เมื่อคุณทำงานกับเอกสารกับทีม ไฟล์นั้นจะผ่านแบบร่างต่างๆ แต่ถ้าคุณชอบร่างก่อนหน้านี้ล่ะ? หากคุณเพิ่งแทนที่ข้อความเก่าด้วยข้อความใหม่ และไม่ได้บันทึกฉบับร่างของเวอร์ชันนั้นไว้ คุณอาจถือว่าข้อความนั้นหายไป แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น ต้องขอบคุณ Google Docs
ตัวเลือกที่มีประโยชน์มากมายที่ Google Docs มีคือการดูเอกสารเวอร์ชันต่างๆ ด้วยวิธีนี้ หากคุณยังคงชอบวิธีการสร้างฉบับร่างก่อนหน้านี้ คุณยังสามารถกู้คืนได้ คุณสามารถดูไฟล์ Google เอกสารเวอร์ชันต่างๆ ได้ 2 วิธีดังนี้
วิธีใช้โหมดแนะนำเพื่อดูการแก้ไข
ด้วยโหมดการแนะนำ คุณสามารถดูการแก้ไขทั้งหมดที่ทีมของคุณทำในสีที่ต่างกัน เพื่อให้คุณสามารถบอกความแตกต่างได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณจะเห็นเวอร์ชันสรุปของการแก้ไขที่ด้านข้าง และคุณสามารถยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำได้
ในการเริ่มต้น ให้คลิกไอคอนดินสอที่ด้านบนขวาแล้วเลือกตัวเลือกการแนะนำ
เมื่อคุณเลือกตัวเลือกนี้แล้ว คุณจะเห็นข้อความสั้นๆ เพื่อแจ้งให้ทราบว่าเปิดใช้งานตัวเลือกการแนะนำแล้ว หากคุณต้องการเปลี่ยนไปใช้ตัวเลือกอื่น ให้คลิกที่ดินสอสีเขียว ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณทำอย่างนั้นได้ แนะนำ ข้อความทั้งหมดที่คุณเพิ่มจะไม่เปลี่ยนเวอร์ชันดั้งเดิม หากคุณต้องการเปลี่ยนคำแนะนำ เพียงคลิกและเคอร์เซอร์จะเริ่มกะพริบ
วิธีตรวจสอบคำแนะนำการแก้ไขใน Google เอกสาร
เมื่อสิ้นสุดวัน ก็ถึงเวลาทบทวนคำแนะนำเหล่านั้น คลิกที่ แถบเครื่องมือ ที่ด้านบนและคลิกที่ คำแนะนำรีวิว. คุณจะเห็นตัวเลือกที่จะยอมรับหรือปฏิเสธคำแนะนำ คุณจะไม่เห็นรายการคำแนะนำที่นั่น Google เอกสารจะเน้นโดยตรงบนเอกสารที่มีคำแนะนำ
คุณสามารถเลื่อนดูการแก้ไขที่แนะนำโดยคลิกที่ลูกศรขึ้นและลง คุณจะรู้ว่าคุณอยู่เพราะ Google เอกสารจะเน้นสิ่งที่คุณเป็นอยู่ เมื่อเลือกแสดงตัวอย่างยอมรับทั้งหมด คุณจะเห็นการแก้ไขที่แนะนำทั้งหมดในเอกสาร และสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อยอมรับทั้งหมดคือคลิกที่ปุ่มสีน้ำเงินขนาดใหญ่ยอมรับทั้งหมด
เมื่อคุณเลือกตัวเลือกแสดงตัวอย่างปฏิเสธทั้งหมด คำแนะนำทั้งหมดจะหายไปจากเอกสาร เสร็จสิ้น เพียงคลิกที่ปุ่มปฏิเสธทั้งหมด หากคุณยอมรับหรือปฏิเสธข้อเสนอแนะแล้ว แต่เสียใจที่ดำเนินการดังกล่าว คุณสามารถย้อนกลับได้โดยคลิกที่ลูกศรย้อนกลับเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงใหม่
ประวัติเวอร์ชัน
คุณยังดูไฟล์เวอร์ชันต่างๆ ได้โดยไปที่:
- ไฟล์
- ประวัติเวอร์ชัน
- ดูประวัติเวอร์ชัน
ทางด้านขวา คุณจะเห็นเวอร์ชันต่างๆ ของไฟล์ คลิกที่จุดและคุณสามารถตั้งชื่อเวอร์ชันที่ต้องการหรือทำสำเนาได้ นอกจากนี้ คุณยังจะเห็นสิ่งต่างๆ เช่น วันที่และเวลาแก้ไขล่าสุด ที่นี่คุณจะพบตัวเลือกในการกู้คืนเวอร์ชันนี้ แต่คุณจะเห็นปุ่มสีน้ำเงินขนาดใหญ่ที่ด้านบน
นอกจากนี้ คุณจะเห็นชื่อผู้ที่แก้ไขไฟล์ในวันที่ระบุ ด้วยการเปิดใช้งานการแสดงเวอร์ชันที่มีชื่อเท่านั้น คุณสามารถค้นหาเวอร์ชันที่คุณตั้งชื่อไว้ได้อย่างรวดเร็ว ส่วนอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกลบออกแต่ไม่ถูกลบ
ในการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อเสนอแนะที่คุณได้ทำไว้ ให้เน้นข้อความที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็นแล้วคลิกตัวเลือกความคิดเห็น มันจะเป็นรายการสุดท้ายในรายการ ถึง แก้ไขความคิดเห็นของคุณให้คลิกที่จุดทางด้านขวาแล้วเลือกแก้ไข คุณยังสามารถลิงก์ไปยังความคิดเห็นนี้และลบออกได้หากคุณเปลี่ยนใจตราบเท่าที่คุณอยู่ที่นั่น
หากต้องการตอบความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมทีม ให้คลิกที่ความคิดเห็น ป้อนข้อความของคุณและคลิกที่ปุ่มตอบกลับหรือแก้ไข เมื่อคุณพร้อมที่จะดาวน์โหลดไฟล์ของคุณโดยไปที่ ไฟล์ > ดาวน์โหลดคุณสามารถเลือกรูปแบบได้หลากหลาย
คุณสามารถเลือกจาก:
- คำ
- รูปแบบ OpenDocument
- รูปแบบข้อความ Rick
- ไฟล์ PDF
- ข้อความธรรมดา
- หน้าเว็บ
- EPUB
Android
ในการทำสิ่งที่กล่าวมาก่อนหน้านี้ แต่บนอุปกรณ์ Android ของคุณ คุณจะต้อง เข้าถึงตัวเลือกต่างๆ. หากต้องการแนะนำการแก้ไขและดูทั้งสองเวอร์ชันให้แตะที่ ดินสอที่ด้านล่างขวาแต่ก่อนที่คุณจะเริ่มพิมพ์ ให้แตะที่จุดที่ด้านบนขวาแล้วเลือก แนะนำการเปลี่ยนแปลง ตัวเลือก.
เช่นเดียวกับบนเดสก์ท็อป ทุกสิ่งที่คุณแนะนำจะเป็นสีที่ต่างออกไป
วิธีแสดงความคิดเห็นในไฟล์ Google Docs – Android
ถ้าคุณมีอะไรจะพูดก็พูดออกมา คุณสามารถแสดงความคิดเห็นในไฟล์ Google เอกสารบนอุปกรณ์ Android ของคุณโดยกดแป้น n คำหรือวลีที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็นค้างไว้ ตามด้วยจุด ตอนนี้คุณควรเห็นตัวเลือกเพิ่มความคิดเห็น
คุณจะรู้ว่าความคิดเห็นของคุณอยู่ที่ใดเพราะจะถูกเน้น ถึง ดูความคิดเห็นของคุณ และอื่น ๆ แตะที่มัน เลือกดูความคิดเห็น และคุณควรเห็นสิ่งที่คุณพิมพ์ คุณสามารถแก้ไข ลบ หรือรับลิงก์ที่แชร์ได้สำหรับความคิดเห็นโดยแตะที่จุด หากมีการจัดการปัญหาเบื้องหลังความคิดเห็น คุณสามารถแตะที่ตัวเลือกแก้ไขเพื่อทำให้มันหายไป
หากคุณแตะตัวเลือกแก้ไขโดยไม่ได้ตั้งใจ คุณจะเห็น (ไม่กี่วินาที) ตัวเลือกเลิกทำ แตะที่มันเพื่อเปิดความคิดเห็นอีกครั้ง คุณควรเห็นข้อความใกล้กับความคิดเห็นที่คุณเปิดไว้ หากต้องการดูความคิดเห็นอื่นๆ ให้แตะที่ลูกศรเพื่อย้อนกลับ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณแน่ใจเกี่ยวกับข้อเสนอแนะที่คุณเสนอ เนื่องจากผู้เขียนหรือผู้เขียนจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนสำหรับทุกข้อเสนอแนะ แม้ว่าคุณจะเปลี่ยนใจ แต่ก็ยังได้รับ หากคุณเป็นผู้เขียนและไม่ต้องการรับการแจ้งเตือนสำหรับคำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ ทุกข้อ คุณสามารถปิดได้โดยไปที่การตั้งค่าของ Google ไดรฟ์โดย:
- ไปที่การตั้งค่า
- การแจ้งเตือน
- ยกเลิกการเลือกช่องสำหรับทั้งสองตัวเลือก
วิธีแชร์เอกสาร Google Docs
คุณคิดว่าคุณมีทุกอย่างในการแก้ไขเอกสาร และจำไว้ว่าคุณลืมเพิ่มใครซักคน หากต้องการแชร์ไฟล์ Google Docs ให้คลิกปุ่มแชร์สีน้ำเงินที่ด้านบนขวา
คลิกที่ข้อความว่า เพิ่มบุคคลและกลุ่ม และเพิ่มผู้ติดต่อของคุณ อย่าลืมให้สิทธิ์ในการแก้ไขผู้ติดต่อนั้นโดยคลิกที่เมนูดรอปดาวน์ทางด้านขวา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกตัวเลือกการแก้ไข
วิธีเปลี่ยนสิทธิ์การแก้ไขบน Google เอกสาร
หากมีคนถูกลบออกจากเอกสาร คุณสามารถคลิกที่ปุ่มแชร์ ใต้ตัวเลือกในการเพิ่มบุคคล คุณจะเห็นผู้ใช้ทั้งหมดที่คุณได้เพิ่มไว้แล้ว
ทางด้านขวา คุณจะเห็นเมนูแบบเลื่อนลงซึ่งคุณสามารถเลือกตัวเลือกอื่นได้
คุณจะมีตัวเลือกของลิงก์ที่ทุกคนที่มีลิงก์จะสามารถเข้าถึงไฟล์หรือเฉพาะคนที่คุณเพิ่มได้ คุณจะเห็นตัวเลือกในการเปลี่ยนการตั้งค่านี้หรือคัดลอกลิงก์เพื่อแชร์ เมื่อคลิกที่ล้อเฟือง คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าต่างๆ เช่น:
- บรรณาธิการสามารถเปลี่ยนสิทธิ์และแชร์ได้
- ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นสามารถเห็นตัวเลือกในการดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอก
บทสรุป
เมื่อเห็นการเปลี่ยนแปลง ไฟล์จะผ่านไป คุณสามารถดูได้ว่าการเปลี่ยนแปลงช่วยปรับปรุงเอกสารหรือไม่ ความคิดเห็นยังสามารถสร้างสรรค์ในการปรับปรุงไฟล์ และตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณสามารถเพิ่มหรือแก้ไขได้อย่างไร คุณทำงานกับผู้อื่นในเอกสารบน Google Docs บ่อยหรือไม่? แบ่งปันความคิดของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง และอย่าลืมแบ่งปันบทความกับผู้อื่นบนโซเชียลมีเดีย