วิธีใช้เครื่องอัตโนมัติเพื่อทำงานปกติโดยไม่ต้องมีการแทรกแซง

ในขณะที่แทบทุกคนรู้เกี่ยวกับแอพพลิเคชั่นพื้นฐานที่ใช้งานง่ายของ Mac OS X แต่หลายคนกลับไม่รู้ถึงทรัพย์สินที่ใหญ่ที่สุดชิ้นหนึ่งของมัน นั่นคือ Automator Apple เปิดตัวแอปพลิเคชันในปี 2548 โดยเป็นส่วนหนึ่งของระบบปฏิบัติการ Mac OS X 10.4 “Tiger” ซึ่งออกแบบมาเพื่อนำอินเทอร์เฟซแบบชี้และคลิกมาใช้กับงานประจำแบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการจัดระเบียบไฟล์, การใส่รูปภาพในบางอัลบั้ม, การเข้าระบบบางพื้นที่ของปฏิบัติการ ระบบหรืออย่างอื่นทั้งหมด แผงและการควบคุมต่างๆ ภายใน Automator สามารถทำได้ในเวลาเพียงไม่กี่ วินาที

สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้ Mac OS X หรือผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้งาน Automator สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน ขั้นตอนเหล่านี้จะทำให้เกิดสิ่งที่เรียกว่า "เวิร์กโฟลว์" ใน Mac OS X ซึ่งสามารถทำงานได้เหมือนกันในแต่ละครั้ง

ขั้นตอนที่ 1: เปิดแอปพลิเคชัน Automator และเริ่มต้นใช้งาน

ในการเริ่มต้นสร้างรูทีน Automator ใหม่ ให้เปิดแอปพลิเคชัน Automator โดยเรียกดูจากโฟลเดอร์ "Applications" ของ Finder หรือทำการค้นหาโดย Spotlight สำหรับแอปพลิเคชัน

ทันทีที่เปิด Automator จะแสดงกล่องโต้ตอบที่อนุญาตให้ผู้ใช้เลือกประเภทของเอกสารที่พวกเขากำลังพยายามสร้าง

ในกรณีนี้ ผู้ใช้จะต้องเลือกตัวเลือก "เวิร์กโฟลว์" สิ่งนี้จะสร้างสคริปต์อย่างง่ายที่ทำงานเป็นกิจวัตร ตัวเลือกอื่นๆ เช่น การสร้างแอปพลิเคชันหรือแม้แต่บริการ Mac OS X สามารถทำได้ด้วย Automator แต่จะกล่าวถึงในบทช่วยสอนอื่น

การเลือกตัวเลือกเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์จะลบกล่องโต้ตอบและเผยให้เห็นสิ่งที่เป็นผืนผ้าใบเปล่าซึ่งเต็มไปด้วยการดำเนินการและขั้นตอนที่พร้อมใช้งาน สิ่งนี้จะสร้างจุดเริ่มต้นสำหรับการสร้างเวิร์กโฟลว์

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้เป็นอัตโนมัติ

ก่อนที่จะเข้าสู่การสร้างเวิร์กโฟลว์จริง ผู้ใช้ต้องกำหนดสิ่งที่พวกเขาต้องการให้เวิร์กโฟลว์ทำทุกครั้งที่มีการเรียกใช้งาน สำหรับบางคนอาจประกอบด้วยการติดป้ายกำกับเพลง iTunes ด้วยปี ประเภท หรือชื่อศิลปิน สำหรับผู้อื่น อาจเกี่ยวข้องกับการปรับขนาดรูปภาพขึ้นหรือลง และสำหรับคนอื่นๆ อาจรวมถึงการส่งอีเมล การปรับการตั้งค่าระบบ หรืองานประจำอื่นๆ

ในการเริ่มต้น ทำรายการง่ายๆ ของการดำเนินการที่ต้องการและผลลัพธ์สุดท้าย ในกรณีนี้ เราจะสร้างอีเมลที่มีผู้รับที่เลือกไว้ล่วงหน้าและข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้าซึ่งจะถูกส่งโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มเวิร์กโฟลว์ นี่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ส่งอีเมลถึงลูกค้าเป็นประจำ เพื่อเตือนพวกเขาถึงกำหนดเวลาที่จะมาถึง ครบกำหนดชำระเงิน หรือข้อมูลอื่นๆ ชุดวัตถุประสงค์ทีละขั้นตอนของเราจะมีลักษณะดังนี้:

1. เปิด Mail.app
2. สร้างอีเมลพร้อมเนื้อหาที่เขียนไว้ล่วงหน้า
3. แนบรูปภาพเฉพาะวันเกิด
4. ส่งเนื้อหาไปยังผู้ติดต่อที่กำลังฉลองวันเกิด

สิ่งนี้อาจดูค่อนข้างสูง แต่ด้วยการกระทำที่เลือกไว้ล่วงหน้าของ Automator มันง่ายมากที่จะช่วยโดยอัตโนมัติ ผู้ติดต่อทางธุรกิจฉลองวันเกิดด้วยคำทักทายจากบริษัทที่ใช้เทมเพลตอีเมลและรวมถึงข้อความพิเศษ การส่งเสริม. ด้วยเป้าหมายที่ระบุไว้ในตอนเริ่มต้น การสร้างกิจวัตรดังกล่าวจึงเป็นเรื่องง่าย

ขั้นตอนที่ 3: เริ่มประกอบกิจวัตรทีละชิ้น

ใช้แถบด้านข้างของ Automator เรียกดูไลบรารีของการกระทำที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยเลือกตัวเลือก "Mail" (ก่อนอื่นให้เลือกตัวเลือกเวิร์กโฟลว์)

การดำเนินการนี้จะแสดงรายการขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติที่ Apple หรือนักพัฒนาซอฟต์แวร์รายอื่นกำหนดไว้แล้วเพื่อใช้กับ Automator ผู้ที่ติดตั้งโปรแกรมอีเมลอื่น เช่น Entourage หรือ Outlook จะสังเกตเห็นการดำเนินการพิเศษสำหรับผู้สมัครที่แสดงด้วยไอคอนของแอป ในกรณีนี้ เราจะยึดมั่นในการดำเนินการที่ใช้ได้กับ Mail.app อย่างเคร่งครัด ด้วยเหตุผลดังกล่าว การดำเนินการทั้งหมดที่เลือกควรมีไอคอนเมลของ Apple ที่ด้านซ้ายของป้ายกำกับ

การดำเนินการแรกที่เราจะเลือกมีป้ายกำกับว่า "New Mail Message" ณ OS X 10.8 "Mountain Lion"

ตัวเลือกนี้จะเปิดเผยสิ่งที่ดูเหมือนแบบฟอร์มการแต่งข้อความทั่วไป ผู้ใช้จะสังเกตเห็นฟิลด์ทั่วไปที่ใช้ในการระบุข้อความ เช่นเดียวกับฟิลด์หัวเรื่องและเนื้อหา

เนื่องจากข้อความนี้จะถูกส่งไปยังผู้ติดต่อที่ฉลองวันเกิด ในวันเกิดของพวกเขา การกระทำขึ้นอยู่กับความจริงที่ว่าวันเกิดของผู้ติดต่อแต่ละคนได้รับการกำหนดใน Contacts.app (ที่อยู่ หนังสือ). หากมี ให้เพิ่มผู้ติดต่อแต่ละรายที่มีวันเกิดที่กำหนดไว้ในช่อง "สำเนาลับ" ของอีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความใด ๆ ที่ส่งไปยังผู้ติดต่อหลายคนจะไม่ทำให้ความเป็นส่วนตัวของที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อแต่ละรายลดลง นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลวันเกิดจะถูกส่งไปยังผู้ติดต่อที่เลือกเท่านั้น ซึ่งอาจเหมาะสำหรับการแบ่งกลุ่มผู้ติดต่อทางธุรกิจและส่วนบุคคลตามความจำเป็น

ด้วยรายชื่อติดต่อที่อยู่ในช่อง "BCC" ให้เขียนหัวเรื่องอีเมลในช่องที่เหมาะสม ปล่อยให้พื้นที่ "ข้อความ" ว่างไว้ เนื่องจากจะได้รับการดูแลในขั้นตอนต่อไปของกระบวนการ เลือกบัญชีที่จะใช้ส่งข้อความ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลธุรกิจส่งจากบัญชีอีเมลธุรกิจ และอื่นๆ

ตอนนี้กิจวัตรสามารถขยายออกไปในทิศทางใหม่ได้ รวมถึงการเพิ่มคำอวยพรวันเกิดและสิ่งที่แนบมาด้วย ในแถบด้านข้าง คลิก "ส่งคำอวยพรวันเกิด" แล้วลากไปยังพื้นที่ทำงาน สิ่งนี้จะเพิ่มกล่องใหม่พร้อมรูปภาพเฉพาะวันเกิดและพื้นที่สำหรับเขียนข้อความ เลือกรูปภาพที่ต้องการ หรือขอรูปภาพแบบสุ่มสำหรับผู้รับแต่ละราย จากนั้นเขียนคำอวยพรวันเกิดลงในกล่องที่แสดง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลมีรหัสส่งเสริมการขายพิเศษหรือส่วนลดเพื่อเฉลิมฉลองโอกาสนี้

ขั้นตอนที่ 4 (ไม่บังคับ): บันทึกการดำเนินการบนหน้าจอสำหรับการทำงานอัตโนมัติขั้นสูงเพิ่มเติม

ผู้สังเกตการณ์ที่ชาญฉลาดของอินเทอร์เฟซ Automator จะสังเกตเห็นปุ่ม "บันทึก" ขนาดใหญ่ในแถบเครื่องมือของแอปพลิเคชัน นี่เป็นแอปพลิเคชั่นบันทึกหน้าจอที่เจาะลึกลงไปอีกเล็กน้อยภายใต้ประทุน เมื่อเริ่มต้น มันจะดูสิ่งที่ผู้ใช้ทำและทำซ้ำในลักษณะเดียวกับเวิร์กโฟลว์ของ Automator นี่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม หากในตัวอย่างนี้ เทมเพลตวันเกิดที่ Apple ให้ไว้ไม่ได้ตัดทิ้ง จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้ใช้ต้องการแนบรูปภาพของตนเองด้วยธีมการสร้างแบรนด์ของบริษัทและการออกแบบที่เน้นการตลาดมากขึ้นอีกเล็กน้อย

ที่สามารถทำได้ง่าย ๆ โดยการกดบันทึกแล้วเปิด Mail ขณะบันทึก ผู้ใช้จะเขียนข้อความใหม่ สร้างเนื้อหาในธีมวันเกิด แนบรูปภาพวันเกิด แล้วหยุดการบันทึก ข้อความวันเกิดจะถูกปรับตามนั้น ซึ่งสร้างขึ้นเหมือนกับการบันทึกหน้าจอที่ติดตามในขณะที่ผู้ใช้สร้างอีเมลที่ปรับแต่งเอง

นอกจากนี้ยังใช้งานได้ดีสำหรับการบันทึกสิ่งต่าง ๆ เช่น ตัวกรองแอปพลิเคชัน การปรับขนาดรูปภาพ การกรอง PDF และงานอื่นๆ อีกจำนวนมากที่อาจดำเนินการได้ง่ายกว่าการสั่งการโดยใช้การลากแล้วปล่อย องค์ประกอบ

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกเอกสารและเรียกใช้เมื่อจำเป็น

โดยทั่วไปเวิร์กโฟลว์ที่เพิ่งสร้างขึ้นสามารถบันทึกในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งจากสองรูปแบบ หากผู้ใช้เลือกที่จะบันทึกเป็นเวิร์กโฟลว์ พวกเขาจะต้องดับเบิลคลิกที่ไอคอน เปิดเวิร์กโฟลว์ แล้วกดปุ่ม "เรียกใช้" ทุกครั้งที่ต้องการดำเนินการ ในกรณีนี้ ขั้นตอนเหล่านั้นจะดำเนินการทุกครั้งที่เป็นวันเกิดของใครบางคน

อีกทางเลือกหนึ่งคือบันทึกเป็นแอปพลิเคชันโดยกำจัดปุ่ม "เรียกใช้" ออกจากสมการทั้งหมด หากผู้ใช้เลือกที่จะบันทึกเวิร์กโฟลว์เป็นแอป ให้ดับเบิลคลิกที่ไอคอนและเปิดแอปพลิเคชันนั้นจะดำเนินการทั้งหมดทันทีและไม่ต้องป้อนข้อมูลเพิ่มเติม

ในกรณีของอีเมลวันเกิดหรืองานกรอง มันอาจจะดีมาก แนวคิดในการบันทึกเวิร์กโฟลว์เป็นแอปพลิเคชันแล้วเพิ่มเป็นรายการเริ่มต้นภายใน System การตั้งค่า การดำเนินการนี้จะเรียกใช้แอปพลิเคชันทุกครั้งที่คอมพิวเตอร์เริ่มทำงาน ตรวจสอบเงื่อนไขที่ระบุในเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติ และดำเนินการตามที่ร้องขอหากจำเป็น เมื่อบันทึกเอกสารเป็นเวิร์กโฟลว์หรือแอปพลิเคชัน ผู้ใช้มีอิสระที่จะสร้างงานอัตโนมัติอื่นหรือเพียงแค่เพลิดเพลินกับผลงานของพวกเขา การทำให้ Mac OS X ทำงานหลายอย่างในเบื้องหลังนั้นทำได้ง่ายอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน โดยทั้งหมดนี้ใช้การป้อนข้อมูลของผู้ใช้เพียงเล็กน้อย และบ่อยครั้งก็ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ เพิ่มเติม

โดยสรุป นี่คือวิธีสร้างคำอวยพรวันเกิดอัตโนมัติได้ง่ายๆ:

1. ตั้งค่าสมุดที่อยู่ของคุณ เปิดสมุดที่อยู่อย่างง่ายแล้วไปที่การตั้งค่าและคลิกเทมเพลต> เพิ่มฟิลด์และเลือกวันเกิด

หรือ คุณยังเพิ่มวันเกิดให้กับผู้ติดต่อรายใดรายหนึ่งได้อีกด้วย เพียงเปิดสมุดที่อยู่และไปที่ผู้ติดต่อที่คุณต้องการเพิ่มวันเกิด คลิกเมนูการ์ดและเลือกวันเกิดจากตัวเลือกเพิ่มฟิลด์

2. เปิด Automator เลือก Application แล้วคลิก Select

3. คลิกผู้ติดต่อและค้นหาผู้ที่มีวันเกิด

4. ตอนนี้คลิก Mail และส่งคำอวยพรวันเกิด โปรดทราบว่าการดำเนินการสองอย่างในเวิร์กโฟลว์ (ดูด้านล่าง) จะเชื่อมโยงเข้าด้วยกัน

5. บันทึกเวิร์กโฟลว์โดยเลือก ไฟล์ > บันทึก….

6. เมื่อต้องการใช้เวิร์กโฟลว์นี้ ให้คลิกไอคอน "วันเกิด" ง่ายๆ (ที่คุณเพิ่งบันทึกไว้) Automator จะค้นหาคนที่มีวันเกิดและให้คุณส่งคำทักทายถึงคุณ

ที่เกี่ยวข้อง:

Mac การแก้ไขปัญหา & ช่วยเหลือ

Mac OS X Gone Maverick

Mac OS X: การเขียนตามคำบอกไม่ทำงาน วิธีแก้ไข