ในคำแนะนำง่ายๆ นี้ เราจะอธิบายวิธีสร้างไฟล์ PDF อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะสำหรับทำงานหรือเพียงแชร์เอกสารสำคัญ
Portable Document Format หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า PDF เป็นรูปแบบไฟล์ที่ใช้นำเสนอเอกสารเป็นหลัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการบันทึกไฟล์ที่บุคคลที่สามไม่สามารถแก้ไขได้และดูสอดคล้องกันไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม คุณดูมัน เอกสารทั่วไป เช่น สิ่งที่ Microsoft Word ใช้จะแสดงผลแตกต่างกันไปบนอุปกรณ์ต่างๆ และอาจไม่ได้รับการสนับสนุนทุกที่ แต่ PDF ใช้งานได้และมีลักษณะ เหมือนกันเกือบทุกที่ Adobe ได้สร้าง PDF ขึ้นครั้งแรกในปี 1993 และ ณ ปัจจุบันนี้ เป็นมาตรฐานแบบเปิดที่ดูแลโดยองค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ไอเอสโอ) โดยพื้นฐานแล้วมันรองรับระบบปฏิบัติการเกือบทุกระบบ ทำให้คุณสามารถสร้างและเปิดไฟล์ PDF บนพีซีส่วนใหญ่ได้ แม็คสมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต
แต่ทำไมคุณจึงควรใช้ PDF? ขอแนะนำให้ใช้รูปแบบ PDF สำหรับเรซูเม่ เอกสารทางกฎหมาย จดหมายข่าว ไฟล์สำหรับอ่านและพิมพ์ และไฟล์สำหรับการพิมพ์โดยมืออาชีพ ไฟล์ PDF จะมีลักษณะเหมือนกันในคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่ เนื่องจาก PDF ใช้ภาษา PostScript ไฟล์จึงถูกรวมเป็นคำอธิบายที่สมบูรณ์ของเค้าโครงคงที่ เอกสารแบบเรียบๆ รวมถึงข้อความ แบบอักษร กราฟิกแบบเวกเตอร์ ภาพแรสเตอร์ และข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นต้องมี แสดง อีกทั้งยังมีขนาดที่เล็กกว่าและสอดคล้องกับรูปแบบอุตสาหกรรมอีกด้วย นอกจากนี้ ไฟล์ PDF ยังมีความปลอดภัยมากกว่าเนื่องจากคุณไม่สามารถแก้ไขได้ และสามารถเข้ารหัสด้วยรหัสผ่านหรือลายเซ็นดิจิทัลได้
วิธีสร้างไฟล์ PDF ตั้งแต่เริ่มต้น
การสร้าง PDF นั้นค่อนข้างง่าย เนื่องจากซอฟต์แวร์และแอปส่วนใหญ่มีคุณสมบัติในตัวเพื่อส่งออกไฟล์ของคุณเป็นรูปแบบ PDF โดยตรง ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเอกสารใน Microsoft Word ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณต้องทำ
- มุ่งหน้าไปที่ ไฟล์ ที่มุมซ้ายบนแล้วเลือก บันทึกเป็น.
- นี่ควรเปิดหน้าต่างใหม่ที่คุณสามารถบันทึกเอกสารลงในพีซีของคุณได้
- ตรงใต้. ชื่อไฟล์ ตัวเลือกก็ควรจะมีตัวเลือกในการ บันทึกเป็นประเภท.
- คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง คุณจะเห็นตัวเลือกในการบันทึกไฟล์เป็น PDF
- เลือกตัวเลือกและกด บันทึก.
ในกรณีที่คุณใช้ Microsoft Office เวอร์ชันเก่า คุณอาจต้องดาวน์โหลดปลั๊กอินขนาดเล็กที่สามารถดาวน์โหลดได้ ที่นี่.
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถทำได้กับแอป Microsoft Office ทั้งหมด (Excel, Powerpoint ฯลฯ), แอป Google Workspace (เอกสาร, ชีต ฯลฯ) และซอฟต์แวร์และแอปสำหรับใช้ในสำนักงานที่หลากหลาย เช่น Office 365, WPS Office, LibreOffice และ โอเพ่นออฟฟิศ. แน่นอนว่าขั้นตอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับแอปที่คุณใช้ แต่ควรจะคล้ายกันเสมอ
นอกจากนี้ แพลตฟอร์มและแอปจำนวนมากยังให้คุณสร้าง PDF ได้โดยใช้คุณสมบัติการพิมพ์ หากคุณพยายามพิมพ์เอกสาร เว็บเพจ หรือรูปภาพใน Windows เวอร์ชันใหม่ คุณสามารถใช้ตัวเลือก Microsoft Print to PDF เพื่อบันทึกเป็น PDF ได้ สิ่งนี้ยังทำให้สามารถบันทึกสิ่งต่าง ๆ เช่นสมุดบันทึก OneNote เป็น PDF ได้
สมาร์ทโฟนก็สามารถทำได้เช่นกัน แม้ว่าอาจขึ้นอยู่กับรุ่นเฉพาะของคุณก็ตาม
หากคุณต้องการสร้างไฟล์ PDF ที่สามารถแก้ไขได้ เพื่อให้คุณสามารถแชร์แบบฟอร์มเพื่อให้ผู้อื่นกรอกได้ โปรดดูคำแนะนำของเราใน วิธีทำให้ PDF เติมได้.
สร้าง PDF จากเอกสารทางกายภาพ
ไฟล์ PDF ยังช่วยแก้ปัญหาการแบ่งปันเอกสารทางกายภาพในรูปแบบดิจิทัล ด้วยการใช้กล้องสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ต คุณสามารถสแกนเอกสารและบันทึกเป็นไฟล์ PDF ได้ แอพอย่าง อะโดบีสแกน, ไมโครซอฟต์ ออฟฟิศ, สแกนอัจฉริยะ, และ เครื่องสแกนเอกสาร คือแอปที่ดีที่สุดบางส่วนที่คุณสามารถลองใช้บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณเพื่อสแกน บันทึก และแชร์ไฟล์ PDF คุณยังสามารถสแกนเอกสารหลายชุดและบันทึกเป็นไฟล์ PDF ไฟล์เดียวได้
ในความเป็นจริง แอปประเภทนี้สามารถแทนที่เครื่องสแกนแบบเดิมได้ในบางวิธี สมาร์ทโฟนทุกวันนี้มีกล้องที่ดีมาก ดังนั้นคุณจึงสามารถสแกนเอกสารบางรายการได้ด้วยวิธีนี้ แทนที่จะต้องเชื่อมต่อกับเครื่องสแกนขนาดใหญ่ แล็ปท็อป. แอพเหล่านี้ยังสามารถแปลงเอกสารหรือรูปภาพที่มีอยู่เป็นรูปแบบ PDF ได้อีกด้วย
อีกวิธีง่ายๆ ในการสร้าง PDF อย่างรวดเร็วคือการใช้บริการออนไลน์ต่างๆ ที่ให้คุณอัปโหลดไฟล์ แปลง และดาวน์โหลดลงในระบบของคุณได้โดยตรง บริการออนไลน์ที่เชื่อถือได้บางส่วนที่คุณสามารถใช้เพื่อแปลงไฟล์บางไฟล์เป็น PDF ได้แก่ อะโดบี, Smallpdf, iLovePDF, และอื่น ๆ อีกมากมาย. เครื่องมือเหล่านี้มักจะให้คุณรวมไฟล์ PDF เป็นไฟล์เดียวหรือแยกไฟล์เดียวออกเป็นหลายๆ ไฟล์ได้
มีบางสิ่งที่ต้องจำไว้ บริการเหล่านี้อาจจะหรืออาจไม่บันทึกไฟล์ของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ของพวกเขา ดังนั้นเราขอแนะนำให้คุณใช้วิธีนี้หากคุณไม่ได้จัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับเท่านั้น เว็บไซต์แปลง PDF ออนไลน์บางแห่งยังให้การสนับสนุนอย่างจำกัดในเรื่องขนาดของไฟล์ หน้า และขนาด แม้กระทั่งเพิ่มลายน้ำให้กับไฟล์ที่แปลงแล้ว ซึ่งหมายความว่าคุณอาจต้องจ่ายเงินบางส่วนขึ้นอยู่กับไฟล์ที่คุณต้องการใช้งาน กับ.
และนั่นคือพื้นฐานของการสร้างไฟล์ PDF จากเอกสารที่มีอยู่ แน่นอนว่าวิธีที่ Adobe ต้องการให้คุณทำก็คือการใช้ซอฟต์แวร์ Acrobat ของบริษัท แต่ตัวเลือกเหล่านี้ส่วนใหญ่ใช้งานได้ฟรี ดังนั้นจึงอาจสะดวกกว่าสำหรับคนส่วนใหญ่เล็กน้อย