มีหลายวิธีที่สามารถแปลงไฟล์ Excel เป็นรูปแบบ PDF และมีหลายสาเหตุที่คุณอาจต้องทำการแปลง สิ่งสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือการเปิดและอ่านโปรแกรมสเปรดชีตบนคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ และแท็บเล็ตได้ยากกว่าเมื่อไม่ได้อยู่ใน PDF
อีกเหตุผลหนึ่งที่บางครั้งจำเป็นต้องแปลงไฟล์คือไฟล์ Excel ทั้งหมดต้องการโปรแกรมเฉพาะเพื่ออ่านและแก้ไข ทำให้ยากต่อการแชร์เอกสาร Excel กับผู้ที่ไม่มีซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในการเปิดไฟล์ Excel
การติดตั้ง PDF บนโทรศัพท์ แท็บเล็ต หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่อื่นๆ เพื่อดาวน์โหลดเอกสาร Excel ขณะเดินทาง ทำให้ง่ายต่อการเปิดและอ่านไฟล์โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมดูสเปรดชีตหรือโปรแกรมแก้ไขสเปรดชีต
ในการทำงานกับเอกสาร Excel คุณต้องติดตั้ง Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ หากคุณได้ติดตั้ง Excel บนพีซีของคุณ คุณสามารถแปลง XLS เป็น PDF หรือคุณอาจแปลง XLSX เป็น PDF
คุณทำดังนี้:
1. คลิกและเปิดเมนูไฟล์>ส่งออก
2. ขั้นตอนต่อไปคือแท็บตัวเลือกสร้าง PDF/PS
3. เลือก PDF (*.pdf) การเลือกตัวเลือกนี้จะช่วยคุณในการสร้างไฟล์ XPS (มีอีกวิธีหนึ่งที่ง่ายและรวดเร็วกว่าในการทำ Conversion นี้ คุณอาจแก้ไขตัวเลือกขั้นสูงบางอย่างได้ ใน เผยแพร่เป็น PDF หรือ XPS Windows ให้คลิก ตัวเลือก คุณจะมีตัวเลือกค่อนข้างน้อย เช่น ส่งออกเพียงไม่กี่หน้าเป็น PDF หรือส่งออกเวิร์กชีตทั้งหมด เป็นต้น)
4. เลือกเผยแพร่ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกไฟล์ Excel เป็นรูปแบบ PDF
หากคุณกำลังใช้คอมพิวเตอร์ Mac ขั้นตอนการแปลงไฟล์ Excel เป็นรูปแบบ PDF สามารถทำได้โดยใช้ตัวเลือกเมนูบันทึกเป็น:
1. คลิกหรือแตะไฟล์ เลือกบันทึกเป็น ซึ่งจะมีกล่องป๊อปอัปสำหรับบันทึกเอกสาร Excel
2. ถัดจากรูปแบบไฟล์ ให้เลือก PDF ตัวเลือกนี้จะอยู่ที่ด้านล่างของหน้าต่างนั้น คุณมีตัวเลือกในการแปลงแผ่นงานเดียวหรืออาจแปลงทั้งสมุดงาน (เช่น คุณอาจแปลงแผ่นงานทั้งหมด
3. คลิกบันทึก การดำเนินการนี้จะเสร็จสิ้นขั้นตอนการแปลง
แผ่นงาน Excel ยังสามารถแปลงเป็นรูปแบบ PDF ผ่านตัวแปลง PDF novaPDF เป็นตัวแปลง PDF ที่ช่วยคุณในการสร้างและแปลงไฟล์ในรูปแบบ PDF นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งที่การแปลงสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ ในการใช้ตัวแปลง PDF:
1. ขั้นแรก ดาวน์โหลด novaPDF ง่าย และรองรับโดย Windows ตระกูลทั้งหมด
2. ในหน้าต่างไฟล์ ให้คลิกพิมพ์
3. ในส่วนการพิมพ์ ให้เลือก novaPDF จากรายการตัวเลือกที่กำหนด
4. ก่อนสร้างไฟล์ PDF จำเป็นต้องปรับการตั้งค่าของ novaPDF สามารถทำได้โดยใช้ลิงค์ของคุณสมบัติเครื่องพิมพ์
5. ในส่วนการตั้งค่า คุณสามารถเลือกพิมพ์เวิร์กชีตได้
ข้อดีและข้อเสียของการใช้ Excel
โดยทั่วไปแล้ว การรู้ทุกสิ่งที่ Excel มีให้นั้นไม่มีข้อเสีย และการมุ่งเน้นไปที่ตัวเลือกเดียวอาจละเมิดทักษะและวิธีแก้ปัญหาอื่นๆ การมีตัวเลือกมากขึ้นคือสิ่งที่ดีที่สุด เพราะคุณควรทราบทั้งทางสั้นและทางยาว ตลอดจนคุณสมบัติทั้งหมดที่มาพร้อมกับทั้งสองอย่าง
ข้อดี
- เร็ว
- ง่าย
– ใช้งานง่าย
– เพิ่มผลผลิต
ข้อเสีย
– ต้องการคีย์บอร์ดแบบเต็ม
– คุณสมบัติขั้นสูงไม่ชัดเจน
– มีปัญหาการนำเข้าบางอย่าง
นอกจากนี้คุณยังสามารถ ซื้อ Excel 2016 พระคัมภีร์ จาก Amazon และเรียนรู้คุณสมบัติเพิ่มเติมที่เป็นไปได้ด้วยโปรแกรม MS Office นี้