ยกระดับประสบการณ์ผู้ใช้ Gmail ของคุณด้วยเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพทั้ง 7 ประการนี้
Gmail เป็นหนึ่งในบริการอีเมลยอดนิยมสำหรับการใช้งานส่วนตัว องค์กรจำนวนมากที่ใช้ Google Workspaces ยังมี Gmail เป็นโปรแกรมรับส่งอีเมลอีกด้วย ตามค่าเริ่มต้น Google มีข้อเสนอมากมาย คุณสมบัติที่น่าสนใจใน Gmail ที่ทำงานตามที่โฆษณาไว้ แต่ด้วยการปรับแต่งเล็กน้อย คุณสามารถยกระดับประสบการณ์ Gmail ทั้งหมดของคุณได้อย่างแท้จริง
คุณเคยส่งอีเมลแต่กลับพบว่ามีการพิมพ์ผิด และคุณไม่อยากส่งอีเมลนั้นหรือไม่ แป้นพิมพ์ลัดบน Gmail เป็นอย่างไร คุณรู้ไหมว่าคุณสามารถสร้างเทมเพลตการตอบกลับสำหรับกิจวัตรได้ อีเมล? หากคุณไม่เคยสนใจที่จะปรับเปลี่ยนในเมนูการตั้งค่าของ Gmail ต่อไปนี้เป็นเจ็ดวิธีง่ายๆ ในการเป็นผู้ใช้ขั้นสูงของ Gmail
7 แป้นพิมพ์ลัด
ทำทุกอย่างด้วยคีย์บอร์ด
สัญญาณสำคัญอย่างหนึ่งของการเป็นผู้ใช้ระดับสูงของแอปพลิเคชันใดๆ คือการรู้จักแป้นพิมพ์ลัด ไม่ว่าคุณจะใช้ Windows PC, Mac หรือ โครมบุ๊ก. Gmail มีจำนวนมากมาย Google ช่วยให้คุณจำได้ว่าคำสั่งลัดใดทำหน้าที่อะไร เพียงแค่ตี กะ + ? และคุณจะเห็นทางลัดสำหรับการนำทาง การจัดรูปแบบ การเลือกรายการชุดข้อความ การนำทางใน Google Chat และอื่นๆ อีกมากมาย
ต้องการสร้างทางลัดของคุณเองหรือ? จากนั้นคลิกไอคอนรูปเฟืองที่ด้านขวาบนของเบราว์เซอร์ Gmail ไปที่ ไอคอนรูปเฟือง >ดูการตั้งค่าทั้งหมด > ขั้นสูง > แป้นพิมพ์ลัดแบบกำหนดเอง และเลือกเปิดใช้งาน เมื่อเปิดใช้งานแล้ว คุณจะเห็นแท็บการตั้งค่าคีย์บอร์ด ซึ่งแสดงการทำงานทั้งหมดพร้อมกับปุ่มที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถปรับแต่งสิ่งนี้ได้ตามต้องการแล้วคลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง. เพียงให้แน่ใจว่าคำสั่งที่คุณปรับแต่งไม่ขัดแย้งกับคำสั่งทางลัดอื่นๆ
6 ยกเลิกการส่ง
จะทำให้มีเวลามากขึ้นในการยกเลิกการส่งอีเมลได้อย่างไร?
เราทุกคนต่างก็ส่งอีเมลกันอย่างรวดเร็ว แต่กลับพบว่าเราพลาดบางประเด็นไป ที่จะหารือในการตอบกลับจดหมายเต็มไปด้วยการพิมพ์ผิดหรือแย่กว่านั้นคือจดหมายถูกส่งไปผิด ผู้รับ Gmail เสนอคำสั่งเลิกทำการส่งเริ่มต้นที่ 5 วินาที แต่สามารถเพิ่มเป็น 30 วินาทีได้
คลิกที่ ไอคอนรูปเฟือง >ดูการตั้งค่าทั้งหมด > ทั่วไป > ยกเลิกการส่ง. จากเมนูแบบเลื่อนลงด้านข้าง ให้เลือกเวลาบัฟเฟอร์ระหว่าง 5, 10, 20 และ 30 วินาที จากนั้นกด บันทึกการเปลี่ยนแปลง. ตอนนี้เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งอีเมล คุณจะเห็นตัวเลือกเลิกทำในแถบสีดำลอยที่ปรากฏขึ้นหลังจากที่คุณส่งอีเมล
5 เทมเพลต
กำจัดการเขียนอีเมล์ซ้ำๆ
มีหลายครั้งที่อีเมลบางฉบับต้องการคำตอบแบบเดียวกันหรือคล้ายกัน ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อความใหม่ทั้งหมดทุกครั้ง คุณสามารถสร้างการตอบกลับเทมเพลตแทนได้ คลิกที่ ไอคอนรูปเฟือง >ดูการตั้งค่าทั้งหมด > ขั้นสูง > เทมเพลต และเลือก เปิดใช้งาน และ บันทึกการตั้งค่า.
ตอนนี้เมื่อใดก็ตามที่คุณเขียนข้อความซ้ำซ้อนใน ข้อความใหม่ (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นอีเมลถูกลบแล้ว) ข้อความนั้นสามารถบันทึกเป็นเทมเพลตได้โดยการคลิก ตัวเลือกเพิ่มเติม > เทมเพลต > บันทึกฉบับร่างเป็นเทมเพลต > บันทึกเป็นเทมเพลตใหม่ คุณสามารถตั้งชื่อเทมเพลตได้ ครั้งต่อไป เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการตอบกลับด้วยข้อความเดิม เพียงเลือกเทมเพลตที่จำเป็นแทนการพิมพ์ข้อความอีกครั้ง
4 การปรับบานหน้าต่างการอ่าน
เพิ่มประสิทธิภาพพื้นที่แสดงผล
วิธีเริ่มต้นที่ Gmail แสดงข้อความของคุณเมื่อคุณเปิดข้อความเหล่านั้นไม่ได้ใช้ประโยชน์จากพื้นที่แสดงผลให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีจอแสดงผลขนาดใหญ่ ซึ่งสามารถแก้ไขได้โดยเปิดใช้งานบานหน้าต่างการอ่าน
คลิกที่ ไอคอนรูปเฟือง > เลือกการตั้งค่าทั้งหมด > กล่องจดหมาย > เปิดใช้งานบานหน้าต่างการอ่าน. เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง ขวาของอินบ็อกซ์ หรือ ด้านล่างอินบ็อกซ์ครับ ตัวเลือกในการรับบานหน้าต่างแสดงตัวอย่างสำหรับอีเมลของคุณที่ไม่จำเป็นต้องให้คุณละสายตาจากอีเมลอื่น
3 การสลับระหว่างลายเซ็นหลายรายการ
บรรเทาจากการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดลายเซ็นด้วยตนเอง
ในการตั้งค่าแบบมืออาชีพ ควรมีลายเซ็นอีเมล แต่ในบางครั้ง คุณอาจไม่ต้องการเปิดเผยรายละเอียดบางอย่างจากลายเซ็นของคุณ เช่น หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ การเพิ่มหรือลบสิ่งต่าง ๆ ออกจากลายเซ็นด้วยตนเองนั้นน่าเบื่อ แต่คุณสามารถสร้างลายเซ็นได้หลายแบบและสลับระหว่างลายเซ็นเหล่านั้นโดยขึ้นอยู่กับบริบทหรือผู้รับ
คลิกที่ ไอคอนรูปเฟือง > เลือกการตั้งค่าทั้งหมด > ทั่วไป > ลายเซ็น. คลิกที่กล่องสร้างใหม่เพื่อเพิ่มลายเซ็นใหม่ ลายเซ็นเก่าจะปรากฏในช่องด้านซ้าย คุณสามารถเลือกค่าเริ่มต้นของลายเซ็นได้จากเมนูแบบเลื่อนลงด้านล่าง: สำหรับการใช้อีเมลใหม่ และ ในการตอบกลับ/ส่งต่อการใช้งาน. จากนั้นคลิกที่ บันทึกการเปลี่ยนแปลง. ตอนนี้ เมื่อคุณอยู่ในกล่องเขียน การคลิกที่สัญลักษณ์ปากกาจะเป็นการแสดงลายเซ็นทั้งหมดที่คุณบันทึกไว้ คุณสามารถเลือกสิ่งที่คุณต้องการใช้
2 รูปแบบดาวหลายรูปแบบ
วิธีที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นในการจัดหมวดหมู่อีเมลที่สำคัญ
ไม่ว่าจะเป็นบัญชีส่วนตัวหรือบัญชีมืออาชีพของคุณ มีอีเมลบางฉบับที่คุณต้องการติดดาวเพื่อให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็วในส่วนที่ติดดาวของ Gmail ตามค่าเริ่มต้น Gmail ให้คุณใช้เฉพาะดาวสีเหลืองเท่านั้น หากคุณมีอีเมลที่ติดดาวจำนวนมาก การค้นหาอีเมลที่ถูกต้องที่คุณกำลังค้นหาอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ
คลิกที่ ไอคอนรูปเฟือง > ดูการตั้งค่าทั้งหมด > ทั่วไป> ดาว. ที่นี่คุณสามารถเลือกระหว่าง 1 ดาว 4 ดาว และดาวทั้งหมด ขึ้นอยู่กับความชอบของคุณ ตามด้วย บันทึกการเปลี่ยนแปลง. ตอนนี้คุณสามารถสลับระหว่างดวงดาวได้โดยคลิกที่ไอคอนรูปดาวอย่างต่อเนื่อง ด้วยวิธีนี้ คุณจะมีภาพที่ชัดเจนสำหรับอีเมลที่มีลำดับความสำคัญประเภทต่างๆ การเลื่อนเมาส์ไปเหนือดาวจะบอกชื่อดาวให้คุณทราบ เมื่อคุณอยู่ในส่วนที่ติดดาวและต้องการดูเฉพาะอีเมลที่ติดดาวเท่านั้น ดาวสีฟ้าเพียงพิมพ์คำสั่งนี้ในช่องค้นหาของ Gmail: มี: ดาวสีน้ำเงิน คุณสามารถกำหนดไอคอนรูปดาวให้กับอีเมลบางประเภทได้
1 การกรองอีเมลด้วยตัวอย่าง
เพิ่มพลังกล่องจดหมายของคุณ
นี่เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ทรงพลังที่สุดของ Gmail และหากใช้อย่างมีสติ มันสามารถช่วยคุณจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ กำจัดอีเมลที่ไม่ต้องการ และสร้างโฟลเดอร์สำหรับอีเมลประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ แม้ว่า Gmail จะมีแท็บต่างๆ เช่น โปรโมชัน การอัปเดต และโซเชียล แต่บางครั้งอีเมลบางฉบับก็หลุดผ่านแท็บเหล่านั้นและแสดงในแท็บหลัก คุณต้องการให้แท็บหลักมีเพียงอีเมลที่สำคัญอย่างยิ่งเท่านั้น
คลิกที่ แสดงตัวเลือกการค้นหา ที่อยู่ทางด้านขวามือในแถบค้นหาบน Gmail ตอนนี้ คุณสามารถเพิ่มรายละเอียดในฟิลด์ที่เกี่ยวข้องเพื่อสร้างตัวกรอง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการบรรลุ
สมมติว่าฉันต้องการเพิ่มจดหมายข่าว (จาก เบราว์เซอร์) ที่ปรากฏในแท็บหลักของฉัน ไปยังโฟลเดอร์ที่ฉันมีจดหมายข่าวทั้งหมดที่ฉันสมัครรับข้อมูล ในกรณีนั้น ฉันจะเพิ่ม ID อีเมลของ เบราว์เซอร์ จดหมายข่าวและคลิก สร้างตัวกรอง. ในหน้าจอถัดไป ฉันจะนำเสนอตัวเลือกเพิ่มเติม ฉันเลือกแล้ว ข้ามกล่องจดหมาย, ติดฉลาก (ชื่อโฟลเดอร์ จดหมายข่าว), และ ใช้ตัวกรองกับการสนทนาที่ตรงกันด้วย. ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าอีเมลทุกฉบับที่ส่งมาจาก เบราว์เซอร์ จะเข้าไปอยู่ในโฟลเดอร์จดหมายข่าวของฉัน และจะไม่แสดงในกล่องจดหมายของฉัน
คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้หลายอย่าง เช่น การเก็บถาวรอีเมลการตลาดโดยอัตโนมัติ การล้างกล่องจดหมาย Gmail ของคุณหาก มันกำลังเต็มแล้ว โดยจะลบอีเมลจากรหัสอีเมลบางรหัสหรือโฟลเดอร์สแปมและอีกมากมายโดยอัตโนมัติ มากกว่า.
รับผิดชอบบัญชี Gmail ของคุณ
แฮ็กทั้งเจ็ดที่กล่าวถึงข้างต้นจะยกระดับประสบการณ์ Gmail ของคุณอย่างแน่นอน การทำความคุ้นเคยกับเมนูการตั้งค่าของ Gmail และแสดงตัวเลือกการค้นหาจะทำให้คุณกลายเป็นผู้ใช้ Gmail ระดับสูงอย่างแน่นอน การใช้เคล็ดลับเหล่านี้ยังช่วยประหยัดเวลาได้มากหากไม่เช่นนั้นจะต้องใช้กับงานที่ซ้ำซ้อน อย่าลืมตรวจสอบด้วยว่าคุณสามารถทำได้อย่างไร จัดการรหัสผ่านของคุณ กับ Google