กล่องเมลอีเมลในแอป macOS Mail อาจรกและไม่เป็นระเบียบได้อย่างรวดเร็ว นั่นเป็นสาเหตุที่ Apple ได้เพิ่มเครื่องมือเก็บถาวรที่สามารถช่วยให้คุณรักษาข้อความให้เป็นระเบียบได้
เครื่องมือเก็บถาวรยังเป็นวิธีที่สะดวกในการจัดเก็บสำเนาข้อความของคุณที่คงทน ซึ่งป้องกันการทำงานของเซิร์ฟเวอร์ (เช่น เซิร์ฟเวอร์ขัดข้องหรือการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ) ต่อไปนี้คือวิธีใช้เอกสารเก่าและตำแหน่งที่จะค้นหาอีเมลของคุณหลังจากนั้น
ที่เกี่ยวข้อง:
- 21 เคล็ดลับและลูกเล่นของ Apple Mail ที่คุณอาจไม่เคยรู้จักสำหรับ iOS และ macOS
- ทุกสิ่งใหม่ใน Mail สำหรับ macOS Catalina
- วิธีแก้ไขปัญหาเมล macOS หลังจากอัปเกรดเป็นการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย
- เมลไม่ทำงานใน macOS Catalina วิธีแก้ไข
สารบัญ
- วิธีเก็บข้อความ
- ข้อความที่เก็บถาวรถูกเก็บไว้ที่ไหน?
-
บางสิ่งที่ควรทราบ
- สร้างกล่องจดหมายเก็บถาวรเพิ่มเติม
- ส่งออกกล่องจดหมาย
- กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:
วิธีเก็บข้อความ
การเก็บถาวรข้อความอีเมลใน macOS นั้นค่อนข้างง่าย อันที่จริง มันเป็นเพียงกระบวนการสองขั้นตอน
- เปิดข้อความในจดหมาย
- คลิกที่ไอคอนเก็บถาวรในแถบเมนูด้านบน มันจะดูเหมือนกล่องกระดาษแข็งที่มีเส้นตรงขวางอยู่
ณ จุดนี้ Mail จะสร้างกล่องจดหมายใหม่ที่เรียกว่า Archive โดยอัตโนมัติ ข้อความที่คุณเก็บถาวรจะอยู่ในกล่องจดหมายนี้ (แต่จะถูกดึงออกจากเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอีเมลของคุณด้วย)
หากคุณใช้บริการอีเมลของบริษัทอื่นกับแอป Mail อาจทำให้สับสนได้ นั่นเป็นเพราะว่ากล่องจดหมายเข้าทั้งหมดของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เก็บถาวรสำหรับบัญชีนั้น ๆ
โปรดทราบว่านี่เป็นสำเนาในเครื่อง หากคุณเก็บถาวรข้อความในกล่องจดหมายของบริษัทอื่น ข้อความนั้นจะถูกดึงออกจากเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอีเมล
คุณยังสามารถแก้ไขตำแหน่งที่จัดเก็บอีเมลที่เก็บถาวรโดยไปที่ Mail -> Preferences -> Accounts และเลือกแท็บ Mailbox Behaviors
จากที่นี่ คุณสามารถตั้งค่าการเก็บถาวรเป็นกล่องจดหมายใหม่ ซึ่งคุณสามารถเลือกที่จะจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณได้
ข้อความที่เก็บถาวรถูกเก็บไว้ที่ไหน?
ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ สำเนาของข้อความอีเมลของคุณจะถูกเก็บไว้ในเครื่อง Mac ของคุณเมื่อคุณใช้คุณลักษณะเก็บถาวร
น่าเสียดายที่มันไม่ได้ง่ายขนาดนั้น พวกเขาถูกฝังอยู่ในโฟลเดอร์ในไลบรารี macOS และไฟล์เก็บถาวรนั้นใช้นามสกุลไฟล์ .mbox
คุณสามารถเข้าถึงได้ด้วยขั้นตอนต่อไปนี้
- เปิดหน้าต่าง Finder
- กด Option ค้างไว้แล้วคลิก Go ในแถบเมนูด้านบน
- เลือกห้องสมุดจากเมนูแบบเลื่อนลง
- ค้นหาโฟลเดอร์ชื่อ Mail
- จากที่นี่ คุณจะเห็นโฟลเดอร์อีกสองสามโฟลเดอร์ที่มีชื่อแบบสุ่ม (V6 และสตริงอักขระ)
- คลิกผ่านโฟลเดอร์เหล่านี้จนกว่าคุณจะพบ .mbox หลายอัน คลิกที่เก็บถาวร
- จากที่นี่ คุณสามารถดำดิ่งลงไปในโครงสร้างโฟลเดอร์ได้จนกว่าคุณจะเห็นโฟลเดอร์ชื่อ Messages นี่คือที่ที่ macOS จัดเก็บ .emix จัดการกับอีเมลของคุณในที่เก็บถาวร
อาจมีปัญหาด้านรูปแบบหรือรูปภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเนื้อหาเป็นแบบเว็บ แต่สิ่งเหล่านี้เป็นสำเนาข้อความอีเมลของคุณที่จัดเก็บไว้ในเครื่อง แน่นอนว่านั่นหมายถึงพวกเขาไม่มีภูมิคุ้มกันต่อกิจกรรมบนเซิร์ฟเวอร์ใดๆ
บางสิ่งที่ควรทราบ
แม้ว่าข้อมูลดังกล่าวจะครอบคลุมส่วนสำคัญของการใช้ Archive และค้นหาข้อความที่เก็บถาวร ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเพิ่มเติมสองสามข้อเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะถูกจัดระเบียบและปลอดภัย
สร้างกล่องจดหมายเก็บถาวรเพิ่มเติม
เนื่องจากวิธีที่ macOS Mail จัดการกับกล่องเมลของบริษัทอื่น จึงอาจสร้างความสับสนในการใช้เครื่องมือเก็บถาวรในตัว
หากอีเมลทั้งหมดของคุณถูกจัดเก็บไว้ใน Archive ตั้งแต่เริ่มต้น และ Archive ดึงมาจากเซิร์ฟเวอร์เท่านั้น อาจทำให้เกิดปัญหากับองค์กรได้
ด้วยเหตุนี้ เราจึงแนะนำให้สร้างกล่องจดหมายภายในเครื่องใหม่บนระบบของคุณ เพียงคลิกที่กล่องจดหมายในแถบเมนูด้านบนและเลือกกล่องจดหมายใหม่
เลือกบน Mac ของฉันเป็นตำแหน่งและตั้งชื่อกล่องจดหมายให้มีความหมาย เช่น “ข้อความ Gmail ที่สำคัญ” หรือ “อีเมลที่เก็บถาวรในเดือนสิงหาคม 2019”
ตอนนี้ คุณจะต้องกลับไปที่ Mail -> Preferences -> Accounts -> Mailbox Behaviors ตั้งค่ากล่องจดหมายเก็บถาวรไปยังโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่
ส่งออกกล่องจดหมาย
หากคุณต้องการสำเนาอีเมลอันมีค่าของคุณสำหรับพื้นที่จัดเก็บที่คงทนมากขึ้น เราขอแนะนำให้ใช้กล่องจดหมายส่งออก นอกจากนี้ยังช่วยให้ข้อความที่เก็บอยู่ในตำแหน่งที่เข้าถึงได้ง่ายบนฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถแสดงข้อความอีเมลบนอุปกรณ์สื่อภายนอกหรือแฟลชไดรฟ์ USB เพื่อจัดเก็บข้อมูลถาวรได้
นี่เป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากอีเมลที่จัดเก็บไว้ในเครื่องมักจะสูญเสียข้อมูล หากมีบางอย่างเกิดขึ้นกับ Mac ที่คุณใช้ อาจไม่มีวิธีง่ายๆ ในการกู้คืนอีเมลเหล่านั้น
- เลือกกล่องจดหมายที่คุณต้องการส่งออก
- คลิกขวาที่กล่องจดหมาย
- คลิกส่งออกกล่องจดหมาย… จากเมนูดรอปดาวน์
- เลือกโฟลเดอร์ปลายทางแล้วเลือก เลือก
ตอนนี้คุณสามารถบันทึกกล่องเมลนั้น — พร้อมสำเนาของข้อความทั้งหมด — ไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย
เราหวังว่าคุณจะพบว่าบทความนี้มีประโยชน์ การจัดการกับเอกสารสำคัญของคุณเป็นสิ่งที่ดีเสมอและจะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดใจในช่วงวิกฤต
ไมค์เป็นนักข่าวอิสระจากซานดิเอโก แคลิฟอร์เนีย
แม้ว่าเขาจะกล่าวถึง Apple และเทคโนโลยีเพื่อผู้บริโภคเป็นหลัก แต่เขามีประสบการณ์ในการเขียนเกี่ยวกับความปลอดภัยสาธารณะ รัฐบาลท้องถิ่น และการศึกษาด้านสิ่งพิมพ์ต่างๆ
เขาสวมหมวกสองสามใบในสาขาวารสารศาสตร์ รวมทั้งนักเขียน บรรณาธิการ และนักออกแบบข่าว