วิธีส่งการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook ด้วยบัญชี POP3/IMAP

หากคุณได้ตั้งค่าบัญชี POP3 หรือ IMAP ใน Outlook และต้องการส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังข้อความที่คุณได้รับ โปรดอ่านต่อด้านล่าง

หากคุณกำลังไปเที่ยวพักผ่อนหรือไม่สามารถตอบอีเมลได้ ขอแนะนำให้ตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook "การตอบกลับอัตโนมัติ" หรือที่เรียกว่า "ข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน" เป็นการตอบกลับอีเมลอัตโนมัติที่ส่งถึงบุคคลที่ติดต่อคุณเมื่อคุณไม่ได้ทำงาน

ด้วย Microsoft Outlook คุณสามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติด้วยบัญชีอีเมลประเภทใดก็ตามที่คุณใช้ (Exchange, Microsoft 365, POP3 หรือ IMAP) แต่ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายวิธีสร้างข้อความแจ้งเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานด้วยอีเมล POP3/IMAP บัญชี.

* บันทึก: หากคุณเป็นเจ้าของบัญชี Microsoft365/Office365/Exchange โปรดอ่านคำแนะนำในบทความนี้: วิธีส่งการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook ด้วยบัญชี Office365/Exchange

วิธีตั้งค่าข้อความเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานด้วยบัญชี IMAP หรือ POP3 ใน Outlook

การตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติใน Microsoft Outlook สำหรับบัญชี POP3.IMAP สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1. สร้างเทมเพลตข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

ขั้นตอนแรกในการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook คือการสร้างเทมเพลตข้อความพร้อมข้อความตอบกลับที่จะส่งถึงผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณโดยอัตโนมัติ

1. เปิด Outlook แล้วคลิก อีเมลใหม่ ปุ่มบน บ้าน แท็บ

2. ป้อน เรื่อง ของอีเมล (เช่น. "นอกออฟฟิศ” หรือ "ในวันหยุด")

3. จากนั้นพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการส่งเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ

4ก. หลังจากพิมพ์ข้อความแล้วให้คลิก ไฟล์ แท็บแล้วเลือก บันทึกเป็น จากแถบด้านข้างซ้าย

4ข. ในกล่องโต้ตอบ 'บันทึกเป็น' ให้เลือก เทมเพลต Outlook (*.oft) จาก บันทึกเป็นประเภท เมนูแบบเลื่อนลง

4c พิมพ์ชื่อสำหรับข้อความเทมเพลตใน ชื่อไฟล์ กล่องข้อความ แล้วคลิก บันทึก.

5. ปิดหน้าต่างข้อความ "จดหมายใหม่"

ขั้นตอนที่ 2. ตั้งค่ากฎข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

ถัดไป คุณต้องกำหนดค่ากฎใน Outlook เพื่อส่งข้อความตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน

1. บน บ้าน แท็บ คลิกที่ กฎ เมนูแล้วเลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

2. ในหน้าต่าง 'กฎและการแจ้งเตือน': หากคุณมีบัญชีมากกว่าหนึ่งบัญชีที่ตั้งค่าไว้ใน Outlook ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก บัญชีอีเมลที่ถูกต้องสำหรับข้อความตอบกลับอัตโนมัติในส่วน "ใช้การเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์นี้" แล้วคลิก ที่ กฎใหม่ ปุ่ม.

3. ในขั้นตอนแรกของ 'ตัวช่วยสร้างกฎ' ให้เลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ ใต้ส่วน "เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า" แล้วคลิก ต่อไป.

4. ในขั้นตอนถัดไปของวิซาร์ด ให้ระบุเงื่อนไขของกฎการตอบกลับอัตโนมัติที่สร้างขึ้นแล้วคลิก ต่อไป.

ตัวอย่างเช่น: หากคุณตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความทั้งหมด "ได้รับในช่วงวันที่ที่ระบุ" & "โดยที่ชื่อของคุณอยู่ในช่องถึงหรือสำเนาถึง"* ให้ทำเครื่องหมายในช่องทำเครื่องหมายที่เกี่ยวข้อง

* หมายเหตุ:
1. หากคุณกำลังตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับข้อความขาเข้าทั้งหมด ไม่ต้องทำเครื่องหมายในช่อง "ที่ชื่อของคุณอยู่ในถึงหรือสำเนาถึง"

2. หากคุณต้องการให้ส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติในช่วงวันที่ที่ระบุ (และไม่ใช่ทันที) ให้คลิกที่ ในช่วงวันที่ที่กำหนด ขีดเส้นใต้ลิงก์และแก้ไขช่วงวันที่

5ก. ในขั้นตอนถัดไป ให้ตรวจสอบ ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ตัวเลือก จากนั้นคลิกที่ เทมเพลตเฉพาะ ลิงค์

5ข. ถัดจาก "มองเข้าไป" ให้เลือก "เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์" ตัวเลือก.

5c ตอนนี้ เลือกเทมเพลตข้อความที่คุณสร้างในขั้นตอนที่ 1 แล้วคลิก เปิด.

5วัน จากนั้นคลิก ต่อไป.

6. ที่ตัวเลือก "ข้อยกเว้น" ให้ระบุข้อยกเว้นที่คุณต้องการสำหรับข้อความตอบกลับอัตโนมัติแล้วคลิก ต่อไป. *

* บันทึก: นี่เป็นขั้นตอนที่ไม่บังคับและคุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้หากไม่ต้องการเพิ่มข้อยกเว้นใดๆ

7. ที่หน้าต่าง 'เสร็จสิ้นการตั้งค่ากฎ' ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้ จากนั้นคลิก เสร็จ:

• ที่ ขั้นตอนที่ 1: ระบุชื่อสำหรับกฎนี้ให้พิมพ์ชื่อกฎการตอบกลับอัตโนมัติของคุณ (เช่น "ข้อความลาพักร้อน")
• ที่ ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าตัวเลือกกฎ เลือก เปิดกฎนี้ เพื่อเปิดใช้งานกฎการตอบกลับอัตโนมัติทันทีหากคุณต้องการ

8. สุดท้ายคลิก นำมาใช้ แล้ว ตกลง เพื่อบันทึกการตั้งค่า

9. Outlook จะเริ่มส่งการตอบกลับอัตโนมัติไปยังอีเมลขาเข้าตามการตั้งค่าที่คุณตั้งไว้ แน่นอนว่าคอมพิวเตอร์ของคุณจะต้องเปิดอยู่และ Outlook จะต้องเปิดอยู่เพื่อให้สามารถส่งการตอบกลับอัตโนมัติได้

วิธีปิดการตอบกลับอัตโนมัติใน Outlook สำหรับบัญชี IMAP/POP3

หากคุณไม่ต้องการส่งการตอบกลับอัตโนมัติอีกต่อไป คุณสามารถปิดได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ไปที่ บ้าน แท็บ คลิกที่ กฎ ในกลุ่มย้าย จากนั้นเลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

2. ในรายการกฎ ล้าง/ยกเลิกการเลือก กล่องกาเครื่องหมายสำหรับกฎการตอบกลับอัตโนมัติ จากนั้นคลิก นำมาใช้ และ ตกลง.

แค่นั้นแหละ! แจ้งให้เราทราบหากคำแนะนำนี้ช่วยคุณได้โดยแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณ โปรดกดไลค์และแชร์คำแนะนำนี้เพื่อช่วยเหลือผู้อื่น