Пандемія коронавірусу принесла нові виклики, особливо коли йдеться про роботу вдома. Це може бути особливо важко, коли у вас є команда, яка намагається разом працювати над проектом. Віртуальна співпраця стала новою нормою в сучасному робочому середовищі, оскільки команди намагаються працювати з кількох місць або навіть з континентів.
Документи Google — чудовий інструмент для спільної роботи, який є гнучким для командної роботи і до якого можна легко отримати доступ навіть зі смартфонів. Але завдяки цій гнучкості все ще існує потреба в інтеграції електронної пошти. Електронні листи стали основним інструментом ділового спілкування. Деякі листи переміщуються в кошик, а деякі краще заархівувати. Під час роботи з підтверджувальними інструментами інші члени команди можуть вжити деяких змін або переглянути їх. Ця функція може стати в нагоді для відстеження запрошень на зустрічі, розкладів електронної пошти та багато іншого.
Інтеграція електронної пошти в Google Docs
Google має деякі функції, які допоможуть об’єднати ваші документи Google і електронні листи. Для першого варіанту виконайте наведені нижче дії.
Увімкнути створення документів
Увійдіть у свій Gmail і натисніть значок у формі шестірні вгорі праворуч. Після цього натисніть на налаштування. У верхньому центрі натисніть вкладку «Лабораторії» та повільно прокрутіть вниз. Натисніть Увімкнути поруч, щоб створити документ. Після цього збережіть внесені зміни. Тому наступного разу, коли ви захочете зберегти свою електронну пошту в Документах Google, просто натисніть кнопку більше. Ця кнопка знаходиться у верхній центрі панелі читання повідомлень. Потім натисніть Створити документ. Відкриється вкладка, звідти її дуже легко редагувати або зберегти. Ви навіть можете експортувати в pdf або інші формати файлів.
Вкладений файл документа Google
Другий варіант, який у вас є, — це натиснути вкладку «Файл» у документі Google, прокрутити вниз, і ви отримаєте опцію «Електронна пошта як вкладення». Після вибору цієї опції з’явиться спливаюче вікно електронної пошти, як показано на схемі нижче. Тут у вас є можливість додати адресу електронної пошти учасника, якому ви хочете надіслати документ, а також у вас є привілей ввести повідомлення в тіло, перш ніж ділитися документом. Цю інтеграцію сприяла Google. Обліковий запис Gmail, який використовується для доступу до документів Google, використовуватиметься для надсилання електронного листа.
Можна також інтегрувати та конвертувати документи Google у електронні листи, додавши розширення Google Chrome із веб-магазину Chrome, а потім виберіть розширення. Завантаживши розширення Google, додайте його. Потім ви побачите кнопку з написом «Відкрити в Gmail». Після натискання на цю кнопку ви побачите спливаюче вікно з написом «Ми конвертуємо Документ Google на електронну пошту». Після цього ви отримаєте підтвердження, що ваш документ Google надіслано як додаток Gmail або Google електронна пошта.
Розширення Chrome
Можна також інтегрувати електронні листи з документами Google, додавши розширення chrome для редагування електронних листів у документах Google, ви можете отримати розширення chrome. Це розширення пропонує розкіш редагування електронних листів у документах Google. Після завантаження розширення натисніть кнопку «Додати розширення».
Після того, як ви відкриєте перевірку електронної пошти та натисніть значок «Редагувати в Документах Google» у електронній пошті програми Google або Gmail. Ви можете отримати сповіщення з проханням надати доступ до диска Google. Виберіть опцію додати обліковий запис Диска Google. Це має вирішальне значення, якщо ви хочете зберегти листи на своєму диску Google після редагування електронних листів у Документах Google. Ця функція корисна, особливо коли ви працюєте над проектом з великою командою.
Насолоджуйтесь більш легким, підтверджуваним робочим процесом
Це один із небагатьох способів інтеграції документів та електронної пошти Google. Ви можете насолоджуватися додатковими функціями та оптимізувати свою продуктивність, працюючи безперебійно та співпрацюючи онлайн з іншими командами проекту.