ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทำให้ความต้องการประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มมากขึ้น เทคนิคสเปรดชีตพื้นฐาน เช่น สูตร ตาราง และตัวกรองใน Google ชีตไม่สามารถพาคุณไปไกลได้อีกต่อไป แม้ว่าทักษะเหล่านี้ยังคงมีความจำเป็นที่ต้องรู้ แต่ก็ค่อนข้างจะล้าสมัยไปอย่างรวดเร็ว
การผลิตในที่ทำงานต้องการสิ่งที่มากกว่าแค่ประสิทธิภาพจริงๆ มันต้องการระบบอัตโนมัติ — มันต้องการมาโคร
ความสำคัญของระบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติไม่ได้ใช้เฉพาะในการผลิตหรือการวิจัยเท่านั้น นอกจากนี้ยังมีการใช้งานมากขึ้นเรื่อย ๆ ในแอปพลิเคชันสเปรดชีต (Microsoft Excel, Google ชีต, Libre Calc) สำหรับงานที่ใช้ซอฟต์แวร์ช่วย ระบบอัตโนมัติเป็นนักล่าของงานที่น่าเบื่อหน่ายและซ้ำซากจำเจ และงานในสำนักงานก็เต็มไปด้วยสารอาหารนี้
แทนที่จะใช้นิ้วและดวงตาของเราในการกดแป้นพิมพ์ซ้ำๆ กัน สิ่งที่เราต้องทำคือตั้งกฎสองสามข้อและปล่อยให้ส่วนที่เหลือทำงานอัตโนมัติ ตอนนี้ เรามีอิสระที่จะใช้สมองของเราในการวิเคราะห์ความผิดปกติในจุดข้อมูล ค้นหาสาเหตุ ระดมความคิด หรือวางแผนเหตุการณ์สำคัญ
รูปแบบหลักของระบบอัตโนมัติที่ใช้ในซอฟต์แวร์สเปรดชีตเรียกว่า มาโคร.
Google ชีต
หมดยุคของการผูกขาดซอฟต์แวร์ของ Microsoft Excel ในสเปรดชีตแล้ว Google ชีตเปิดตัวซอฟต์แวร์สเปรดชีตโฉมใหม่ด้วยการเข้าสู่โลกแห่งการป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็ว
Google ชีตเป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่ใช้เป็นหลักในการคำนวณและกำหนดชุดข้อมูล Google ชีตมุ่งเน้นไปที่การพกพา ทำให้เว็บแอปพลิเคชันดีขึ้นและเข้าถึงได้ง่ายกว่าซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปมาตรฐาน บุคคลที่ระบุสามารถเข้าถึง Google สเปรดชีตได้อย่างง่ายดายเพื่อการทำงานร่วมกันหรือการดูงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซอฟต์แวร์ยังช่วยให้รวมมาโครได้ดี
มาโคร
มาโครจากคำภาษากรีก แม็คโครแปลตรงตัวว่า "ยาว/ใหญ่" ในภาษาคอมพิวเตอร์ มาโครหมายถึงชุดคำสั่งที่สามารถทำซ้ำและออกแบบให้ทำงานเฉพาะได้ แม้แต่การสร้างมาโครอย่างง่ายก็สามารถประหยัดเวลาและความพยายามอันมีค่าในโครงการของคุณได้ ยิ่งมาโครซับซ้อนมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งประหยัดเวลาและแรงมากขึ้นเท่านั้น
ใน Google ชีต คุณสามารถตั้งค่ามาโครโดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี
1. การบันทึกมาโคร
วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด ทำงานได้ดีสำหรับสตริงคำสั่งง่ายๆ ยิ่งข้อมูลมีขนาดใหญ่เท่าใด วิธีการนี้จะยิ่งน้อยลงเท่านั้นที่เหมาะกับความต้องการของคุณ วิธีการบันทึกแบบมาโครนั้นมุ่งเป้าไปที่ผู้ใช้ระดับเริ่มต้น เช่น นักศึกษาวิทยาลัยและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเป็นส่วนใหญ่ นี่เป็นตัวอย่างพื้นฐานที่สามารถนำไปใช้กับการจัดรูปแบบอัตโนมัติได้
- หากต้องการเปิด Google ชีต ให้ไปที่ docs.google.com/spreadsheets.
- ไปที่ เครื่องมือ > มาโคร > บันทึกมาโคร.
- กด Ctrl + B (ตัวหนา).
- กด Ctrl + ฉัน (ตัวเอียง).
- ตั้งค่าสีข้อความเป็นสีแดง
- กำหนดขนาดตัวอักษรเป็น 18
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตั้งค่าการอ้างอิงเป็น ญาติ.
- กด บันทึก.
- พิมพ์ชื่อสำหรับมาโครและตั้งค่าหมายเลขทางลัด คุณสามารถป้อนมาโครได้สูงสุด 10 รายการเท่านั้น
หากต้องการเรียกใช้แมโคร ให้กด Ctrl + Alt + Shift + (หมายเลขที่เลือก). มันจะจัดรูปแบบข้อความภายในเซลล์ที่เลือก ตัวหนา ตัวเอียง สีแดง และขนาดที่ตั้งค่าเป็น 18
ลองนึกถึงการบันทึกมาโครเช่นการบันทึกคำสั่งที่คุณจะป้อนลงในคอมพิวเตอร์เพื่อทำงานเฉพาะให้สำเร็จ เมื่อคุณเปิดใช้งานมาโคร มันจะจำลองลำดับของคำสั่งเหล่านั้นในครั้งเดียว
2. การเขียนสคริปต์
การเขียนสคริปต์มีความน่าเชื่อถือ แม่นยำ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ต้องฝึกฝนจึงจะเรียนรู้ วิธีนี้มุ่งเป้าไปที่ผู้ใช้ขั้นสูงที่ทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ เช่น Data Analyst และ Project Managers ที่ต้องการความแม่นยำเหมือนเลเซอร์และทำงานโดยเร็วที่สุด
- หากต้องการเปิดสเปรดชีต ให้ไปที่ docs.google.com/spreadsheets.
- ไปที่ เครื่องมือ > ตัวแก้ไขสคริปต์.
- ด้านล่าง /** @OnlyCurrentDoc */ วาง:
ฟังก์ชัน FormatText() { var สเปรดชีต = SpreadsheetApp.getActive();spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight('ตัวหนา')
.setFontStyle('ตัวเอียง')
.setFontColor('#ff0000')
.setFontSize (18);
};
- กด Ctrl + S เพื่อบันทึกสคริปต์
- ไปที่ เครื่องมือ > มาโคร > จัดการมาโคร.
- ตั้งค่าหมายเลขทางลัดสำหรับสคริปต์ที่คุณบันทึกไว้
ผลลัพธ์ควรมีลักษณะดังนี้:
หากต้องการเรียกใช้แมโคร เพียงกด Ctrl + Alt + Shift + (หมายเลขที่เลือก). หรือคุณสามารถนำทางไปยัง เครื่องมือ > มาโคร > (ชื่อมาโคร) เพื่อดำเนินการด้วยตนเอง
สคริปต์ด้านบนทำสิ่งเดียวกับวิธีการบันทึกมาโครอย่างแม่นยำ นี่เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของสิ่งที่คุณทำได้ด้วยมาโครสคริปต์
บทสรุป
โดยพื้นฐานแล้ว Google ชีตคือแอปพลิเคชันสเปรดชีตออนไลน์ที่พัฒนาโดย Google มาโครเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการทำงานอัตโนมัติของสเปรดชีต ดังนั้นจึงสมเหตุสมผลที่เมื่อคุณเข้าร่วมทั้งสอง จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทันต่อความต้องการของสภาพแวดล้อมการทำงานที่ใช้เทคโนโลยีที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ และทำให้คุณได้เปรียบในสำนักงาน