Нотатки для спільних зустрічей тепер доступні клієнтам Teams, і вони роблять саме те, що їм написано.
Онлайн-комунікація та співпраця є ключовою сферою уваги для гібридних робочих середовищ, і важливо, щоб такі програми, як Microsoft Teams, відповідали цьому попиту. Microsoft регулярно оновлює Teams новими функціями і вдосконалення, щоб продовжувати залучати нових користувачів. Тепер він додав дуже корисну функцію до Teams у формі спільних нотаток наради.
Користувачі Microsoft Teams Public Preview тепер мають перевагу спільні нотатки на зустрічах. Вони роблять саме те, що кажуть на листі, тобто дозволяють вам ділитися та співпрацювати на нотатки зустрічі в єдиному місці, а не робити нотатки в чаті чи окремо додаток Мета – зробити засідання більш ефективним і зручним для всіх.
За допомогою спільних нотаток користувачі можуть працювати разом, щоб робити нотатки, створювати порядок денний і генерувати завдання. Крім того, будь-які завдання, призначені за допомогою спільних нотаток, будуть автоматично синхронізовані з програмою «Завдання» в Teams, To Do та Planner для кращого відстеження завдань. Крім того, компоненти Microsoft Loop у Teams також можна використовувати, щоб дозволити користувачам співпрацювати в чаті. Це дає їм змогу тримати всіх в курсі, оскільки нотатки будуть синхронізовані на всіх пристроях.
Щоб використовувати нотатки для спільних нарад, заплануйте нараду в Teams і додайте повторюваний порядок денний для всіх нарад, натиснувши кнопку Додайте порядок денний, який може редагувати кожен параметр, розташований у нижній частині форми. Приєднавшись до наради Teams, натисніть Примітки на панелі інструментів угорі, щоб отримати доступ до спільних нотаток на окремій панелі. На цій панелі можна переглянути або створити порядок денний, а також робити нотатки та відстежувати завдання. Як згадувалося раніше, якщо вам призначають завдання, воно буде автоматично синхронізовано з програмою Task у Teams, Planner і To Do, а вам також буде надіслано електронний лист про призначення. Нотатки також можна синхронізувати безпосередньо з OneNote, а Loop дозволяє переглядати їх у будь-який час безпосередньо в Teams.
Оскільки ця функція наразі доступна для загальнодоступної попередньої версії, зрозуміло, що є деякі відомі проблеми. До них належать зовнішні та гостьові користувачі, які взагалі не можуть отримати доступ до нотаток наради, а також повідомлення про помилки ви відвідуєте зустріч із понад 100 учасниками або якщо ви є учасником 300 зустрічей, які включають завдання. Крім того, якщо ви хочете позначити когось із нотатками, відкритими в Microsoft 365, вам спочатку потрібно надати їм доступ через Поділіться та повідомте діалог.
Так само існує кілька обмежень. Нотатки зустрічей не підтримуються в дзвінках 1:1, нарадах каналу та опції «Зустрітися зараз». Крім того, нотатки зустрічей наразі не працюють у мобільному додатку, впровадження якого заплановано на серпень 2023 року. Нарешті, Microsoft зазначила, що «якщо власник зустрічі використовує поштову скриньку, збережену на локальному сервері Exchange, спільні нотатки не можна додати до зустрічі під час планування. Щоб додати спільні нотатки, власник зустрічі повинен буде спочатку надіслати запрошення на зустріч, а потім додати спільні нотатки».
З точки зору доступності, нотатки зустрічі можуть використовуватися лише клієнтами Teams Public Preview, які використовують Windows, macOS або веб-версію Teams. Якщо ви не бачите опції для нотаток зустрічі, ось що повинні зробити ІТ-адміністратори та кінцеві користувачі, щоб увімкнути нотатки зустрічі:
- Якщо Слідкуйте за Office Preview якщо вибрано цей параметр, він автоматично вмикає функції публічного попереднього перегляду Teams для будь-якого користувача, зареєстрованого в Office Current Channel (попередній перегляд). Від кінцевого користувача більше не вимагається жодних дій.
- Якщо Увімкнено вибрано параметр, кінцевий користувач також повинен підключитися до загальнодоступного попереднього перегляду Teams у своїй програмі Teams, щоб отримати доступ до функцій загальнодоступного попереднього перегляду Teams.
- Якщо Примусово вибрано цей параметр, він автоматично вмикає Teams Public Preview для кінцевого користувача. Від кінцевого користувача більше не вимагається жодних дій.
Звичайно, враховуючи, що нотатки зустрічі наразі доступні лише для загальнодоступного попереднього перегляду, обов’язково надішліть відгук Microsoft безпосередньо через Довідка > Надіслати відгук у програмі Teams.