วิธีที่เร็วที่สุดวิธีหนึ่งในการแบ่งปันข้อมูลกับเพื่อนร่วมงานและผู้ทำงานร่วมกันภายนอกคือการส่งลิงก์ไปยังหน้าเว็บหรือไฟล์ที่เฉพาะเจาะจง สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือคลิกลิงก์เหล่านั้นและเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่คุณแบ่งปันกับพวกเขา หากคุณมักแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์ คุณสามารถตั้งค่าให้ลิงก์หมดอายุหลังจากช่วงเวลาหนึ่งๆ ได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
วิธีตั้งค่าลิงก์ให้หมดอายุโดยอัตโนมัติ
ผู้ดูแลระบบไอทีสามารถตั้งค่ากฎเฉพาะที่กำหนดให้ผู้ใช้ Office และ OneDrive ป้อนเวลาหมดอายุเฉพาะสำหรับลิงก์ที่แชร์กับผู้ใช้ภายนอก หากคุณลืมทำเช่นนั้น จะมีการแจ้งเตือนปรากฏขึ้นบนหน้าจอที่เขียนว่า “นโยบายองค์กรของคุณกำหนดให้ลิงก์นี้หมดอายุ.”
ผู้ดูแลระบบยังสามารถตั้งค่าการหมดเวลาที่บังคับได้ ซึ่งหลังจากนั้นลิงก์ทั้งหมดจะไม่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ภายนอก ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบ IT และต้องการตั้งค่าลิงก์ OneDrive และ SharePoint ให้หมดอายุหลังจากระยะเวลาที่กำหนด ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
วิธีตั้งค่าลิงก์ให้หมดอายุสำหรับผู้ใช้ภายนอก
- ไปที่ศูนย์การจัดการ OneDrive
- นำทางไปยัง การตั้งค่าขั้นสูงสำหรับลิงก์ที่แชร์ได้.
- จากนั้นค้นหาส่วนที่ระบุว่า ลิงค์ต้องหมดอายุภายในจำนวนวันนี้.
- ป้อนวันที่ที่คุณต้องการให้ลิงก์นั้นหมดอายุ
เมื่อถึงค่าการหมดเวลาบังคับแล้ว ลิงก์จะไม่สามารถใช้ได้สำหรับผู้ใช้ภายนอกอีกต่อไป
หรือคุณสามารถใช้ศูนย์การจัดการ SharePoint เพื่อทำงานให้เสร็จได้
- เข้าสู่ระบบ ศูนย์การจัดการ SharePoint.
- ไปที่ นโยบาย.
- เลือก ลิงค์ไฟล์และโฟลเดอร์.
- จากนั้นไปที่ เลือกสิทธิ์และตัวเลือกการหมดอายุสำหรับลิงก์ใครก็ได้.
- ไปที่ ลิงค์เหล่านี้จะต้องหมดอายุภายในไม่กี่วันนี้.
- ป้อนค่าการหมดเวลาบังคับ
ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์.
บทสรุป
ในการป้องกันการแชร์และการเข้าถึงลิงก์โดยไม่ได้รับอนุญาต คุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าการแชร์ใน OneDrive และ SharePoint และตั้งค่าลิงก์ให้หมดอายุหลังจากผ่านไปตามจำนวนวันที่กำหนด ใช้ตัวเลือกนี้เมื่อแชร์ลิงก์กับผู้ใช้ภายนอก
คุณตั้งค่าลิงก์ให้หมดอายุบ่อยแค่ไหน? มีเคล็ดลับและกลเม็ดอื่นๆ ที่คุณใช้เพื่อป้องกันการแชร์ลิงก์โดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่ แบ่งปันความคิดของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง