ความสามารถในการทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมและคู่ค้าภายนอกได้อย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญในโลกธุรกิจที่ก้าวไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน
Microsoft Office 365 ช่วยให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกองค์กรได้ คุณลักษณะนี้เรียกว่า กลุ่ม และคุณสามารถใช้เพื่อให้สิทธิ์แก่ผู้ทำงานร่วมกันภายนอกในการเข้าร่วมการสนทนากลุ่ม เข้าถึงไฟล์ กิจกรรมในปฏิทิน และอื่นๆ
แต่คุณจะอนุญาตให้แขกเข้าร่วมกลุ่มขององค์กรได้อย่างไร เราจะแสดงรายการขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามในคู่มือที่มีประโยชน์นี้
ขั้นแรก นี่คือภาพรวมโดยย่อของกระบวนการ:
- เจ้าของกลุ่มหรือสมาชิกกลุ่มเพิ่มผู้เยี่ยมชมใหม่ในกลุ่ม
- เจ้าของกลุ่มเป็นผู้เดียวเท่านั้นที่สามารถอนุมัติการเข้าถึงของแขกและตัดสินใจว่าเนื้อหาและไฟล์ประเภทใดที่ผู้ใช้ทั่วไปสามารถเข้าถึงได้
- ผู้ใช้ทั่วไปจะได้รับอีเมลยืนยันการอนุญาตให้เข้าถึงการสนทนากลุ่มและไฟล์
โปรดทราบว่าผู้ดูแลระบบไอทีเป็นผู้ตั้งค่าการเข้าถึงของผู้เยี่ยมชม
วิธีเพิ่มผู้เยี่ยมชมในกลุ่ม Office 365
หากผู้เยี่ยมชมที่คุณต้องการเพิ่มมีอยู่แล้วในไดเร็กทอรีของคุณตามคำเชิญที่ได้รับ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ไปที่ Admin Center → แสดงทั้งหมด
- นำทางไปยัง การตั้งค่า → การตั้งค่าองค์กร
- เลือก บริการ แท็บ
- คลิกที่ กลุ่ม Microsoft 365 และให้ผู้ทำงานร่วมกันภายนอกเข้าถึงกลุ่มของคุณ
- กลับไปที่ Admin Center และไปที่ กลุ่ม → เลือก กลุ่ม หน้าหนังสือ
- เลือกกลุ่มที่คุณต้องการเพิ่มผู้ใช้ทั่วไป (ควรปรากฏในไดเรกทอรีของคุณ)
- คลิก ดูทั้งหมด และเลือก สมาชิก แท็บเพื่อจัดการสมาชิกกลุ่ม
- เลือก เพิ่มสมาชิก และเพิ่มผู้ใช้ทั่วไป
- บันทึกการเปลี่ยนแปลง
วิธีลบผู้ใช้ทั่วไปออกจาก Office 365
หากทีมหรือกลุ่มของคุณไม่ทำงานร่วมกับผู้ใช้ที่เป็นแขกอีกต่อไป คุณสามารถลบออกจาก กลุ่มเพื่อป้องกันไม่ให้เข้าถึงเนื้อหาและไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับกลุ่มต่อไป กิจกรรม.
- ไปที่ศูนย์การจัดการ Microsoft 365 ของคุณ
- ขยาย ผู้ใช้
- เลือก ผู้ใช้ทั่วไป
- เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการลบ
- คลิก ลบ เพื่อลบผู้ใช้ทั่วไป
และนี่คือวิธีที่เจ้าของกลุ่มและผู้ดูแลระบบไอทีสามารถเปิดใช้งานการเข้าถึงของผู้ใช้ที่เป็นแขกใน Office 365