Cihazlarınıza giren ve çıkan bu kadar çok dijital bilgi ile elektronik dosyaları yönetmek oldukça zor bir iş olabilir. Bu dosyalar bir yerden başka bir yere durmadan ve genellikle aceleyle taşınır. Teknolojinin bu sorunları yakalaması iyi bir şey.
Dosya Organizasyonu 101
Teknoloji, paylaşmayı, depolamayı ve geri almayı verimli ve daha az zahmetli hale getirir. Gerekli dosyalara sorunsuz erişim artık mümkün. Bu makale, dosya yönetimi verimliliğinizi artırmanıza yardımcı olacak bazı temel ipuçlarını tartışacak ve işleri sıralamada size rehberlik edecektir.
1. Dosya Paylaşım Sürecinizi Doğaçlayın
Verimli dosya organizasyonundan bahsettiğinizde, sadece depolamadan bahsetmiyorsunuz. Bu belgeleri nasıl ele alacağınızı, göndereceğinizi veya bölüm üyeleriyle nasıl paylaştığınızı ele almak en iyisi olacaktır.
Birincisi, faks, kurumsal dünyadaki herkesin günlük olarak uyguladığı standart bir belge paylaşım yöntemidir. Finans, hukuk ve hükümete ait kurumlar, bunu iletişim araçlarından biri olarak kullanma eğilimindedir. Ya dosya paylaşımını verimli bir süreç haline getirirken potansiyelini en üst düzeye çıkarmanın bir yolu varsa? faks makinesi olmadan faks? Ofisinizin etrafındaki şeyleri düzenlemenize yardımcı olmaz mı?
Dosya paylaşım işlemi işyeri içinde gerçekleşirse, bir dosya sunucusu veya dosya paylaşım ağı kurabilirsiniz. Dosyalarını alma erişimi olan kişilere yardımcı olur.
2. Belgeleri Tek Bir Yerde Depolayın
Dosya organizasyonu sorunu, işletmeleri uzun süredir rahatsız ediyor. Şirketler arasında giderek artan bir endişe çünkü elektronik dosyalarının çoğu, depolama ve aktarım sırasında sıklıkla yanlış yerleştirilmiş. Bu sorun durumu daha da karmaşık hale getiriyor çünkü işletmeler birçok dosyayı iş arkadaşlarıyla paylaşma eğiliminde.
Bununla mücadele etmek için uzmanlar, almaya çalıştığınız dosyalara kolay erişim sağlamak için tek bir kök klasör oluşturmanızı önerir. Bu yöntemde tüm çalışma dosyalarınızı bir klasörde saklayın. PC kullanıcıları için varsayılan, Belgelerim'dir.
Paylaşılan bir ortamda, bir Paylaşılan Belgeler klasörü de oluşturabilirsiniz. Her iki süreç de iş arkadaşlarınızın temel dosyaları en baştan bulmasını sağlar. Ayrıca, bunu yapmak, depolama alanları azaldığında kolay yedekleme ve arşivlemenin yolunu açar.
Ayrıca Okuyun: 2021'de Windows 10 İçin En İyi 13 Ücretsiz Dosya Yöneticisi
3. Dosyaları Masaüstünüzde Saklamaktan Kaçının
Bu konu, yukarıdaki ikinci noktanın devamı niteliğindedir. Unutmayın, masaüstünüz dosyalarınız için birincil depolama alanı olmamalıdır. Bunun yerine, temiz ve düzenli olmalıdır. Birçok dosya yerleştirmek ve onları dışarıda bırakmak, tüm alanın dağınık görünmesine neden olabilir.
Ayrıca, çalışma alanınızı temizlemek zaman alan bir çaba gibi görünebilir. Oldukça dağınık bir masaüstü için, belgelerinizi temizlemeye ve sıralamaya yardımcı olan uygulamaları kullanmanız önerilir.
4. Yerleşik Dosya Adlandırma Yönergelerini Takip Edin
Çalışmanızı kaydetmeden önce bulut depolamanızdaki dosyalar veya kök klasör, yerleşik dosya adlandırma şemalarını gözlemlemeye çalışın. Genellikle şirketler, dosya adlandırma için kurallar ve yönergeler oluşturarak her departmanda dolaşan binlerce belge arasındaki ayrılığı çözmeye çalışacaklardır. Alt çizgi, kısa çizgi ve nokta gibi tanıdık karakterleri not edin.
Standart kısaltmaların ve açıklayıcı adların kullanılması da önerilir. Tarihler eklemeyi ve gerekirse spesifik olmayı unutmayın. Dosyaları adlandırmada amaç, içeriği açmaya gerek kalmadan doğru bir şekilde anlatmaktır. Aşağıdakiler gibi bazı standart adlandırma kurallarını takip edebilirsiniz:
- Belge tarihine göre;
- Belge türüne göre; ve
- Departmana veya şirkete göre.
Örneğin, dosya gecikmiş bir mektupla ilgiliyse, mesajınıza uygun şekilde karşılık gelen bir şeyle gidebilirsiniz. Tüm bunlar size bunaltıcı geliyorsa, bu küçük detayların dosya tanımlama ve geri çağırma konusunda size yardımcı olacağını her zaman hatırlayın.
Ayrıca Okuyun: 2021'de Mac İçin En İyi 11 Dosya Parçalayıcı Yazılımı
5. Dosya Yedeklemelerini Düzenli Olarak Gerçekleştirin
Veri yedeklemelerinin gerçekleştirilmesi, iş süreçlerinin sorunsuz akışını ve sürekliliğini sağlamanın çok önemli bir parçasıdır. Şirketi, aşağıdakilerden kaynaklanabilecek veri kaybı gibi talihsiz olaylardan korur:
- Kötü amaçlı yazılım saldırısı;
- Sürücülerde hasar;
- Çalınan depolama sürücüleri;
- Fidye yazılımı saldırısı;
- Depolama hesaplarının hacklenmesi; ve
- Dosya silme.
Bir yedekleme protokolü oluşturursanız, bunlardan kaçınılabilir. İşletmeniz için yeterli korumayı sağlamak için, aşağıdaki süreç dizilerini izleyerek kapsamlı bir veri yedekleme sistemi uygulamanız gerekir:
- Veri yedeklemelerini düzenli olarak gerçekleştirin;
- Verileri sürücülerde ve bulut hizmetlerinde depolayın; ve
- Klasörler ve dosyalar için bir parolanız olsun
- Depolama sürücülerini özel bir yerde tutun.
Herhangi bir veri kaybı iş müdahalesine neden olacaksa, gerekli belgeleri yedekleyin. Silinen dosyalar kurtarılabilir eğer yüklersen kurtarma yazılımı. Ancak, depolama dosyaları saldırıya uğrarsa, hasar görürse veya kaybolursa, bir ticari işlemin belirli ayrıntıları büyük olasılıkla geri alınamaz.
6. Eski, Gereksiz Dosyaları Sil
Eski dosyaları silmek sinir bozucu bir şey olabilir. Ancak, bu gereksiz belgelerin zaten dağınık bir dosya sistemine karışıklık kattığını da göz önünde bulundurmalısınız. Dosya silme işlemleriyle ilgili şirket yönergelerinizi kontrol edin ve bu iş dosyalarına tekrar ihtiyacınız olmayacağından emin olun.
Emin değilseniz, kök klasörünüzde bir klasör oluşturun ve "etkin değil" veya "eski" olarak adlandırın. Artık kullanılmadığından emin olana kadar bu eski dosyaları saklamak için klasörde saklayın.
7. Kısayollar ve Sık Kullanılanlar Oluşturun
Bu özellikler, her gün kullandığınız dosya ve klasörler için harikadır. Sayısız depolama konumunda yolunuzu kazmak yerine, bu dosyalar için erişim oluşturmaya çalışın. Mac kullanıcıları için Finder sekmesi veya PC kullanıyorsanız Dosya Gezgini kenar çubuğu olabilir. Bu seçenekleri kullanmak, dosya aramanızı çok kolaylaştırır.
Ayrıca Okuyun: 2021'de Windows 10, 8, 7 için 22 En İyi Ücretsiz Sürücü Güncelleyici [Güncellendi]
Kapanış Düşünceleri: Organizasyon Anahtardır
Belgelerinizi sakladığınız her yerde bütünlüğü korumak için dosyalarınızı güncel ve düzenli tutmanın en iyi yol olduğunu her zaman hatırlamak çok önemlidir. Buradaki birincil hedefiniz, bir dosya yönetim sisteminde oluşturulduktan sonra da aradığınızı bulabileceğinizi garanti etmektir.
Ayrıca, elektronik dosyaların uygun yönetimi ve organizasyonu, paylaşılan bir ortam kurulumunda şüphesiz kritik öneme sahiptir. İş arkadaşlarınız etrafta değilse, onlar tarafından oluşturulan dosyaları hızla bulabilir ve bunlara erişebilirsiniz.
Günlük işlerinizi yaparken, sahip olduğunuz dosyaları sıralamak için burada bahsedilen fikirleri göz önünde bulundurun. Uzun vadede, sizin ve kuruluşunuz için uygun olacaktır.