Як надрукувати етикетки з Excel за допомогою злиття

Коли потрібно надрукувати етикетки для надсилання різдвяних привітань, запрошень на весілля та інші домашні заходи? Бажаєте роздрукувати адреси доставки оптом для свого інтернет-магазину? Прочитайте цю статтю, щоб дізнатися, як друкувати етикетки з Excel за допомогою функції злиття пошти Microsoft Word.

Microsoft Excel — чудова програма для створення великих баз даних для ділових або особистих контактів. Однак це не дуже зручно для користувача, коли йдеться про друк транспортних чи інших етикеток на етикетковому папері.

Ви можете вручну створити клітинки, схожі на мітки, у Excel і вручну записати в них вміст. Ви можете виконувати цю ручну роботу для кількох лейблів, але коли вам потрібно надіслати листівки, запрошення та товари сотням одержувачів, ручна робота не є варіантом.

Отже, ви повинні навчитися друкувати етикетки з Excel за допомогою функції злиття пошти Microsoft word, прочитавши цю статтю до кінця. Наприкінці ви також ознайомитеся з деякими розумними порадами!

Процес друку адресних міток із Excel або друку поштових міток із Excel передбачає перехресну сумісність файлів Excel із Word. Отже, якщо ви друкуєте етикетки в Word за допомогою списків контактів Excel, вам потрібно внести такі налаштування в Word:

• Відкрийте програму Microsoft Word на ПК або Mac.
• Натисніть Файл а потім виберіть Опції.
• Натисніть Просунутий у вікні Параметри Word.
• Прокрутіть вниз, доки не побачите Загальний розділ.

• Там поставте прапорець поруч Підтвердьте перетворення формату файлу під час відкриття.
• Прес в порядку щоб зберегти зміни та вийти з вікна Параметри Word.

Перш ніж ви зможете надрукувати етикетки, ви повинні перевірити, чи функція Word Mail Merge підтримує етикетку чи ні. Microsoft зібрала специфікації наклейки етикетки від провідних постачальників програми. Ось як ви можете переглянути список і код документа для наклейок етикеток:

• Натисніть на Розсилки у меню стрічки Word.
• Виберіть Запустіть злиття а потім виберіть етикетки від випадаючий список.
• Відкриється діалогове вікно «Параметри мітки».

• Під Інформація про етикетку розділ, ви повинні побачити Продавці етикеток і Номери товарів список.
• Виберіть назву постачальника етикеткового паперу та код продукту. Деталі ви знайдете на упаковці етикеткового паперу, який ви придбали.
• Натисніть в порядку щоб застосувати зміни до цього проекту друку етикеток.

Якщо ви не бачите назву постачальника етикетки у списку вище, ви можете вручну ввести її характеристики. Таким чином, Word синхронізуватиметься з принтером належним чином, щоб ви могли без зусиль друкувати адресні наклейки, поштові наклейки та наклейки для доставки.

Щоб створити нову конфігурацію мітки, виконайте такі дії:

• Натисніть Нова етикетка на Параметри етикетки діалогове вікно.

• Тепер введіть назву нового файлу конфігурації.
• Потім налаштуйте такі параметри, як верхнє поле, бічні поля, висота етикетки, ширина етикетки, розмір сторінки тощо.
• Натисніть в порядку щоб зберегти зміни.

Це воно! Не забудьте зберегти документ Word для злиття, щоб використовувати його пізніше або відновити, якщо під час роботи зникне живлення.

Тепер вам потрібно створити базу даних, з якої інструмент Word Mail Merge зможе отримати ім’я, адресу та інші відомості одержувача. Виконайте такі дії, щоб створити та зберегти список контактів Excel для цього проекту:

• Відкрийте новий порожній аркуш у Excel.
• Зберегти як Список контактів транспортних етикеток або будь-яке інше ім'я, яке вам подобається.
• Почніть заповнювати дані з верхнього кута аркуша, не залишаючи порожніх клітинок у рядках або стовпцях.

• Введіть заголовки стовпців, які інструмент злиття Word виявить і використає в параметрі «Збіг полів».
• Під заголовком цього стовпця введіть відповідні дані.
• Найкраще, якщо ви зможете імпортувати файл CSV (значення, розділені комами) з будь-якої програми контактів, а потім відформатувати його в Excel, додавши заголовки стовпців.
• Двічі клацніть вкладку робочого аркуша в нижній частині програми Excel і перейменуйте його на Список контактів або будь-яке інше ім’я, яке ви пам’ятаєте.
• Після завершення зберегти знову весь файл Excel.

Коли база даних Excel для адрес доставки буде готова, перейдіть до файлу Word, де ви зберегли формат етикетки, який відповідає паперу, на якому ви будете друкувати поштові адреси. Тепер, коли файл міток злиття відкрито, виконайте такі дії:

• В Запустіть злиття розділ в Злиття пошти вкладка, виберіть Виберіть Одержувачі.
• Виберіть Використовуйте існуючий список опцію зі спадного списку.
• The Виберіть Джерело даних відкриється спливаюче діалогове вікно.
• Перейдіть до файлу Excel, де ви зберегли свій список контактів.

• Виберіть файл і натисніть ВІДЧИНЕНО.
• Тепер ви повинні побачити Виберіть вікно таблиці.
• У цьому вікні відображаються всі аркуші, доступні у файлі Excel, який ви щойно імпортували.
• Виберіть аркуш, на якому ви створили список контактів.
• У цьому посібнику це Список контактів робочий аркуш. Натисніть в порядку продовжувати.
• Тепер ви повинні побачити наклейки етикетки Наступний запис.

• Перша етикетка буде порожньою. Нічого страшного.

Тепер, коли ви заповнили рядки та стовпці міток у Word Mail Merge, ваше завдання полягає в тому, щоб імпортувати фактичні дані з бази даних списку контактів у Excel. Щоб виконати це завдання, виконайте наведені нижче дії.

• Якщо ви перебуваєте на вкладці «Розсилки», натисніть Редагувати список одержувачів.

• Перегляньте таблицю контактів та їх адреси. Подивіться, чи є проблеми.
• Якщо в таблиці вище все добре, натисніть в порядку.

• Тепер натисніть на Вставити поле злиття в Запис і вставка полів меню в Злиття пошти інструмент.
• З’явиться розкривний список із усіма заголовками стовпців у базі даних списку контактів імпортованого файлу Excel.
• Натисніть Назва.
• Прес Shift + Введіть.
• Потім знову натисніть Вставити поле злиття і виберіть Ім'я.
• Прес Shift + Введіть і повторюйте наведені вище кроки, доки у вас не буде всіх заголовків стовпців у верхньому лівому куті наклейки.
• Ви можете налаштувати різні компоненти інструмента наклейки етикетки.
• Перейти до додому і виберіть текст або тексти на етикетці, щоб застосувати такі параметри форматування, як тип шрифту, розмір шрифту, колір, колір виділення тощо.
• Коли все виглядає правильно, поверніться до Розсилка вкладка.

• Тепер натисніть Оновити мітки кнопку.
• Це заповнить дані для всіх міток на сторінці.

• Тепер просто натисніть Попередній перегляд результатів для відображення фактичних даних на етикетках.

Створюючи адреси електронної пошти або мітки доставки в Mail Merge за допомогою списків контактів із Excel, не імпортуйте надто багато компонентів міток. Це захаращуватиме етикетки. Виберіть компоненти, які абсолютно необхідні для успішної доставки посилки.

Наразі ви успішно створили мітки в документі злиття. Тепер настав час роздрукувати його, виконавши такі дії:

• Вийміть усі папери з принтера.
• Вставте папір для наклейки фізичної етикетки в пристрій подачі паперу принтера.
• Поверніться на сторінку міток у Word і натисніть Ctrl + П. Це команда друку.
• Тепер налаштуйте параметри друку на лівій панелі навігації.
• Ви повинні переконатися, що налаштування друку відображають відповідні умови друку, як-от принтер, налаштування, розмір паперу, поля тощо.
• Натисніть Друк, щоб розпочати друк етикеток на папері для друку етикеток.

Чудово! Ви щойно надрукували кілька гарних адрес доставки або поштових етикеток для особистого чи професійного використання.

Чи є спосіб надрукувати ярлики адрес із Excel?

Так! Ви можете створити базу даних списку контактів в Excel. Ви можете створювати такі стовпці, як ім’я, адреса, поштовий індекс, країна, номер телефону, штат тощо, а потім заповнювати дані під заголовками цих стовпців.

Після цього ви можете імпортувати цю базу даних у Word Mail Merge, щоб створити адресні мітки за допомогою інструмента створення міток у Mail Merge. Виконайте кроки, згадані вище в цій статті, щоб дізнатися точні рухи.

Як створити мітки з Excel у Word?

Ви можете використовувати функцію злиття пошти Word, щоб імпортувати дані списку контактів із аркуша Excel. Потім ви можете скористатися майстром створення міток на вкладці «Поштові розсилки» Word, щоб створити мітки та заповнити дані з Excel. Команда «Вставити поле об’єднання» допоможе вам додати поля в мітку.

Як надрукувати кілька етикеток на одній сторінці?

Друк етикеток для розсилки з Excel за допомогою функції злиття в Word завжди дозволить вам друкувати етикетки в кількості, як-от 10, 20, 30 тощо, на сторінці. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати відповідні номери продуктів і постачальників етикеток у діалоговому вікні «Інформація про етикетку».

Отже, тепер ви знаєте, як друкувати етикетки з Excel за допомогою функції злиття листів Word.

Критичною частиною цього процесу є використання відповідної сторінки наклейки мітки перед заповненням даними мітки у злитті. Якщо ви виберете неправильний папір, ви можете втратити фізичний папір, друкуючи невирівняні етикетки.

Якщо ви не впевнені щодо постачальника паперу та коду продукту, завжди створюйте новий папір для етикеток, перш ніж виконувати весь процес.

Думаю, я пропустив будь-який інший спосіб друку адресних міток із Excel, згадайте метод і його процес у полі для коментарів нижче.

Далі, як об'єднати два стовпці в Excel.