Як використовувати числа: основи для користувачів Mac

Сьогодні ми поговоримо про тему, яку я давно хотів охопити. Якщо ви давно читаєте AppleToolBox, можливо, ви пам’ятаєте часи, коли ми розповідали, як використовувати Термінал Mac, Автоматизатор, Ярлики, і більше. Сьогодні ми розширюємо наші навчальні ресурси серією про те, як використовувати Numbers.

Numbers — програма для роботи з електронними таблицями від Apple і її альтернатива дуже популярному Excel. Насправді Excel настільки популярний, що є хороший шанс, що ви ним користуєтеся, навіть якщо ви все життя користуєтеся Apple. Це безцінне значення для роботи багатьох компаній, і хоча Numbers у багатьох відношеннях майже така ж хороша, Excel все ще залишається кращою програмою для багатьох компаній.

Тим не менш, ви можете виявити, що Numbers найкраще підходить для вашого особистого чи професійного використання. Зрештою, він вбудований в екосистему Apple, інтегрується з іншими програмами та службами Apple і, що найголовніше, безкоштовний для всіх користувачів Apple.

Це наша перша публікація в цій серії, тож ми лише розглянемо основи. Ви можете переглянути зміст, щоб отримати уявлення про те, що буде охоплено. Найближчим часом я додам більше до цієї серії, тому слідкуйте за оновленнями!

Чому важливо навчитися користуватися цифрами

Перш ніж ми заглибимося в те, як використовувати Numbers для основних завдань, давайте пояснимо, чому навчитися користуватися цією програмою важливо.

По-перше, програми для роботи з електронними таблицями, на мою думку, є одними з основних програм, якими ви повинні знати, як користуватися. Так само, як ви повинні знати, як користуватися додатком-калькулятором, текстовим процесором і Інтернет-браузером, ви повинні знати основи використання електронної таблиці.

Це тому, що вони так широко використовуються на робочому місці, а також дуже корисні для використання вдома. Я використовую електронні таблиці для багатьох цілей, від відстеження своєї колекції коміксів до автоматизації частини моїх щомісячних завдань.

Крім того, навчитися користуватися електронними таблицями може бути цінним навиком на робочому місці. Багато компаній покладаються на електронні таблиці з кількох причин, і ви можете виявити, що деякі роботи пов’язані лише зі знанням того, як ефективно керувати та використовувати такі програми, як Excel і Numbers.

Нарешті, знання того, як користуватися Numbers, значно полегшить роботу з Excel, якщо вам це знадобиться. Це може здатися неважким, але знову ж таки, Excel є популярним інструментом на робочому місці, тому знання того, як користуватися його аналогом, допоможе вам навчитися ним користуватися.

Як використовувати цифри: основи

Гаразд, тепер, коли ви маєте уявлення про те, чому вам варто навчитися використовувати Numbers, давайте розберемося, як це працює. Як уже згадувалося, це буде лише основа. Це включає створення електронної таблиці, розуміння того, як рядки та стовпці працюють разом, і виконання деяких базових обчислень між клітинками. Пізніше ми розглянемо більш складні завдання, тож сприймайте це як основу для вивчення складніших ідей.

Давайте зануримося!

Вибір шаблону

По-перше, ви захочете вибрати шаблон під час створення нового документа Numbers. Поки можна вибирати Пустий, який не має попередньо встановленого форматування, я рекомендую вибрати один із вбудованих шаблонів. Вони виконують багато початкової роботи за вас і є напрочуд корисними. Це одна з небагатьох програм Apple, для якої, на мою думку, вибір шаблону є обов’язковим.

Почніть із відкриття програми Numbers. Ви можете зробити це, знайшовши програму у своєму Додатки папку або прес команда + пробіл, набравши «Числа», потім натиснувши повернення. Подвійне клацання Новий документ.

Це приведе вас до наступного екрана:

Тут ви можете прокручувати всі шаблони, які пропонує Apple. Ми збираємося використовувати порожній шаблон для цього підручника, але все одно погляньте на нього, щоб ви отримали уявлення про те, що програма може запропонувати.

Деякі з найкращих шаблонів:

• Контрольний список
• Спільні витрати
• рахунок-фактура
• Простий бюджет
• розклад

А поки вибирайте Пустий. Таким чином, ви можете грати з електронною таблицею, не турбуючись про форматування. Двічі клацніть шаблон, який потрібно відкрити.

Рядки проти стовпців

Наступне, що вам потрібно знати, це різниця між рядками та стовпцями. Як тільки ви виберете Пустий шаблон, ви повинні дивитися на цей екран:

Хоча на цьому екрані немає жодних даних, ви все одно можете бачити кілька рядків, стовпців і клітинок. Кожен порожній прямокутник є клітинкою. Кожна вертикальна стопка комірок є стовпчиком, а кожна горизонтальна стопка є рядком. Ось розбивка:

Як бачите, у кожній точці, де перетинаються рядок і стовпець, є клітинка. Клітини утворюють ці перетини.

Стовпці позначені літерами, а рядки — цифрами. Кожна комірка позначається після стовпця та рядка, з якими вона перетинається. Отже, самі верхні ліві комірки – це комірка «A1». Комірка прямо під нею — «A2», а праворуч — «B1».

Ви можете легко побачити, яку клітинку ви вибрали, подивившись на мітки стовпців і рядків у верхній і лівій частині електронної таблиці. Що б не було виділено, це індикатор, для якої комірки ви наразі вибрали. Як ви бачите на цьому скріншоті, я вибрав E16, який я бачу без необхідності підраховувати, де знаходиться моя клітинка:

Остання примітка щодо рядків і стовпців: можливо, ви помітили, що їх кількість обмежена. За замовчуванням правий нижній кут електронної таблиці закінчується G22. Це одна з відмінностей між Excel і Numbers. Там, де Excel триває вічно, Numbers показує лише фіксовану кількість клітинок.

На щастя, можна легко збільшити кількість клітинок, додавши більше стовпців і рядків. У верхній частині електронної таблиці, праворуч від мітки стовпця «G», ви можете побачити коло з двома вертикальними лініями в ньому. Клацніть його та перетягніть зліва направо. Ви побачите, що нові стовпці додаються автоматично або старі миттєво видаляються.

Те саме стосується рядів. У нижній лівій частині екрана є коло з двома горизонтальними лініями. Натисніть і перетягніть його вгору або вниз, щоб додати або видалити рядки.

Нарешті, ви можете перетягнути коло з маленькою стрілкою в нижньому правому куті екрана, щоб одночасно додати або видалити рядки та стовпці.

І це (переважно) все, що вам потрібно знати про базову структуру електронної таблиці!

Додавання вмісту в клітинку

Тепер, коли ви маєте базове уявлення про те, як налаштовано електронну таблицю, ми можемо розглянути, як додати вміст до комірки. Як ви вже знаєте, це основна функція електронної таблиці. Ви зберігаєте дані в кожній клітинці, і кожна клітинка може взаємодіяти одна з одною, створюючи потужний інструмент.

Але знову ж таки, давайте просто зосередимося на додаванні вмісту в комірки вашої електронної таблиці.

Щоб розпочати, клацніть будь-яку комірку, бажано ближче до середини електронної таблиці. Почніть із введення числа «5» у вибрану клітинку.

Далі натисніть вкладка на клавіатурі. Ви автоматично перейдете до клітинки праворуч від вибраної клітинки. У цій комірці введіть число «2», потім натисніть повернення. Ваш екран має виглядати приблизно так:

Як бачите, повернення і вкладка клавіші на клавіатурі можна використовувати для переходу від однієї клітинки до іншої. Ви також можете використовувати клавіші зі стрілками на клавіатурі для навігації. У поєднанні ці клавіші дозволяють легко переміщатися по всій електронній таблиці, не відриваючи пальців від клавіатури.

У клітинку можна вводити будь-що, включаючи слова та символи. Однак найчастіше ви вводите цифри. Але ми з’ясуємо, чому це відбувається в Використання формул у Numbers розділ.

Як використовувати числа для форматування клітинок

А зараз давайте поговоримо про форматування клітинок. Це важлива частина навчання використанню Numbers, оскільки вона використовується для візуального впорядкування вашої електронної таблиці.

Навіть у пустому шаблоні, який ми використовували досі, ви можете побачити, що ваша електронна таблиця має назву вгорі «Таблиця 1». І є темно-сірий рядок угорі та світло-сірий стовпчик ліворуч.

Жодна з цих функцій вашої електронної таблиці не робить нічого особливого. Вони просто відформатовані, щоб бути візуально чіткими, тож ви можете розмістити в них заголовки, мітки та інші фрагменти описових даних.

Все, що вам потрібно зробити, щоб мати можливість форматувати клітинки в Numbers, це натиснути кнопку Формат кнопка у верхньому правому куті екрана:

Там у вас є параметри, які дозволять вам змінити колір комірки, шрифт, кількість рядків і стовпців, контур таблиці тощо. Ці функції не потребують особливих пояснень, просто розважайтеся, погравшись із ними та подивившись, як вони працюють. Ви можете легко скасувати будь-які внесені зміни, натиснувши команда + З на клавіатурі.

Використання формул у Numbers

Далі в цьому посібнику про те, як використовувати Numbers, наведено формули. У багатьох відношеннях формули є ключовою особливістю електронних таблиць. Пам’ятаєте, як ми казали, що саме взаємодія між клітинками робить Numbers такою потужною програмою? Що ж, настав час дослідити основні взаємодії клітин.

Формули працюють так само, як формули, які ви вивчали в початковій школі. Щоб використати їх, клацніть порожню клітинку та введіть символ «=». У комірці з’явиться таке спливаюче вікно:

Далі введіть простий розрахунок, наприклад «3+5», а потім натисніть повернення. Коли ви вдарили повернення, значення клітинки не відображатиме «=3+5», навіть якщо ви ввели це. Натомість буде показано «8», тому що це відповідь на вашу формулу.

Ви можете зробити це за допомогою будь-якого виду розрахунку. Просто знайте, що символи «*» та «/» на клавіатурі позначають символи множення та ділення відповідно.

Ви також можете виконувати математику між клітинками. Пам’ятаєте, як ми вводили «5» і «2» у дві комірки поруч? Давайте створимо базову формулу, додавши ці дві клітинки разом.

Виберіть клітинку праворуч від цих двох клітинок і введіть «=», щоб почати створення формули. Далі клацніть клітинку, яка містить число «5». Ви побачите, що мітка цієї клітинки миттєво з’явиться у вашій формулі.

Далі введіть символ «+», а потім виберіть клітинку з цифрою «2». Це має виглядати так, навіть якщо мітки ваших клітинок дещо відрізняються:

Далі удар повернення.

Комірка, де ви щойно створили свою формулу, тепер має відображати число «7». Крім того, якщо ви зміните числові значення ваших «5» або «2», значення «7» зміниться автоматично, щоб відобразити правильну суму цих значень. Ви можете побачити це на скріншоті нижче:

Ви можете створювати надзвичайно складні або прості формули, включати скільки завгодно чи мало клітинок, і вони автоматично заповнюватимуться та розв’язуватимуться. Це надзвичайно легко зробити, і це означає, що ваша електронна таблиця в основному працює як письмовий калькулятор.

Створення простих обчислень у Numbers

Тепер ми перейдемо до основного сегменту обчислень нашого посібника про те, як використовувати Numbers. Це дуже схоже на формули. Настільки схоже, що Numbers фактично використовує для нього те саме слово, що й під час створення власної формули: Формули. Ми просто називаємо їх обчисленнями, щоб ви знали, що вони дещо інші.

Щоб виконати ці обчислення, давайте почнемо з видалення всіх наявних клітинок. Просто виберіть їх і натисніть видалити на клавіатурі.

Далі створимо стовпець чисел. У колонці «B», починаючи з «B2» і просуваючись вниз до «B11», введіть такі числа: 3, 6, 2, 1, 8, 5, 9, 10, 4, 7. Можливо, ви помітили, що ці числа розташовані лише від 1 до 10 у випадковому порядку.

Тепер виберіть усі ці комірки, загалом десять. На панелі меню вгорі екрана виберіть Вставка, Формула, і сума.

Ви побачите, що в комірці «B12» миттєво з’явиться число «55». Це сума всіх чисел, які ви вибрали. Ви можете клацнути та перетягнути «55» в іншу клітинку, якщо хочете. Насправді, давайте перенесемо його до «D2».

Знову виберіть ці десять чисел і цього разу виберіть іншу формулу Вставка > Формула Параметр панелі меню. Перенесіть розрахунок до «D3».

І це все! Просто ярлик для створення основних формул у ваших електронних таблицях. Проте нічого не видаляйте, оскільки ми й надалі використовуватимемо ці номери!

Як використовувати Numbers для сортування стовпців і рядків

Іншою спільною особливістю стовпців і рядків є їх здатність до сортування. Ви можете вводити інформацію в будь-якому порядку, а потім сортувати її за алфавітом або цифрами.

Для цього вам потрібно просто клацнути мітку стовпця чи рядка стовпця чи рядка, який потрібно відсортувати. Оскільки ми вже ввели невідсортований стовпець чисел у стовпець «B», давайте відсортуємо його.

Натисніть літеру «B» у верхній частині екрана, яка позначає стовпець як «B».

Це вибере весь стовпець. Потім клацніть правою кнопкою миші букву «B» або клацніть маленьку стрілку праворуч від «B», яка з’являється, коли ви наводите на неї курсор. У спадному меню, що з’явиться, виберіть Сортувати за зростанням або Сортувати за спаданням. Потім виберіть інший варіант.

Розташування чисел досить інтуїтивно зрозуміле, тому ви зможете швидко зрозуміти, що відбувається. Крім того, корисно знати, що це також працює з листами. Ви можете сортувати літери, слова, цифри або їх комбінацію.

Крім того, ви можете помітити, що клітинки в стовпці «D» переміщуються, коли ви сортуєте стовпець. Це лише тому, що їхня позиція прив’язана до певних рядків у стовпчику чисел. Тож поки що можете ігнорувати це.

Додавання сторінок до електронної таблиці Numbers

Останнє, що вам потрібно знати, щоб навчитися використовувати Numbers, це як додавати сторінки до електронної таблиці. Можливо, ви зрозуміли, що навіть якщо ви можете нескінченно розширювати електронну таблицю, ви, ймовірно, цього не хочете. Кращим рішенням є додавання сторінок для кожного місяця, року чи іншого показника.

Додати нову сторінку дуже просто! Просто натисніть «+» у верхньому лівому куті екрана. Нова сторінка буде миттєво додана.

Тепер ви можете розширювати свою електронну таблицю скільки завгодно, не дезорганізовуючи її. Ви можете зробити це, щоб додати вміст до електронної таблиці, який у вас був протягом тривалого часу, який виріс занадто довго, або навіть такий, який має різноманітний вміст. Наприклад, у вас може бути сторінка, на якій відображається ваш місячний бюджет, одна — вашого партнера, одна — ваші річні витрати, одна — орендну плату тощо.

Почніть організовувати своє життя тепер, коли ви знаєте, як використовувати числа

І це все! Це все базове, що вам потрібно знати про використання Numbers. Маючи цю інформацію, ви повинні бути готові розпочати каталогізацію своїх колекцій, організувати свій бюджет, відстежувати ваші доходи або навіть подавати заявку на роботу, де необхідно знати, як користуватися електронною таблицею вимога.

Знову ж таки, ви можете отримати більше від використання Excel замість Numbers, оскільки це більш популярний варіант. Просто знайте, що між ними немає істотної різниці, крім популярності. Тож більшість того, що ви дізнаєтеся за допомогою Numbers, можна перекласти в Excel.

Щоб отримати більше інформації, новин і посібників щодо всього, що стосується Apple, перегляньте решту блогу AppleToolBox.

Побачимось наступного разу!