Bir günde tamamlanması gereken e-postaların, aramaların ve görevlerin asla sonu yok gibi görünüyor. Biraz yardım almadan işinizin zirvesinde kalmak neredeyse imkansız. Akıl sağlığınızı korurken üretkenliği artırmaya yardımcı olmak için teknolojiye odaklanan 8 temel iş yeri hackinin bir listesini çıkardık.
1. Telefonunuzu 'Rahatsız Etmeyin' Olarak Ayarlayın
Hemen hemen herkes, cebinde titreşimi hissettiğinde veya telefonunun yumuşak pingini duyduğunda hemen telefonunu kontrol etme içgüdüsüne sahiptir. Telefonunuzu günün önemli bölümlerinde Rahatsız Etmeyin moduna ayarlamak, gereksiz dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir.
Her ne ise, bekleyebilir.
2. Dikte etmek için 'Metne Sesi' kullanın
Çok az insan konuşabildiği kadar hızlı yazabilir. Dragon veya IBM's Watson gibi yazılımları kullanarak görevleri çok daha verimli bir şekilde gerçekleştirebileceksiniz.
Şu anda, birkaç versiyon mevcuttur. Bu nedenle, tıp alanı gibi çok sayıda özel yerel veya jargona sahip bir sektörde olsanız bile, yine de söylediğiniz her kelimeyi tanıyacak bir tane edinebilirsiniz.
3. Mavi Işık Filtreleri veya Gözlükler Kullanın
Bu hack bir cankurtaran olabilir. Artan sayıda çalışmalar İnsanların mavi ışık yayan kaynakların önünde geçirdiği zamanın olumsuz etkileri olabileceğini gösteriyor. Bunlar baş ağrısı ve göz yorgunluğundan uyku sorunlarına kadar değişebilir.
Mavi ışıklı gözlükler veya monitör filtreleri, bu sorunları minimum maliyetle hafifletmeye yardımcı olabilir.
4. Çevrimiçi Konferans Çağrı Programlarını Kullanın
Slack ve Whatsapp gibi programlar, bir ekibin verimliliğine büyük fayda sağlayabilir. Her zaman bağlı olma yeteneği sunarlar. Artık yanıt e-postası beklemek yok. Yalnızca gerekli ekip üyelerini içerecek şekilde bireysel gruplar oluşturabilirsiniz. Masaüstü ve mobil uygulamalar olduğu için ekibiniz nerede olursa olsun toplantılar ayarlayabilirsiniz.
Bir görüntülü görüşme gerekiyorsa, MS Team, Zoom veya Skype for business dahil olmak üzere çok sayıda seçenek vardır. Bunların tümü, ekibinizin birlikte çalışabilmesi için kullanımı kolay biçimler sunar.
5. Outlook Takvimlerini Paylaşın
Bu hack muhtemelen gözden kaçırması en kolay olanlardan biridir. Bir toplantının olduğu her an, en uygun zamanı bulmaya çalışmak bir güçlük olabilir. Yalnızca bir görünüm takvimi paylaşarak, ekibin her üyesi diğer üyelerin neler yaptığını görebilecek. Bu, toplantıları planlamak için gereken iletişim miktarını azaltacaktır ve ek bir avantaj olarak, herkesin doğum gününü hatırlamanın kolay bir yoludur.
6. İş Akışını Kolaylaştırmak için Makroları Kullanma
Makroları kullanmak, gününüzün bir parçası olan tekrarlayan görevleri kolaylaştırmaya gerçekten yardımcı olabilir. Microsoft Suite ve Google Dokümanlar, özel makrolar çalıştırabilir. Sizin için neler yapabileceklerini öğrenmek için birkaç dakika harcayın, verimliliğinizin hızla artmasını izleyebilirsiniz.
7. Günlük Öncelikli Yapılacaklar Listeleri Oluşturun
Kendiniz ve ekibiniz için öncelikli bir Yapılacaklar listesi oluşturarak herkesin görevi yerine getirmesini sağlayabilirsiniz.
Bunu yapmanıza yardımcı olacak birçok uygulama var. Tercih ettiğiniz uygulama mağazasını aramanız yeterlidir. Ardından, her satır öğesi için son teslim tarihine kadar yapılması gereken her şeyin bir listesini oluşturarak başlayın. Ardından, öğeleri kategorilere ayırın; acil ve önemli, önemli ama acil değil, acil ama önemli değil ve ne önemli ne de acil.
Bunu yaptıktan sonra, neyin yapılması gerektiğine ve neyin bekleyebileceğine karar vermek zahmetsiz olacaktır. Kabul edelim: Yapabileceklerimizin çoğu bekleyebilecek şeyler.
8. Teknik Molalar Verin
Bu teknik olarak bir teknoloji hacki olmasa da, harika bir zihinsel hack. Saatte bir kez kısa bir mola verin. Masanızdan kalkın ve gerin veya su soğutucusuna doğru yürüyün. Sadece birkaç dakikalığına teknolojiden uzaklaşarak, sıfırlayabilir ve çok daha etkili bir şekilde göreve atlayabilirsiniz.
Yine de bu hackin bir anahtarı var. Telefonunuza giderek veya e-postalarınızı kontrol ederek teknolojiye ara vermeyin.
Bu, teknolojiden değil, görevden bir moladır. Bir deneyin ve saatte bir kalkabileceğinizi hissetmiyorsanız, deneyin. 20-20-20 kuralı. Bu, 20 fit uzaktaki bir şeye 20 saniye boyunca odaklanmak için her 20 dakikada bir mola vermektir. Sadece birkaç saniye daha uzaktaki bir şeye odaklanmak, odaklanmanıza yardımcı olabilir.
Son düşünceler
Günümüz dünyasında hepimiz elimizden geldiğince etkili olmaya çalışıyoruz. Bu hileleri bir deneyin. Verimliliğinizde kesinlikle bir artış göreceksiniz.