หลังจากอัปเดตซอฟต์แวร์ล่าสุดสำหรับ Microsoft Excel บางเวอร์ชันในฤดูร้อนปี 2017 Microsoft ได้จัดสรร Track Changes เป็นคุณลักษณะดั้งเดิม เพื่อความสะดวกในการใช้งาน คุณสามารถเพิ่มลงใน Quick Access Toolbar เพื่อติดตามทุกไฟล์ หรือคุณสามารถเพิ่มริบบอน Excel ผ่านการสร้างกลุ่มใหม่และเพิ่มในกลุ่มใหม่นี้
เช่นเดียวกับ Word Microsoft ได้อัปเดตโปรแกรมด้วยการรวมคุณสมบัติการเขียนร่วมใหม่ไว้ใน เพื่อเปิดใช้งานการแบ่งปันสมุดงานออนไลน์และประวัติการเปลี่ยนแปลงท่ามกลางเพื่อนร่วมงาน เพื่อนฝูง เพื่อน ครอบครัว ฯลฯ สมุดงานที่ใช้ร่วมกันได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและแก้ไขร่วมกันเมื่อได้รับการอนุมัติ
สมมติว่าคุณขอให้ใครสักคนตรวจทานหรือทำงานร่วมกันในโครงการ Excel กับคุณ เป็นกลไกที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา เนื่องจาก Excel ช่วยให้คุณสามารถทำเครื่องหมายการสะกดผิด (และมีการตรวจตัวสะกด) แทรกความคิดเห็นที่ระยะขอบ ฯลฯ ทางอิเล็กทรอนิกส์และค่อนข้างเหมือนกับเอกสาร Word
ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวที่ควรทราบคือ Excel จะเน้นเซลล์ที่เปลี่ยนแปลง ในขณะที่ใน Word คุณจะสังเกตการเปลี่ยนแปลงของคำและประโยค อย่างไรก็ตาม มีสองสิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนที่เราจะเริ่ม
หากแผ่นงาน Excel ของคุณมีตาราง ฟีเจอร์ติดตามการเปลี่ยนแปลงจะปฏิเสธที่จะทำงานในสเปรดชีต เพื่ออนุญาตการใช้งาน คุณจะต้องเปิดใช้งาน “ติดตามการเปลี่ยนแปลง” บนเวิร์กบุ๊กโดยเลือกตารางที่มีอยู่ก่อนแล้วจึงเลือก “แท็บออกแบบ” และหลังจากนั้นเลือก “แปลงเป็นเรนจ์” ถ้าคุณต้องการแก้ไขจากผู้ใช้รายอื่น เวิร์กบุ๊กจะต้องแชร์ในตำแหน่งที่ตั้งที่พร้อมใช้งานร่วมกัน
เนื่องจากเวอร์ชันต่างๆ จะแตกต่างกันไปตามระดับของการอัปเดต คุณจึงอาจไม่สามารถดูคุณลักษณะนี้บน Ribbon เริ่มต้นได้ แต่ไม่ต้องกังวล เพียงเพิ่ม “ติดตามการเปลี่ยนแปลง” ไปยังเมนู Ribbon ได้ด้วยตัวเองโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
- บนเมนู Ribbon ให้ใช้เมาส์ของคุณเพื่อคลิกขวาที่ใดก็ได้และเลือก "ปรับแต่งริบบิ้น” ตัวเลือกป๊อปอัป
- จาก "ปรับแต่งริบบิ้น” หน้าจอโต้ตอบ ลากเมาส์ของคุณไปที่ “เลือกคำสั่งจาก” เส้นทางในแผงด้านขวา: a “เมนูแบบเลื่อนลง/รายการ” ควรปรากฏขึ้นซึ่งคุณจะต้องเลือก “คำสั่งทั้งหมด" หรือ "คำสั่งไม่อยู่ใน Ribbon" ตัวเลือก.
- จากเส้นขนาน”ปรับแต่งริบบิ้นคำสั่ง ” คุณจะเข้าสู่เมนูแบบเลื่อนลง นี้ในตัวเองควรตั้งค่าเป็น “แท็บหลัก” อยู่ในโหมดเริ่มต้นอยู่แล้ว (เช่น รายการเลื่อนที่อยู่ด้านล่างควรแสดงแท็บหลักไว้ล่วงหน้า) หลังจากการตรวจสอบนี้ ให้คลิกที่ + ป้ายที่อยู่ถัดจาก “ทบทวน” ในรายการ ให้คลิกตัวเลือก “กลุ่มใหม่” ต่อจากด้านล่างรายการ ซึ่งจะส่งผลให้มีการเพิ่มกลุ่มใหม่ให้กับ “ทบทวน" ส่วน.
- จากนั้น หากต้องการเปลี่ยนชื่อกลุ่มที่สร้างใหม่นี้ ให้คลิกขวาที่ "กลุ่มใหม่” Line เปลี่ยนเป็นชื่อที่คุณต้องการและอย่าลังเลที่จะเพิ่มไอคอนหากต้องการ เพื่อการสาธิต เราจะเปลี่ยนเป็น “ติดตามการเปลี่ยนแปลง” (Excel เองจะเพิ่ม “กำหนดเอง” หลังชื่อของคุณ เฉพาะในรายการนี้เท่านั้น) หากคุณคลิกแล้วลาก “XYZ Group” คุณสามารถย้ายไปยังพื้นที่อื่นภายในรายการตรวจสอบ
- เมื่อคุณไฮไลต์ Track Changes Group แล้ว ให้เลือกคำสั่งสองคำสั่งจากรายการคำสั่งทางด้านซ้ายมือ:
- “ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง”
- “ยอมรับ/ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง”
ในการย้ายแต่ละคำสั่งไปยังกลุ่ม คุณต้องคลิกปุ่ม “เพิ่ม" ปุ่ม.
คุณจะสังเกตว่าเมื่อ New Group อยู่บน Ribbon แล้ว ถัดไป คุณต้อง:
- ตี "ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง" สั่งการ.
- “ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข” จะปรากฏขึ้น ใช้เมาส์คลิกและตรวจสอบ ทำซ้ำสำหรับ “ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ.”
- เสร็จสิ้น คลิก “ตกลง.”
หลังจากเสร็จสิ้นงานเหล่านี้ การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งที่ทำในสเปรดชีต Excel ที่ต้องการจะถูกติดตามและ เน้นด้วยตัวบ่งชี้เส้นขอบสีน้ำเงินที่ไม่ซ้ำกันและที่มุมซ้ายบนสามเหลี่ยมสีน้ำเงินเล็กน้อยที่จะปรากฏในการแก้ไข เซลล์. โปรแกรมจะจัดสรรสีที่ต่างกันเพื่อระบุการใช้งานแพลตฟอร์มที่มีผู้ใช้หลายคนเพื่อรองรับการใช้งานที่เป็นมิตรกับผู้ใช้
นอกจากนี้ หากคุณเลื่อนเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปไว้เหนือเซลล์ที่แก้ไขแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงสิ่งต่อไปนี้:
- วันที่
- ผู้เขียน
- เวลาที่เปลี่ยนเอกสาร
- สรุปป๊อปอัปของการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม เพื่อตรวจสอบก่อนยอมรับการแก้ไขที่ทำอย่างถาวร
คุณควรสังเกตว่าเฉพาะการเปลี่ยนแปลงล่าสุดเท่านั้นที่จะถูกเก็บถาวรและนำเสนอในสรุปป๊อปอัปนี้
ตอนนี้ หลังจากที่ผู้ที่มีศักยภาพเป็นบรรณาธิการ/ผู้เข้าร่วมได้ทำงานในส่วนของตนเสร็จแล้ว คุณสามารถดำเนินการต่อเพื่อยอมรับ/ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่เสนอในส่วนของงานได้
- คลิกที่ "ทบทวน” จากส่วนบนของ “ริบบิ้น” เมนูและคลิกที่ “ยอมรับ/ปฏิเสธ" สั่งการ.
- เมื่อป๊อปอัป Excel ยืนยันอีกครั้งด้วยปุ่ม “บันทึกสมุดงาน” คุณสมบัติคำสั่ง คลิก “ตกลง.”
- Excel จะทำเครื่องหมายเซลล์ที่แก้ไขดั้งเดิมและแสดงควบคู่ไปกับไฮไลต์นี้ เลือกการเปลี่ยนแปลงเป็น "ยอมรับหรือปฏิเสธ” กล่องโต้ตอบ
- คุณจะเป็นองคมนตรีต่อการเปลี่ยนแปลงปัจจุบันทั้งหมดที่เกิดขึ้นในรายการที่แสดง จากที่กล่าวมานี้ คุณสามารถเลือกเวอร์ชันที่ต้องการแก้ไขได้ตามต้องการ หรือจะเลือกแบบเดิมก็ได้ เลือกอะไรก็ได้ที่ใช่สำหรับคุณ เมื่อคุณตัดสินใจแล้ว คลิก “ยอมรับ” หลังจากเลือกจากรายการรุ่นที่ดีที่สุด
อย่างไรก็ตาม หากคุณรู้สึกว่าไม่มีเวอร์ชันใดในรายการที่คุณชอบ ให้ทำขั้นตอนนี้ซ้ำ แต่แทนที่โดยคลิกที่ "ปฏิเสธ" ตัวเลือก. หลังการตัดสินใจ ตามคำสั่งนี้ เคอร์เซอร์จะย้ายไปยังเซลล์ที่แก้ไขถัดไปโดยอัตโนมัติสำหรับการประมวลผลต่อไป - หากการเปลี่ยนแปลงที่คุณเลือกต้องดำเนินการตลอดทั้งสเปรดชีต (เช่น เครื่องหมายและทั้งหมดถูกเปลี่ยนเป็นรูปแบบเฉพาะ) ให้คลิกที่ "รับทั้งหมด" ปุ่ม. ด้วยคำสั่งนี้ การแก้ไขที่เลือกทั้งหมดจะได้รับการแก้ไขและยอมรับในทันที
- ตอนนี้ คุณอาจต้องการเปลี่ยนกลับเป็นการเปลี่ยน “ติดตามการเปลี่ยนแปลง” ปิดคุณสมบัติ ในการทำเช่นนั้น ให้กลับไปที่ “รีวิวกลุ่ม” และไปที่ “ติดตามการเปลี่ยนแปลง" กลุ่ม. คลิกที่ "ไฮไลท์การเปลี่ยนแปลง” และยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายก่อนหน้านี้ที่มีป้ายกำกับว่า “ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข...”