З такою кількістю цифрової інформації, яка надходить і виходить із ваших пристроїв, керувати електронними файлами може бути досить складним завданням. Ці файли переміщуються з одного місця в інше без зупинок і часто з поспіхом. Добре, що технології наздогнали ці проблеми.
Організація файлів 101
Технологія робить обмін, зберігання та пошук ефективними та менш клопоту. Тепер можливий плавний доступ до необхідних файлів. У цій статті будуть розглянуті деякі важливі поради, які допоможуть підвищити ефективність керування файлами та допоможуть вам упорядкувати речі.
1. Імпровізуйте свій процес обміну файлами
Коли ви говорите про ефективну організацію файлів, ви не лише говорите про сховище. Найкраще визначити, як ви обробляєте, надсилаєте чи надаєте доступ до цих документів членам відділу.
По-перше, факс — це стандартний метод обміну документами, який кожен у корпоративному світі застосовує щодня. Інститути, що належать до фінансів, права та уряду, як правило, використовують це як один із інструментів спілкування. Що робити, якщо є спосіб максимізувати його потенціал, зробивши обмін файлами ефективним процесом факс без факсимільного апарату? Хіба це не допомогло б організувати речі у вашому офісі?
Якщо процес обміну файлами відбувається на робочому місці, ви можете створити файловий сервер або мережу обміну файлами. Це допоможе людям, які мають доступ, отримати свої файли.
2. Зберігайте документи в одному місці
Проблема організації файлів мучила бізнес протягом тривалого часу. Це викликає дедалі більше занепокоєння серед компаній, оскільки велика кількість їхніх електронних файлів часто втрачається під час зберігання та передачі. Ця проблема ще більше ускладнює ситуацію, тому що підприємства, як правило, ділитися багатьма файлами з колегами.
Щоб боротися з цим, експерти пропонують створити єдину кореневу папку, щоб забезпечити легкий доступ до файлів, які ви намагаєтеся отримати. У цьому методі зберігайте всі свої робочі файли в папці. Для користувачів ПК за замовчуванням є Мої документи.
У спільному середовищі ви також можете створити папку «Спільні документи». Обидва процеси дозволяють вашим колегам знаходити важливі файли з самого початку. Крім того, це відкриває шлях для легкого резервного копіювання та архівування, коли місця для зберігання закінчуються.
Читайте також: 13 найкращих безкоштовних файлових менеджерів для Windows 10 у 2021 році
3. Уникайте зберігання файлів на робочому столі
Ця тема є продовженням другого пункту вище. Пам’ятайте, ваш робочий стіл не повинен бути основним місцем для зберігання ваших файлів. Натомість він повинен бути акуратним і охайним. Якщо розмістити багато файлів і залишити їх, весь простір може виглядати захаращеним.
Крім того, може здатися, що прибирання робочого простору може зайняти багато часу. Для дуже неорганізованого робочого столу рекомендується використовувати програми, які допомагають очищати та сортувати документи.
4. Дотримуйтесь встановлених правил щодо найменування файлів
Перш ніж зберегти свою роботу файли у вашому хмарному сховищі або кореневої папки, спробуйте дотримуватися встановлених схем іменування файлів. Зазвичай компанії намагаються вирішити розбіжність між тисячами документів, що переміщуються по кожному відділу, встановлюючи правила та рекомендації щодо іменування файлів. Зверніть увагу на знайомі символи, такі як підкреслення, тире та крапки.
Також рекомендується використовувати стандартні скорочення та описові назви. Не забудьте вказати дати й уточнювати, якщо потрібно. Мета іменування файлів — правильно передати вміст без необхідності його відкривати. Ви можете дотримуватися деяких стандартних умов імен, наприклад:
- За датою документа;
- За типом документа; і
- По відділу чи компанії.
Наприклад, якщо файл стосується простроченого листа, ви можете використовувати щось, що відповідатиме вашому повідомленню. Якщо все це може здатися приголомшливим, завжди пам’ятайте, що ці маленькі деталі допоможуть вам у ідентифікації та пошуку файлів.
Читайте також: 11 найкращих програм для подрібнення файлів для Mac у 2021 році
5. Регулярно виконуйте резервне копіювання файлів
Виконання резервного копіювання даних є важливою частиною забезпечення безперебійного перебігу бізнес-процесів і безперервності. Він захищає компанію від таких неприємних подій, як втрата даних, яка може бути наслідком наступного:
- Атака зловмисного програмного забезпечення;
- Пошкодження дисків;
- Вкрадені накопичувачі;
- Атака програмного забезпечення-вымогателя;
- Злом облікових записів зберігання; і
- Видалення файлу.
Цих речей можна уникнути, якщо встановити протокол резервного копіювання. Щоб забезпечити достатній захист вашого бізнесу, вам потрібно впровадити комплексну систему резервного копіювання даних, дотримуючись таких наборів процесів:
- Регулярно створюйте резервні копії даних;
- Зберігати дані на дисках і хмарних сервісах; і
- Мати пароль для папок і файлів
- Зберігайте накопичувачі в приватному місці.
Якщо будь-яка втрата даних призведе до втручання в бізнес, створіть резервну копію необхідних документів. Видалені файли можна відновити якщо ви встановлюєте програмне забезпечення для відновлення. Однак деякі деталі з бізнес-операції, швидше за все, неможливо повернути, якщо файли сховища зламані, пошкоджені або втрачені.
6. Видалити старі, непотрібні файли
Видалення старих файлів може бути хвилюючою справою. Однак ви також повинні враховувати, що ці непотрібні документи створюють безлад до і без того безладної файлової системи. Перевірте інструкції вашої компанії щодо видалення файлів і переконайтеся, що ці бізнес-файли більше не знадобляться.
Якщо ви не впевнені, створіть папку у своїй кореневій папці та назвіть її «неактивний» або «старий». Зберігайте ці старі файли в папці для надійного зберігання, доки не переконаєтеся, що вона більше не використовуватиметься.
7. Створюйте ярлики та вибране
Ці функції чудово підходять для файлів і папок, які ви використовуєте щодня. Замість того, щоб копатися в безлічі місць зберігання, спробуйте створити доступ до цих файлів. Це може бути біля вкладки Finder для користувачів Mac або бічної панелі File Explorer, якщо ви використовуєте ПК. Використання цих параметрів полегшить пошук файлів.
Читайте також: 22 найкращі безкоштовні програми оновлення драйверів для Windows 10, 8, 7 у 2021 році [Оновлено]
Заключні думки: організація – це ключ
Важливо завжди пам’ятати, що найкраще оновлювати та впорядковувати ваші файли, щоб підтримувати цілісність, де б ви не зберігали свої документи. Ваша головна мета — гарантувати, що ви все ще зможете знайти те, що шукаєте, після його створення в системі керування файлами.
Більше того, правильне керування та організація електронних файлів, безсумнівно, є вирішальними в налаштуваннях спільного середовища. Якщо ваших колег немає поруч, ви можете швидко знайти та отримати доступ до файлів, створених ними.
Під час виконання повсякденних завдань подумайте про згадані тут ідеї щодо сортування файлів. У довгостроковій перспективі це буде зручно для вас і вашої організації.