Як використовувати числа на Mac: передові методи

Кілька тижнів тому ми висвітлювали основні прийоми для використання Numbers на Mac. Якщо ви пропустили цю публікацію, ми досліджували такі функції Numbers, як формули, шаблони, аркуші та сортування.

Сьогодні ми збираємося розширити цю публікацію, охоплюючи більш просунуті методи. Якщо ви не знайомі з темами, розглянутими в цій першій публікації, я наполегливо рекомендую вам прочитати її перед тим, як працювати над цією. Однак для тих, хто знайомиться з Numbers і хоче розширити свої робочі знання, ця публікація для вас.

У цій публікації ми розглянемо передові методи, такі як створення діаграм, зведених таблиць, додавання фільтрації та умовного форматування, а також вивчення можливостей поєднання чисел із AppleScript. Це буде трохи «підвищення рівня», тож готуйтеся та почнемо!

Як використовувати Numbers на Mac: додаткові методи

Зведені таблиці

Перше, про що ми збираємося розповісти, — це відносно нова функція Numbers на Mac: зведені таблиці. Раніше це була функція, якою могли користуватися лише користувачі Excel. Але в останніх оновленнях Apple перенесла зведені таблиці на Mac.

Отже, що таке зведені таблиці? Для тих, хто не знає, зведена таблиця схожа на стандартну таблицю даних, за винятком того, що вона інтерактивна. Інтерактивні аспекти зведеної таблиці дозволяють швидко впорядковувати, фільтрувати, сортувати та краще розуміти дані у вашій таблиці.

Наприклад, у типовій таблиці Numbers ви побачите кілька рядків і стовпців даних, з яких, незалежно від того, як вони організовані, важко швидко отримати статистику. Таким чином, ви можете відобразити цю таблицю даних у зведену таблицю, яка швидко покаже вам підсумки даних, відобразить зв’язки між вашими даними тощо.

Щоб створити зведену таблицю в Numbers, вам спочатку знадобиться таблиця або діапазон даних. Діапазон даних — це лише рядок або стовпець даних, тоді як таблиця — це ряд рядків і стовпців.

Виберіть свій діапазон або таблицю, а потім натисніть Зведена таблиця на панелі інструментів у верхній частині екрана. Вам буде запропоновано вибрати один із цих чотирьох варіантів:

• На новому аркуші: Буде створено новий аркуш із вашою зведеною таблицею. Це візуально розділяє вашу таблицю та зведену таблицю, щоб все було впорядковано.
• На поточному аркуші: Це додає зведену таблицю до аркуша, який ви зараз використовуєте, дозволяючи переглядати таблицю та зведену таблицю одночасно.
• Для виділених клітинок на новому аркуші: Якщо ви не хочете створювати зведену таблицю за допомогою таблиці, замість цього можна вибрати діапазон. Якщо вибрати цей параметр, ви створите зведену таблицю для свого діапазону на новому аркуші.
• Для вибраних комірок на поточному аркуші: Нарешті, як і очікувалося, цей параметр бере вибраний діапазон клітинок і створює для них зведену таблицю на поточному аркуші Numbers.

Найкращий спосіб освоїти зведені таблиці — почати створювати та експериментувати з ними. У цій публікації ми не маємо часу, щоб детальніше розбиратися, але ми опублікуємо наступну публікацію про зведені таблиці, вивчивши їх більш детально. Тож слідкуйте за цим!

Створення діаграм

Наступна просунута техніка, яку ви захочете вивчити під час використання Numbers на Mac, це створення діаграм. Хоча діаграми не є абсолютно необхідними під час використання чисел, вони є чудовим інструментом візуалізації.

Для тих, хто не знайомий з діаграмами, це спосіб отримати дані в таблиці та відобразити їх у більш наочний спосіб. Це чудово для отримання швидкої інформації, а також для показу ваших даних нетехнічним особам. Наприклад, якщо ви вели облік витрат у Numbers і вам потрібно показати ці витрати під час конференції, ви можете створити діаграму та показати її в презентації.

Створити діаграму в Numbers надзвичайно просто. Просто виберіть Діаграма на панелі інструментів і виберіть 2D, 3D або інтерактивну діаграму для свого набору даних. Якщо ви не впевнені, що вибрати, то, ймовірно, найкраще зупинитися на 2D-варіанті.

Знову ж таки, ми не маємо достатньо часу в цій публікації, щоб детально зупинитися на створенні діаграм. Але загалом секторні діаграми та стовпчасті діаграми є чудовим вибором. Кругові діаграми допомагають показати відсотки та кількості, тоді як гістограми краще підходять для порівняння речей у візуальній ієрархії.

Як і зі зведеними таблицями, це допомагає експериментувати з різними параметрами діаграми. Тож створіть набір даних і почніть створювати діаграми на основі цього набору даних.

Також! Остання порада. Створюючи діаграму, яка має осі X і Y (наприклад, гістограми мають це), намагайтеся зберігати постійні числа на осі X і змінні числа на осі Y. Наприклад, прийнято відкладати змінні часу на вісь X (місяці, роки, тижні, квартали тощо), а фінансові значення – на вісь Y (валюти, прибутки, витрати, збитки, зростання тощо).

Умовне виділення в Numbers на Mac

Ще одна важлива техніка, яку потрібно опанувати в Numbers на Mac, — це умовне виділення. Як ви вже могли помітити, ви можете форматувати вміст своїх клітинок. Ви можете змінити колір фону комірки, колір і тип шрифту тощо.

Як і діаграми, форматування можна використовувати для візуального впорядкування даних. За допомогою кольорового кодування записів даних можна швидко розрізняти додатні та від’ємні значення, дати та суми в доларах, клієнтів тощо.

Звичайно, зміна всього цього форматування вручну може зайняти багато часу. Ось тут і з’являється умовне виділення. Це дозволяє створювати автоматичні правила, які миттєво змінюють форматування клітинок. Отже, якщо у вас є клієнти A, B і C, ви можете створити правила, щоб усі записи A були зеленими, усі записи B були синіми, а всі записи C були червоними.

Щоб установити правила умовного виділення, виділіть клітинку, діапазон клітинок або весь стовпець/рядок. Потім натисніть Формат у верхньому правому куті екрана чисел. Це має показати (а не приховати) панель «Формат» у правій частині екрана.

У верхній частині панелі виберіть Стільниковий. Потім натисніть Умовне виділення…

Виберіть Додайте правило. Потім ви можете створити правило, яке базується на числах, тексті, датах тощо. Кожен тип правила має свої власні параметри, тому виберіть те, яке найкраще відповідає вашим потребам. Наприклад, якщо ви хочете, щоб кожна клітинка з текстом «Клієнт A» була зеленою, ви б вибрали текст > Є…

Ви, звичайно, можете змінити ці правила відповідно до своїх потреб. Однак якщо ви налаштуєте це так, як я, тоді щоразу, коли ви введете «Клієнт A» у комірку з цими умовними правилами підсвічування, колір фону миттєво стане зеленим.

Щоб було зрозуміло, це не обов’язково змінює функцію ваших даних або таблиці. Це просто допомагає зробити речі візуально зрозумілими та економить ваш час.

Форматування чисел

Форматування чисел у Numbers на Mac подібне до умовного виділення. За замовчуванням усі числа, які ви вводите в Numbers, виглядатимуть відносно подібно. Однак не всі числа слід форматувати однаково. Ви матимете дати, час, валюти та відсотки.

Щоб переконатися, що ці числа виглядають так, як вони призначені, ви можете встановити правила для форматування різних клітинок і діапазонів. Щоб налаштувати це, ви захочете переконатися, що Формат бічна панель відкрита, і ви захочете вибрати Стільниковий знову на цій бічній панелі.

Ви помітите, що у верхній частині цього розділу бічної панелі є спадне меню з позначкою Формат даних. Вибравши це спадне меню, ви побачите такі параметри:

Все, що вам потрібно зробити тут, це вибрати форматування, яке ви хочете використовувати для вибраних клітинок. Відтоді ваші комірки будуть автоматично відформатовані належним чином.

І якщо ви виберете Номер зі спадного меню ви навіть можете вибрати кількість відображених знаків після коми. Це може бути дуже корисним для відображення інформації так, як ви хочете.

Фільтрування

Ще одна корисна опція відображення в Numbers на Mac — фільтрування. Фільтрація, подібна до зведених таблиць, дозволяє відображати лише ту інформацію, яка вам доречна. Наприклад, ви можете використовувати фільтрацію, щоб приховати витрати, які ви не можете собі дозволити, показати лише клієнтів, яким ви заборгували, або відобразити всі майбутні записи.

Іншими словами, це дозволяє вам заповнювати всі ваші дані, а потім фільтрувати їх на основі вибраних вами правил.

Під час створення правил фільтрації у вас є два варіанти:

• Швидкі фільтри: Це автоматично створені правила фільтрації, які з’являються на основі даних, які ви ввели у свою таблицю. Вони корисні, коли ви просто хочете швидко відфільтрувати певну інформацію і не плануєте обов’язково організувати свій набір даних певним чином.
• Правила фільтрації: З іншого боку, правила фільтрації — це правила, які ви встановлюєте для своєї таблиці/набору даних. Вони більш постійні, структуровані та доступні, коли вам це потрібно.

Щоб скористатися швидкими фільтрами, виберіть стовпець даних або окрему клітинку, наведіть вказівник миші на відповідну букву стовпця, а потім клацніть стрілку, яка з’явиться поруч із літерою стовпця. Це призведе до спадного меню, у якому ви знайдете Швидкий фільтр параметри.

Виберіть його, а потім виберіть із запропонованих параметрів фільтрації, щоб змінити видимі дані. Дані не видаляються та не змінюються, вони просто приховані від очей.

Для правил фільтрації виберіть стовпець, рядок або комірки, які потрібно відфільтрувати. Потім клацніть їх правою кнопкою миші та виберіть Показати параметри фільтра.

Далі на бічній панелі (яка повинна була змінитися, щоб відображати параметри фільтрації) ви можете додати фільтр до стовпця за вашим вибором. Як і з умовним виділенням, ви можете створити правила, які дозволять вам стратегічно показувати/приховувати дані.

Освоєння COUNTIF у Numbers на Mac

Однією з найпотужніших функцій Numbers на Mac є COUNTIF. Технічно існують інші функції «ЯКЩО», але як тільки ви зрозумієте, як працює COUNTIF, ви також зможете зрозуміти решту.

По суті, COUNTIF дозволяє користувачам застосовувати формулу до діапазону чисел, а також виключати числа, які не відповідають певним умовам. Отже, ви «ПРАХУВАЄТЕ» числа «ЯКЩО» вони відповідають вашим умовам.

Наприклад, ви можете використовувати це, щоб підрахувати лише продажі, які перевищують 100 доларів США, ігнорувати клієнтів, які витратили менше 10 доларів США, або переглядати лише необроблені платежі.

Щоб скористатися функцією COUNTIF, натисніть Вставка у верхній частині екрана, потім Формула, потім Нова формула. Це змінить бічну панель, щоб відобразити всі доступні вам формули. У рядку пошуку цієї бічної панелі введіть «ЯКЩО» та натисніть повернення.

Коли ви це зробите, ви побачите такі функції, як IF, SUMIF, AVERAGEIF і, звичайно, COUNTIF. Усі ці функції використовують переваги функції IF, тому просто виберіть ту, яка відповідає вашим потребам.

Ви помітите, що є також функції «-IFS». Вони працюють більш-менш так само, за винятком того, що вони дозволяють перевіряти кілька колекцій для кількох колекцій, а не одну колекцію для однієї умови.

Використання VLOOKUP

Далі йде VLOOKUP. VLOOKUP є основною функцією Excel, і ті, хто використовує Numbers на Mac, захочуть з нею ознайомитися. Після цього ви постійно користуєтеся цією функцією.

Для тих, хто не знає, VLOOKUP — це функція, яка дозволяє шукати певну частину даних, яка відповідає іншій частині даних. Наприклад, ви можете переглянути погодинну ставку (стовпець B), яку стягує клієнт (стовпець A).

Звідти ви можете використовувати значення, яке ви шукали в іншій функції. Тож це чудовий спосіб почати впорядковувати та транспонувати фрагменти даних навколо свого набору даних.

Щоб використовувати функцію VLOOKUP, ви перегляньте кроки, виконані в останньому методі, який ми розглянули. Виберіть Вставка у верхній частині екрана, а потім виберіть Формула і Нова формула. Це має змінити вашу бічну панель на панель вибору формули.

У рядку пошуку цієї панелі введіть «VLOOKUP» і натисніть повернення на клавіатурі. Ви маєте миттєво побачити функцію VLOOKUP.

Виберіть VLOOKUP, щоб почати створення формули у вибраній вами клітинці.

Щоб ця функція працювала, вам потрібно буде заповнити таку інформацію:

• Шукати: Тут ви введете значення, яке хочете знайти. Ви можете ввести число або рядок REGEX. Якщо ви не знайомі з REGEX, цей пост пришвидшить вас.
• Діапазон стовпців: Наступний розділ — це вибір клітинок, у яких ви збираєтеся здійснювати пошук. Тому вкажіть, які комірки ви хочете знайти Шукати зміст в.
• Стовпець повернення: У стовпці повернення ви збираєтеся вказати, яку частину даних ви хочете повернути. Наприклад, якщо ви шукаєте когось Погодинна оплата (Стовпець A), тоді ви можете фактично витягнути значення, що міститься в стовпці B, де міститься сума в доларах, яку вони заробляють. Іншими словами, це значення, яке вказуватиме, яку частину даних повертатиме ця функція.
• Близький збіг: Цей параметр дозволяє вибрати, скільки свободи ви надаєте даним, які знаходить ваша формула VLOOKUP. Наприклад, скажімо, ви шукаєте число «5,5», але замість нього формула знаходить «5,6». Ви можете використовувати Близький збіг щоб вирішити, чи буде це відображатися як помилка, чи ви хочете вважати це достатньо точним.

І це все! Опанувати VLOOKUP може бути дещо складно, але як тільки ви це зробите, це стане справді потужним інструментом у вашому арсеналі. Тож проводьте з ним багато часу, поки не навчитеся ним користуватися. Я виявив, що спільноти Reddit для Excel і Numbers мають багато інформації про те, як працює VLOOKUP, якщо вам потрібно трохи прочитати.

Співпрацюйте з колегами

Однією з найпростіших передових технік, яку ми збираємося розглянути в цьому підручнику про Numbers на Mac, є співпраця. В останніх оновленнях Apple додала можливість для користувачів співпрацювати один з одним у Numbers.

Це надзвичайно простий і чудовий спосіб підвищити продуктивність вас і вашої команди. Для цього просто натисніть Співпрацювати на панелі інструментів і надайте доступ до своєї електронної таблиці іншим за допомогою електронної пошти, текстових повідомлень або AirDrop.

Люди, з якими ви співпрацюєте, повинні мати пристрій Apple, бажано Mac або iPad, хоча iPhone також підійде.

Під час спільної роботи над файлом Numbers ви зможете побачити точні зміни та внески інших користувачів. Це чудово підходить для обміну документами з людьми, роботи над одним файлом на різних пристроях або в різний час, а також для підтримки зв’язку вашої робочої команди.

Додавання AppleScript до Numbers

І останнє, але не менш важливе: досить просунутий метод для Numbers на Mac – це використання AppleScript з вашими електронними таблицями. Для тих, хто не знає, AppleScript — це базова мова сценаріїв від Apple, яку можна використовувати для автоматизації певних завдань.

Для тих, хто знайомий з Excel, ви можете мати досвід роботи з макросами. Макроси дозволяють автоматизувати основні завдання, як-от введення чисел або оновлення інформації. Це чудова економія часу, вбудована в Excel.

На жаль, Apple ще не вбудувала функцію, подібну до Numbers. Натомість вам доведеться покладатися на AppleScript.

Хороша новина полягає в тому, що AppleScript досить простий. Якщо у вас уже є певний досвід програмування, ви зможете швидко його набути. А якщо ні, ви можете вивчити основи або скопіювати код, який інші написали в Інтернеті.

Як і багато іншого в цій статті, у нас немає часу, щоб детально зануритися в усі речі, які ви можете робити з AppleScript в Numbers. Просто знайте, що якщо ви виконуєте багато повторюваних завдань у Numbers, ви можете використовувати AppleScript, щоб почати перевантажувати цю роботу на свій комп’ютер.

Numbers на Mac: стати професіоналом

І це все! Освоївши прийоми, викладені в цій публікації, ви можете почати відточувати свої навички роботи з Numbers на Mac і досягти прогресу, щоб стати справжнім професіоналом. Хоча деякі з цих концепцій спочатку можуть бути важкими для усвідомлення, велика ймовірність того, що ви будете використовувати багато цього щодня.

Це чудові методи, які варто вивчити, якщо ви хочете заробляти на життя роботою в Numbers або Excel. А для тих, кому потрібні лише номери для проектів удома, це дозволить вам робити цілий ряд нових речей. Дайте мені знати в коментарях нижче, як ви плануєте використовувати ці різні техніки!

Щоб отримати більше інформації, новин і посібників щодо всього, що стосується Apple, перегляньте решту блогу AppleToolBox.

Побачимось наступного разу!