ติดตามและจัดเรียงอีเมลที่ไม่ได้รับคำตอบบน Mac ของคุณและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

หากคุณไม่เพียงแค่ได้รับอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน แต่ยังตอบกลับ ส่งต่อ และส่งมากขึ้นไปอีก การติดตามนั้นอาจเป็นเรื่องยากจริงๆ แรงบันดาลใจจาก สนทนาในฟอรัมการสนับสนุนของ Appleเราตัดสินใจที่จะช่วยเหลือผู้ที่ตกอยู่ในสถานการณ์นี้

ด้วยการติดตามอีเมลที่คุณยังต้องตอบและสามารถจัดเรียงได้ง่าย คุณสามารถเพิ่มผลผลิตของคุณได้ถึงสองเท่า และด้วยความยืดหยุ่นที่เราจะแสดงให้คุณเห็น คุณสามารถพบอีเมลที่รอการตอบกลับได้อย่างรวดเร็ว

ที่เกี่ยวข้อง:

• 21 เคล็ดลับและลูกเล่นของ Apple Mail ที่คุณอาจไม่เคยรู้จักสำหรับ iOS และ macOS
• วิธีเพิ่มและใช้ Emojis และสัญลักษณ์ที่ชื่นชอบใน Mail บน Mac
• ทุกสิ่งใหม่ใน Mail สำหรับ macOS Catalina

สร้างกล่องเมลอัจฉริยะ

กล่องเมลอัจฉริยะเป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการย้ายข้อความโดยอัตโนมัติ ในขณะที่อีเมลยังคงอยู่ในตำแหน่งเดิม อีเมลเหล่านั้นจะแสดงในกล่องจดหมายเฉพาะที่คุณสร้างขึ้นโดยใช้เกณฑ์ คล้ายๆ กับ Mail Rules

หากต้องการดูว่าอีเมลใดที่คุณยังไม่ได้ตอบ ทั้งหมดในที่เดียว ต่อไปนี้คือวิธีตั้งค่ากล่องเมลอัจฉริยะนั้นในแอพเมลบน Mac ของคุณ

1. คลิก กล่องจดหมาย > ใหม่ กล่องจดหมายอัจฉริยะ จากแถบเมนู
2. ในหน้าต่างป๊อปอัป ตั้งชื่อกล่องจดหมายของคุณ กับบางอย่างเช่น "อีเมลที่ไม่ได้รับ" หรืออะไรก็ตามที่คุณชอบ
3. สำหรับ มีข้อความที่ตรงกับ [ใดๆ/ทั้งหมด] ของเงื่อนไขต่อไปนี้, เลือก ทั้งหมด.
4. ในส่วนเกณฑ์ ให้คลิกกล่องดรอปดาวน์กล่องแรกแล้วเลือก ข้อความไม่ได้รับการตอบกลับไปยัง.
5. เลือกทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับ รวมข้อความจากถังขยะ และ จาก ส่ง.
6. คลิก ตกลง.

คุณสามารถทดสอบสิ่งนี้ได้หากต้องการ ส่งอีเมลถึงตัวคุณเองและควรปรากฏใน Smart Mailbox ใหม่ของคุณ ตอบกลับและมันควรจะหายไปจากกล่องจดหมายนั้น (คุณอาจต้องให้เวลาสักครู่จึงจะหาย)

จัดเรียงอีเมลในกล่องเมลอัจฉริยะของคุณ

กล่องเมลอัจฉริยะทำงานเหมือนกับกล่องเมลอื่นๆ ที่คุณใช้ในแอพเมล ดังนั้น หากคุณใช้เค้าโครงแบบคลาสสิกสำหรับ Mail คุณสามารถจัดเรียงโดยใช้คอลัมน์ได้ ทำให้ง่ายต่อการจัดเรียงโดยคลิกที่ วันที่ได้รับ ส่วนหัวและเห็นอีเมลล่าสุดที่ด้านบน

หากคุณใช้เค้าโครงเริ่มต้นในแอป Mail คุณยังสามารถจัดเรียงได้อย่างรวดเร็วโดยใช้สองวิธี

ก่อนอื่นและง่ายที่สุด ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับรายการข้อความแล้วเลือก วันที่ และ ข้อความล่าสุดบน. หรือคลิก ดู > เรียงตาม แล้วเลือก วันที่ และ ข้อความล่าสุดบน จากที่นั่น.

แก้ไขกล่องเมลอัจฉริยะของคุณ

เคล็ดลับอีกอย่างหนึ่งที่คุณสามารถใช้กับ Smart Mailbox ที่คุณสร้างขึ้นคือการทำให้ฉลาดยิ่งขึ้น! บางทีคุณอาจต้องการดูอีเมลที่ยังไม่ได้ตอบทั้งหมดจากวันนี้ เมื่อวาน หรือสัปดาห์นี้ ใช้เวลาเพียงหนึ่งนาทีในการแก้ไขกล่องเมลอัจฉริยะของคุณ

1. เลือกกล่องเมลอัจฉริยะของคุณแล้วคลิก กล่องจดหมาย > แก้ไขกล่องจดหมายอัจฉริยะ จากแถบเมนูหรือ คลิกขวา มันและเลือก แก้ไขกล่องจดหมายอัจฉริยะ จากเมนูบริบท
2. ในกล่องเกณฑ์ คลิก ปุ่มเครื่องหมายบวก ไปทางขวาเพื่อเพิ่มตัวกรองอื่น
3. สำหรับกล่องดรอปดาวน์กล่องแรก ให้เลือก วันที่ได้รับ และสำหรับอันที่สอง เลือก วันที่หรือช่วง คุณต้องการใช้ คุณสามารถเลือกจากตัวเลือกต่างๆ เช่น วันนี้หรือสัปดาห์นี้ ตรงหรือระหว่าง และอยู่ก่อนวันที่หรือหลังวันที่ การเลือกเหล่านี้ทำให้คุณมีความยืดหยุ่นสูง
4. เมื่อเสร็จแล้วให้คลิก ตกลง.

เช่นเดียวกับเมื่อคุณเริ่มสร้างกล่องเมลอัจฉริยะด้วยขั้นตอนข้างต้น คุณสามารถทำการทดสอบอย่างรวดเร็วได้

คุณสามารถสร้างหรือแก้ไขกล่องเมลอัจฉริยะเพื่อรวมเกณฑ์ทุกประเภทเช่นนี้ ดังนั้น หากคุณมีโอกาส ลองดูตัวเลือกต่างๆ ในกรณีที่คุณเห็นตัวกรองเพิ่มเติมที่จะรวมไว้ และถ้าเป็นไปได้ ให้ทำการทดสอบและจับคู่เกณฑ์นั้นเพื่อดูว่าทุกอย่างเป็นไปตามที่คุณคาดหวังหรือไม่

คุณพร้อมที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณหรือไม่?

การปล่อยให้อีเมลไม่ได้รับคำตอบซึ่งไม่น่าจะก่อให้เกิดปัญหามากมาย โดยเฉพาะกับงานของคุณ ดังนั้น หากคุณพบว่าบทช่วยสอนนี้มีประโยชน์และสิ่งที่คุณกำลังจะใช้ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง!