอร์/ป้ายกำกับใน Gmail สำเร็จ มีบางครั้งที่คุณไม่เพียงต้องการล้างโฟลเดอร์แต่ต้องการลบออกจาก Gmail ของคุณโดยสมบูรณ์ Gmail มีวิธีง่ายๆ ในการลบป้ายกำกับ ดังนั้น หากคุณต้องการลบป้ายกำกับทั้งหมด คุณสามารถทำได้โดยทำดังนี้:
- ไปที่ป้ายกำกับที่คุณต้องการนำออกแล้ววางเมาส์ไว้เหนือป้ายกำกับ
- ป้ายกำกับจะถูกไฮไลต์ และจุดสามจุดที่ด้านขวาสุดของไฮไลต์จะปรากฏขึ้น จุดเป็นจุดชั่วคราวและจะหายไปเมื่อคุณเอาเมาส์ออก
- เลื่อนเมาส์ไปที่จุดสามจุดแล้วคลิก
- ป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือก คลิกที่ ลบฉลาก เพื่อลบป้ายกำกับออกจาก Gmail ของคุณ
ขั้นตอนข้างต้นแสดงวิธีลบป้ายกำกับทั้งหมดออกจากบัญชี Gmail ของคุณ การรู้วิธีจัดการอีเมลของคุณอย่างเหมาะสมเป็นทักษะสำคัญสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิผล โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานต้องใช้การจัดการอีเมลจำนวนมาก