วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel

Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดเก็บข้อมูลติดต่อของลูกค้าและที่อยู่ ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับการสร้างและจัดระเบียบรายชื่อที่อยู่ทางไปรษณีย์ของผู้ติดต่อของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการพิมพ์ฉลากสำหรับซองจดหมาย บัตรอวยพร ฯลฯ จากรายการที่อยู่ที่คุณสร้างขึ้นใน Microsoft Excel คุณต้องใช้คุณสมบัติ "Mail Merge" ของ Microsoft Word

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง Microsoft Word นำเสนอคุณลักษณะอันทรงพลังที่เรียกว่า "Mail Merge" ซึ่งทำให้การสร้างและพิมพ์ฉลากจากแผ่นงาน Excel เป็นเรื่องง่าย

ในคู่มือนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นทีละขั้นตอนถึงวิธีการสร้างรายการที่อยู่ทางไปรษณีย์ใน Microsoft Excel และวิธีพิมพ์ฉลากจากรายการนี้โดยใช้คุณสมบัติ "Mail Merge" ของ Microsoft Word

วิธีพิมพ์ฉลากจากไฟล์รายการที่อยู่ Excel โดยใช้ Word Mail Merge

ขั้นตอนที่ 1. เตรียมรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel สำหรับการพิมพ์ฉลาก

ก่อนที่จะสร้างและพิมพ์ป้ายจ่าหน้าไปรษณีย์ คุณต้องตั้งค่ารายการที่อยู่ใน Excel อย่างถูกต้อง ซึ่งเกี่ยวข้องกับการป้อนส่วนหัวคอลัมน์สำหรับองค์ประกอบข้อกำหนดแต่ละรายการที่คุณต้องการเพิ่มลงในป้ายกำกับ เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ รหัสไปรษณีย์ ฯลฯ

มาดูวิธีสร้างรายการที่อยู่ใน Excel สำหรับพิมพ์ป้ายกำกับทางไปรษณีย์:

1. เปิด Microsoft Excel และสร้างสมุดงานใหม่

2. ป้อนส่วนหัวคอลัมน์ต่อไปนี้สำหรับแต่ละรายการที่ที่อยู่ผู้รับควรมี:

• ชื่อจริง
• นามสกุล
• ที่อยู่ถนน
• เมือง
• สถานะ
• รหัสไปรษณีย์

3. ตอนนี้กรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องใต้ส่วนหัวของคอลัมน์แต่ละคอลัมน์

4. เมื่อเสร็จแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีแถวหรือคอลัมน์ว่าง และบันทึกเวิร์กชีต

ขั้นตอนที่ 2. ตั้งชื่อรายชื่อผู้รับจดหมาย (ไม่บังคับ)

หลังจากสร้างรายชื่อผู้รับจดหมายใน Excel แล้ว การตั้งชื่อจะเป็นประโยชน์ ด้วยการตั้งชื่อชุดข้อมูล คุณสามารถอ้างอิงถึงชุดข้อมูลนั้นได้อย่างง่ายดายเมื่อเชื่อมต่อกับเอกสาร Word สำหรับการรวมเมล

1. หากต้องการตั้งชื่อรายชื่ออีเมล ให้เลือกรายการที่อยู่รวมทั้งส่วนหัวด้วย

2. ไปที่ สูตร แท็บแล้วคลิก กำหนดชื่อ จากกลุ่มชื่อที่กำหนด

3. กรอกชื่อตารางใน ชื่อ กล่องแล้วคลิก ตกลง.*

* บันทึก: หากชื่อประกอบด้วยคำหลายคำ ให้ใช้ขีดล่าง "_" ระหว่างคำเหล่านั้น และหลีกเลี่ยงการเว้นวรรคหรือขีดกลาง

4. บันทึก และ ปิด ไมโครซอฟต์ เอ็กเซล.

ขั้นตอนที่ 3 ตั้งค่าเอกสารจดหมายเวียนใน Word

ตอนนี้ได้เวลาตั้งค่าเอกสารจดหมายเวียนใน Microsoft Word เพื่อพิมพ์ฉลากของคุณ

1. เปิดเอกสาร Word เปล่า

2. จาก การส่งจดหมาย แท็บ คลิก เริ่มจดหมายเวียน และเลือก ป้ายกำกับ ตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง

3. เลือกผู้จำหน่ายฉลากและหมายเลขผลิตภัณฑ์ของคุณใน ตัวเลือกป้ายกำกับ หน้าต่างโต้ตอบ

4. ต่อไปให้คลิกที่ รายละเอียด ปุ่มที่มุมซ้ายล่างของหน้าต่าง

5. ดำเนินการปรับระยะขอบ ความสูง ความกว้าง ระยะห่าง และขนาดหากคุณต้องการ แล้วคลิก ตกลง.

6. หลังจากนั้นคลิก ตกลง ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกป้ายกำกับเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ 4 เปิดใช้งานการแปลงรูปแบบไฟล์ระหว่าง Excel และ Word

ในการเชื่อมต่อเอกสาร Word ของคุณกับแผ่นงาน Excel ด้วยรายการที่อยู่ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานการแปลงรูปแบบไฟล์ระหว่างโปรแกรม Microsoft ทั้งสองแล้ว

1. ใน Word ให้คลิกที่ ไฟล์ แท็บ จากนั้นเลือก ตัวเลือก ที่ด้านล่างของแถบด้านข้างซ้าย

2. ในหน้าต่างตัวเลือกของ Word ให้เลือก ขั้นสูง ในบานหน้าต่างด้านซ้าย

3. ตอนนี้เลื่อนลงไปที่ จำพวกส่วน l ให้ตรวจสอบ ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด ตัวเลือกแล้วคลิก ตกลง.

ขั้นตอนที่ 5 เลือกรายการที่อยู่ Excel สำหรับป้ายกำกับของคุณ

ตอนนี้ดำเนินการ "เชื่อมโยง" เอกสาร Word กับรายการที่อยู่ Excel ของคุณ

1. ในเอกสาร Word ให้ไปที่ การส่งจดหมาย อีกครั้ง คลิก เลือกผู้รับ จากนั้นเลือก ใช้รายการที่มีอยู่ จากเมนูแบบเลื่อนลง

2. ค้นหาและเลือกไฟล์ Excel ที่มีรายชื่อผู้รับอีเมล จากนั้นคลิก เปิด.

3. ในกล่องโต้ตอบ ยืนยันแหล่งข้อมูล ให้เลือก ไฟล์ฐานข้อมูล OLE DB และคลิก ตกลง.

4. จากนั้นเลือกรายชื่อผู้รับจดหมายที่มีชื่อหรือแผ่นงานที่มีรายการที่อยู่แล้วคลิก ตกลง.

5. ขณะนี้เอกสาร Word ได้รับการเติมด้วยป้ายกำกับที่อยู่ซึ่งระบุว่า "บันทึกถัดไป".

ขั้นตอนที่ 6 แก้ไขรายชื่อผู้รับสำหรับจดหมายเวียน

เมื่อเอกสาร Word เชื่อมโยงกับรายชื่อผู้รับจดหมาย Excel แล้ว ให้ดำเนินการตรวจสอบและแก้ไขรายชื่อผู้รับ หากจำเป็น ก่อนที่จะรวมครั้งสุดท้าย

1. ใน การส่งจดหมาย แท็บ คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ.

2. หน้าต่าง "ผู้รับจดหมายเวียน" จะแสดงผู้รับทั้งหมดจากรายการที่อยู่ของคุณ ดำเนินการจัดเรียง กรอง หรือลบผู้รับหากจำเป็น โดยการล้างกล่องกาเครื่องหมายถัดจากผู้รับที่คุณไม่ต้องการรวมไว้ จากนั้นคลิก ตกลง เพื่อยืนยัน.

ขั้นตอนที่ 7 ปรับแต่งฟิลด์จดหมายเวียน (รายการป้ายกำกับ)

ตอนนี้ ดำเนินการปรับแต่งรายการป้ายกำกับและลักษณะที่ปรากฏตามความต้องการของคุณ

1. คลิกที่ บล็อกที่อยู่ ตัวเลือกใน การส่งจดหมาย กลุ่ม "เขียนและแทรกฟิลด์" ของแท็บ

2. ดำเนินการต่อและระบุรูปแบบของชื่อผู้รับ โดยเลือกชื่อที่คุณต้องการจากรายการตัวเลือกที่มีใต้ "ใส่ชื่อผู้รับในรูปแบบนี้"

3. ต่อไปให้คลิกที่ จับคู่สนาม ปุ่มเพื่อให้ตรงกับฟิลด์ที่ถูกต้องจากรายการที่อยู่ Excel

4. ในหน้าต่าง "จับคู่ฟิลด์" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ที่จำเป็นสำหรับป้ายกำกับได้รับการแมปกับฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง (ส่วนหัวคอลัมน์) ในรายการที่อยู่ Excel อย่างถูกต้อง

หากไม่ตรงกัน ให้ใช้ปุ่มแบบเลื่อนลงถัดจากแต่ละฟิลด์ และเลือกส่วนหัวคอลัมน์ที่ถูกต้องของรายการที่อยู่ Excel จากนั้นคลิก ตกลง เพื่อยืนยันการแข่งขัน

5. จากนั้นคลิก ตกลง อีกครั้งเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

6. ตอนนี้ «บล็อกที่อยู่» ตัวยึดตำแหน่งจะปรากฏบนป้ายกำกับแรก

7. คลิก อัปเดตป้ายกำกับ (บน การส่งจดหมาย แท็บ) เพื่ออัปเดตป้ายกำกับอื่นๆ ทั้งหมดในเอกสาร Word

ขั้นตอนที่ 8 ดูตัวอย่างป้ายกำกับของคุณและเสร็จสิ้นการรวมจดหมายเวียน

ตอนนี้เรามาดูกันว่าเมื่อพิมพ์ฉลากแล้วจะมีลักษณะอย่างไร

1. ในแท็บการส่งจดหมาย ให้คลิกที่ ดูตัวอย่างผลลัพธ์ ปุ่ม.

2. ตอนนี้ดูว่าฉลากจะปรากฏอย่างไรหากพิมพ์ออกมา หากคุณต้องการเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏ ให้เลือกป้ายกำกับแรกและใช้เครื่องมือจัดรูปแบบข้อความ บ้าน แท็บ เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก อัปเดตป้ายกำกับ ใน การส่งจดหมาย เพื่อใช้การจัดรูปแบบกับป้ายกำกับทั้งหมด

3. ถ้าทุกอย่างดู ตกลงไปที่ การส่งจดหมาย แท็บ คลิกที่ เสร็จสิ้นและผสาน ตัวเลือกและเลือก แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล จากเมนูแบบเลื่อนลง

4. ในหน้าต่างผสานเป็นเอกสารใหม่ ให้เลือก ทั้งหมด ภายใต้ผสานบันทึกแล้วคลิก ตกลง.

5. เอกสารใหม่จะปรากฏขึ้นพร้อมกับป้ายกำกับการส่งไปรษณีย์ที่สร้างจากรายการที่อยู่ Excel ของคุณ และคุณสามารถแก้ไข จัดรูปแบบ พิมพ์ และบันทึกเอกสารนี้ได้เช่นเดียวกับที่คุณทำกับเอกสาร Word อื่นๆ

ขั้นตอนที่ 9เคล็ดลับโบนัส: เพิ่มเส้นขอบให้กับป้ายกำกับ (ไม่จำเป็น)

เพื่อให้ง่ายต่อการตัดฉลาก (หากยังไม่ได้ตัด) ให้เพิ่มเส้นขอบ

1. คลิก บวก (+) ไอคอนที่ด้านซ้ายบนของเอกสารเพื่อเลือกป้ายกำกับทั้งหมด

2. จากนั้นให้คลิกที่ ชายแดน ไอคอนบนเมนูแบบลอยแล้วเลือก พรมแดนทั้งหมด จากตัวเลือก

3. จะมีการเพิ่มเส้นขอบระหว่างแต่ละฉลาก ทำให้ง่ายต่อการตัด

4. ตอนนี้ฉลากของคุณก็พร้อมที่จะพิมพ์แล้ว

แค่นั้นแหละ! แจ้งให้เราทราบหากคำแนะนำนี้ช่วยคุณได้โดยแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ โปรดกดไลค์และแชร์คำแนะนำนี้เพื่อช่วยเหลือผู้อื่น