Dosyalarınızı dikkatli bir şekilde filtreler ve düzenlerseniz, aradığınız belgeleri hızla bulacaksınız. Diğer bir avantaj da, klasörlerinizi dağınıklıktan uzak tutacak olmanızdır.
Microsoft Teams aracılığıyla yüzlerce dosya aldıysanız ve en başından beri net bir planınız yoksa, şimdi işler biraz dağınık görünebilir. Kullanıcılar genellikle dosyalarını düzenleme görevi karşısında kendilerini bunalmış hissederler, bu yüzden tekrar tekrar ertelemeyi tercih ederler. Aslında, dosyalarınızı düzenlemek zaman alan bir iştir, ancak getirdiği avantajlar çabaya değer.
Tüm süreci sizin için kolaylaştırmak için bu kılavuzu oluşturduk. MS Teams dosyalarınızı daha iyi düzenlemenize yardımcı olacak bir dizi kullanışlı ipucu ve püf noktası paylaşacağız.
MS Teams'de Dosyalarınızı Düzenlemek İçin En İyi Uygulamalar
Ana Bulut Depolama Hizmetinizi Seçin
Microsoft Teams, dosyalarınızı ve belgelerinizi depolamak için farklı depolama hizmetleri kullanır. Dosyalarınız varsayılan olarak OneDrive ve SharePoint'te depolanır. Ekip dizilerinde paylaştığınız dosyalar SharePoint'te depolanır. Sohbetlerde değiş tokuş ettiğiniz tüm dosyalar OneDrive'da depolanır.
Ancak, zaten aşina olduğunuz bir bulut depolama hizmetini manuel olarak da ekleyebilirsiniz. 
Dosyaları OneDrive ile Eşitle
Teams dosyalarını depolamak için Microsoft'un bulut depolama hizmetini kullanmanızı öneririz. Her iki hizmet de Microsoft tarafından geliştirilmiştir ve aralarında herhangi bir entegrasyon veya uyumluluk sorunu yoktur.
Teams dosyalarınızı OneDrive ile eşitleyerek bunlara doğrudan Dosya Gezgini'nden erişebilirsiniz. Başka bir deyişle, bu dosyaları görüntülemek için artık Teams'i açmanıza gerek yok.
Belirli Klasörler Oluşturun
Teams dosyalarınızı depolamak için kullandığınız bulut depolama hizmetinden bağımsız olarak, belirli klasörler oluşturmak önemlidir. Ardından tüm dosyalarınızı uygun klasörlere ekleyin. En önemli şey bir yapıya karar vermek ve ona bağlı kalmaktır.
Örneğin, sık sık etkileşimde bulunduğunuz her kişi için ayrı bir klasör oluşturabilirsiniz. Ve onlardan aldığınız dosyaları ilgili klasöre kaydedin. Ya da Raporlar, Sözleşmeler, Atamalar, Pazarlama, Finansallar, Sunumlar vb. dosyalarınız için açıklayıcı adlar kullanabilirsiniz.
Klasörlerinizi projeye, müşteriye, tarihe, son teslim tarihine vb. göre de düzenleyebilirsiniz.
Açık ve Belirli Kanal Adları Kullanın
Ekiplerle ilgili tüm dosyalar SharePoint'te depolanır. Microsoft Teams'de her yeni ekip oluşturduğunuzda, otomatik olarak yeni bir SharePoint ekip sitesi oluşturulur. Bir kanal oluşturduğunuzda, SharePoint o kanal için otomatik olarak yeni bir belge kitaplığı oluşturur.
Kütüphane, kanal adından sonra adlandırılır. Bu nedenle, belirsizliği önlemek için belirli kanal adlarını seçtiğinizden emin olun.
Dosya Filtrelerini Kullanın
Microsoft Teams, dosyalarınızı belirli bir sırayla listelemek için kullanabileceğiniz bir dizi filtreye sahiptir. Örneğin, dosyaları kronolojik sıraya göre listeleyebilirsiniz. Veya onları değiştiren kişinin adına göre filtreleyebilirsiniz.
Başa Sabitle
Ayrıca bir dosyayı en üste sabitleyebilirsiniz. Bu özellik, çok önemli veya acil olan dosyaları işaretlemenizi sağlar. Bu şekilde, o dosyayı tam olarak nerede bulacağınızı bileceksiniz.
İlk önce dosyayı işaretlemeniz ve ardından üzerine tıklamanız gerekir. En üste sabitle seçenek.
Dosyalarınızı Başarılı Bir Şekilde Düzenlemek İçin Hızlı İpuçları
- Dosyalarınızı masaüstünüzde saklamayın. Dağınık bir masaüstü kafa karıştırıcı görünür ve görsel gürültü yaratır.
- Dosyalarınızı alır almaz saklayın. Onları düzenlemeye başlamak için 5o dosya alana kadar beklemeyin. Bunları aldıktan hemen sonra doğru klasöre yerleştirin.
- Dosyalarınız için net ve açıklayıcı adlar kullanın. "Dosyalar", "Belgeler", "Öğeler" gibi genel adlar kullanmak hiç yardımcı olmuyor.
Microsoft Teams dosyalarınızı düzenlemek için hangi ipuçlarını ve püf noktalarını kullanıyorsunuz? Bunları aşağıdaki yorumlarda paylaşın.