Як створити розкривний список в Excel

Щоб зробити завдання введення даних бездоганними та швидкими, ви повинні навчитися створювати розкривний список у Excel.

Excel — потужне програмне забезпечення для введення даних. Ви можете використовувати його для особистих і професійних потреб у введенні даних, як-от створення списків канцелярського приладдя, складання списків побутового приладдя, створення інвентаризації для малого підприємства чи будинку тощо.

У будь-якій роботі з введення даних ви повинні вводити невеликі дані, такі як імена, адреси, кількість, розташування, ціни тощо. Коли хтось перевіряє цю базу даних, він може захотіти ввести такі коментарі, як перевірено, перевірка очікує на перевірку, знайдено помилку тощо.

Якщо ви або ваш співробітник почнете робити це вручну, досягнення мети займе кілька днів. Отже, ви повинні автоматизувати аркуш Excel, де ви збираєте дані. Команда розкривного списку Excel — це базова автоматизація, яку можна використовувати, не вивчаючи програмування Visual Basic для Excel. Читайте далі, щоб дізнатися, як створити список у Excel із розкривним меню.

Що таке розкривний список у Microsoft Excel?

Розкривний список Excel – це інструмент перевірки даних програми Excel. Вам потрібно вибрати діапазон або список даних для розкривного списку. Потім просто застосуйте команду «Перевірка даних» для розкривного списку в цільовій клітинці або діапазонах клітинок, щоб отримати пропозиції щодо введення даних.

Розкривні списки усувають здогадки із завдання введення даних. Крім того, ви не допускатимете друкарських та інших помилок під час використання функції розкривного списку Excel. Це також найпоширеніший інструмент автоматизації введення даних у Microsft Excel.

Ось кілька сценаріїв, у яких можна застосувати цю команду перевірки даних:

• Ви створюєте базу даних у Excel, і вам потрібні оператори введення даних, щоб вводити потрібні вам дані, без сміття.
• Ви хочете, щоб оператори введення даних використовували лише категоризовані дані під час введення інформації на робочому аркуші Excel.
• Ви створюєте безкоштовні онлайн- або офлайн-форми в Excel і хочете, щоб користувач вводив дані, доступні лише у формі, і нічого більше.
• Ваша база даних містить повторювані імена, номери телефонів, адреси тощо. Крім того, залежно від цих даних ви оплачуєте рахунки або рахунки. Отже, точність дуже важлива для проекту. У такому випадку ви повинні використовувати розкривні списки в Excel.
• Ви створюєте аркуш Excel для домашніх речей і хочете, щоб члени сім’ї вносили записи лише з дозволеного списку предметів.
• Ваша команда із введення даних любить часто використовувати комбінації клавіш, і для цього розкривні списки Excel пропонують неперевершену зручність.
• Ви створюєте базу даних запитів на канцелярське приладдя чи закупівлю, і хочете, щоб співробітники створювали лише запити на придбання попередньо схвалених канцтоварів, ІТ-обладнання чи аксесуарів.

Існує два способи створення списку в Excel за допомогою стрілок, що розкриваються. Один використовує попередньо налаштований діапазон даних, а інший вручну вводить параметри. Знайдіть нижче кроки для найбільш автоматизованого спадного меню в Excel:

• Створіть новий аркуш у Excel і назвіть його База даних.
• Тепер створіть заголовок стовпця в клітинці A1 відповідно до типу або будь-яке інше ім'я, яке вам подобається. Наприклад, я надаю списку спадного меню заголовок стовпця ІТ-обладнання в цьому посібнику.
• Тепер скопіюйте та вставте дані з іншого місця або введіть вручну, щоб заповнити клітинки під заголовком стовпця елементами, які ви хочете побачити в спадному меню.
• Я вводжу параметри запиту на придбання ІТ-пристроїв, як-от монітор, динамік, оперативна пам’ять, процесор, корпус ПК, графічний процесор, блок живлення тощо.

Наразі ви успішно створили базу даних, з якої команда «Перевірка даних Excel» відображатиме параметри або варіанти вибору в розкривному списку. Тепер давайте створимо фактичний розкривний список, виконавши кроки, згадані тут:

• Виберіть клітинку, у якій потрібно створити розкривний список у Excel.
• Тепер натисніть кнопку Дані вкладка на Меню стрічки Excel.
• В Інструменти даних командний розділ, клацніть Перевірка даних стрілка спадного меню.
• Відкриється контекстне меню з кількома параметрами. Виберіть Перевірка даних.
• Тепер ви повинні побачити Команда перевірки даних на робочому аркуші, куди потрібно додати розкривний список для Excel.
• Він містить три вкладки. Це вхідне повідомлення, налаштування та сповіщення про помилку.
• Натисніть Налаштування.
• Під Критерії валідації клацніть розкривний список під Дозволити меню.
• Виберіть Список зі спадного меню.
• За замовчуванням, Розкривне меню в клітинці і Ігнорувати порожнє слід поставити галочку. Якщо ні, перевірте їх.
• Натисніть стрілку вгору в Джерело поле. The Перевірка даних тепер діалогове вікно буде згорнуто до тонкої смужки з порожнім полем.
• Перейти до Робочий аркуш бази даних і виберіть діапазон клітинок у розкривному списку Excel.
• Виберіть кілька порожніх клітинок під останнім елементом. Це допоможе вам розширити список без повторного редагування джерела.
• Excel автоматично заповнить вихідні дані для розкривного списку. Вам просто потрібно натиснути стрілка вниз на тонкому Перевірка даних бар.
• Тепер ви знову маєте побачити розгорнуте діалогове вікно перевірки даних. Але цього разу ви побачите діапазон вихідних даних у Джерело поле.
• Просто натисніть В ПОРЯДКУ, і все готово.

Щиро вітаю! Ви створили свій перший розкривний список у Excel. Тепер просто скопіюйте це в будь-яке інше місце, де вам потрібно буде показати ті самі елементи, коли співробітник або будь-який інший користувач заповнює дані в аркуші введення даних.

Ви можете заблокувати робочий аркуш бази даних, щоб ніхто не міг вносити будь-які зміни до списку параметрів у розкривних списках на аркуші введення даних. Виконайте такі швидкі дії, щоб захистити елементи списку:

• Виберіть діапазони клітинок, які потрібно заблокувати.
• Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Формат клітинок.
• Перейти до захист вкладку та поставте галочку Заблоковано варіант.
• Натисніть в порядку застосувати Формат клітинок зміни.
• Тепер перейдіть до огляд на стрічці Excel.
• Виберіть Захистити лист значок.
• На Захистити лист у діалоговому вікні введіть пароль у порожнє поле.
• Повторно введіть пароль, і Excel назавжди заблокує робочий аркуш.

Якщо вам потрібне коротке спадне меню, як-от Так/Ні, Перевірено/Не перевірено, Призначено/Відкрито, Завершено/Незавершено тощо, ви можете використовувати ручний список замість методу діапазону даних. Це економить час. Ось як ви можете створити розкривний список у Excel за допомогою елементів списку:

• Клацніть клітинку, щоб заповнити спадне меню.
• Виберіть Перевірка даних від Дані вкладка стрічкового меню.
• Під Дозволити меню, натисніть Список.
• Тепер просто введіть список елементів у Джерело поле.
• Обов’язково розділяйте кожен елемент комою.
• Натисніть в порядку щоб застосувати розкривний список.

Це найпростіший і найшвидший спосіб створення простого розкривного списку в Excel. Однак перший спосіб є більш надійним, якщо ви будете використовувати розкривні списки у великій кількості.

Порожній розкривний список може мало що сказати операторам введення даних. Вам потрібно додати конкретні інструкції, щоб вони не допускали помилок. Ось як ви можете додати повідомлення з інструкціями до розкривних списків у Excel:

• Клацніть будь-яку клітинку, яка містить активний елемент Команда перевірки даних.
• Тепер перейдіть до Дані вкладка > Перевірка даних > натисніть Перевірка даних.
• Всередині Перевірка даних у діалоговому вікні натисніть значок Вхідне повідомлення вкладка.
• Введіть невеликий текст для Назва а потім детальне повідомлення в Вхідне повідомлення поле.
• Натисніть в порядку щоб застосувати зміни.

Тепер щоразу, коли користувач вибирає клітинку з активною командою «Перевірка даних» у розкривному списку, він побачить повідомлення про те, як заповнити клітинку за допомогою елементів із розкривного списку.

Якщо хтось робить помилку під час використання розкривних списків на аркуші введення даних Excel, ви також можете показати повідомлення про помилку. Це гарантує, що користувач вживе заходів для усунення помилки та не пропустить клітинку. Нижче наведено кроки для активації відображення сповіщення про помилку:

• Дотримуйтесь кроків, згаданих раніше, доки не отримаєте Перевірка даних діалогове вікно.
• Тепер виберіть Сповіщення про помилку вкладка.
• Виберіть Стиль помилок з трьох варіантів: зупинка, попередження та інформація.
• Потім введіть короткий текст для Назва з Сповіщення про помилку.
• Тепер введіть докладне повідомлення в Повідомлення про помилку поле.

Чудова робота! Якщо ввімкнути параметр «Відображати сповіщення про помилку», робочий аркуш відображатиме діалогове вікно про помилку, якщо хтось введе щось, окрім елементів, зазначених у розкривному списку в Excel.

Тепер ви знаєте, як створити список у Excel із розкривним меню двома різними способами. Ви можете випробувати способи створення розкривних списків Excel і форм для введення даних, щоб допомогти вашим співробітникам.

Ви також можете створити інтуїтивно зрозумілий список домашніх товарів для продуктів, обладнання, одягу, комунальних послуг тощо за допомогою розкривних списків у Excel.

Не забудьте прокоментувати нижче, якщо ви знаєте інший цікавий спосіб створити розкривний список у Excel.

Далі навчіться показувати рядки або стовпці в Excel і деякі Шаблони календарів Excel на будь-який рік.