Microsoft Excel — чудовий інструмент для зберігання контактної та адресної інформації клієнтів, що робить його ідеальним вибором для створення та організації списку поштових адрес ваших контактів. Однак, якщо ви хочете надрукувати етикетки для конвертів, вітальних листівок тощо зі списку адрес, створеного вами в Microsoft Excel, ви повинні скористатися функцією «Злиття» Microsoft Word.
Зокрема, Microsoft Word пропонує потужну функцію «Злиття листів», яка дозволяє легко створювати та друкувати етикетки з аркуша Excel.
У цьому посібнику ми крок за кроком покажемо, як створити список поштових адрес у Microsoft Excel і як надрукувати етикетки з цього списку за допомогою функції «Злиття» Microsoft Word.
Як надрукувати етикетки з файлу списку адрес Excel за допомогою Word Mail Merge.
Крок 1. Підготуйте список розсилки в Excel для друку етикеток.
Перш ніж створювати та друкувати етикетки для розсилки, потрібно правильно налаштувати список адрес у Excel. Це передбачає введення заголовків стовпців для кожного елемента вимоги, який потрібно додати до міток, наприклад імені, прізвища, адреси, поштового індексу тощо.
Давайте подивимося, як створити список адрес в Excel для друку поштових етикеток:
1. Відкрийте Microsoft Excel і створіть нову книгу.
2. Введіть такі заголовки стовпців для кожного елемента, який має містити адреса одержувача:
- Ім'я
- Прізвище
- Адреса вулиці
- Місто
- Держава
- ЗІП код
3. Тепер заповніть відповідну інформацію під заголовком кожного стовпця.
4. Завершивши, переконайтеся, що немає порожніх рядків або стовпців, і збережіть робочий аркуш.
Крок 2. Назвіть список розсилки (необов’язково).
Після створення списку розсилки в Excel корисно дати йому назву. Назвавши набір даних, ви зможете легко посилатися на нього під час підключення до документа Word для злиття пошти.
1. Щоб назвати список розсилки, виберіть список адрес, включаючи заголовки.
2. Перейти до Формули вкладку та натисніть Визначте назву із групи Визначені імена.
3. Введіть назву таблиці в Ім'я і клацніть в порядку.*
* Примітка: Якщо ім’я складається з кількох слів, використовуйте підкреслення «_» між ними та уникайте пробілів і дефісів.
4. зберегти і закрити Microsoft Excel.
Крок 3. Налаштуйте документ злиття в Word.
Тепер настав час налаштувати документ злиття в Microsoft Word, щоб надрукувати етикетки.
1. Відкрийте порожній документ Word.
2. Від Розсилки вкладку, натисніть Запустіть злиття і виберіть етикетки опцію зі спадного меню.
3. Виберіть постачальника етикетки та номер продукту в Параметри етикетки діалогове вікно.
4. Далі натисніть на Подробиці кнопку в нижньому лівому куті вікна.
5. Перейдіть до налаштування полів, висоти, ширини, кроку та розміру етикетки, якщо потрібно, і клацніть в порядку.
6. Після цього натисніть в порядку у діалоговому вікні «Параметри мітки», щоб зберегти зміни.
Крок 4. Увімкнути перетворення форматів файлів між Excel і Word.
Щоб підключити документ Word до робочого аркуша Excel зі списком адрес, потрібно переконатися, що перетворення формату файлу між двома програмами Microsoft увімкнено.
1. У Word натисніть на Файл вкладку, а потім виберіть Опції у нижній частині лівої бічної панелі.
2. У вікні Параметри Word виберіть Просунутий на лівій панелі.
3. Тепер прокрутіть униз до Родиl розділ, перевірте Підтвердьте перетворення формату файлу під час відкриття і клацніть в порядку.
Крок 5. Виберіть список адрес Excel для ваших міток.
Тепер перейдіть до «зв’язування» документа Word зі списком адрес Excel.
1. У документі Word перейдіть до Розсилки знову натисніть вкладку Виберіть Одержувачі а потім вибирайте Використовуйте існуючий список зі спадного меню.
2. Знайдіть і виберіть файл Excel, який містить список розсилки, а потім натисніть ВІДЧИНЕНО.
3. У діалоговому вікні Підтвердження джерела даних виберіть Файли бази даних OLE DB і натисніть В ПОРЯДКУ.
4. Потім виберіть названий список розсилки або робочий аркуш, що містить список адрес, і натисніть в порядку.
5. Тепер документ Word заповнюється адресними мітками, які вказують на "Наступний запис".
Крок 6. Відредагуйте список одержувачів для злиття.
Коли документ Word буде пов’язано зі списком розсилки Excel, перейдіть до перегляду та редагування, якщо необхідно, списку одержувачів перед остаточним об’єднанням.
1. в Розсилки вкладку, натисніть Редагувати список одержувачів.
2. У вікні «Одержувачі злиття» буде показано всіх одержувачів із вашого списку адрес. Перейдіть до сортування, фільтрування або видалення одержувачів, якщо потрібно, знявши прапорець біля будь-якого одержувача, якого ви не хочете включати. Потім натисніть в порядку підтвердити.
Крок 7. Налаштування полів злиття (позначення елементів)
Тепер перейдіть до налаштування елементів етикетки та їх зовнішнього вигляду відповідно до ваших потреб.
1. Натисніть на Адресний блок варіант в Розсилки група вкладки «Запис і вставка полів».
2. Перейдіть і вкажіть формат імені одержувача, вибравши потрібний зі списку доступних параметрів у розділі «Вставити ім’я одержувача в цьому форматі».
3. Далі натисніть Поля відповідності щоб відповідати потрібним полям зі списку адрес Excel.
4. У вікні «Збіг полів» переконайтеся, що необхідні поля для міток правильно зіставлено з відповідними полями (заголовками стовпців) у списку адрес Excel.
Якщо вони не збігаються, скористайтеся кнопкою розкривного меню поруч із кожним полем і виберіть правильний заголовок стовпця списку адрес Excel. Потім натисніть в порядку щоб підтвердити збіги.
5. Потім натисніть в порядку знову, щоб застосувати зміни.
6. Тепер, «AddressBlock» заповнювач з’явиться на першій мітці.
7. Натисніть Оновити мітки (на Розсилки вкладка), щоб оновити всі інші мітки в документі Word.
Крок 8. Перегляньте свої мітки та завершіть злиття.
Тепер давайте подивимося, як етикетки виглядатимуть після друку.
1. На вкладці «Поштова розсилка» натисніть Попередній перегляд результатів кнопку.
2. Тепер подивіться, як виглядатимуть етикетки, якщо їх роздрукувати. Якщо ви хочете змінити їх зовнішній вигляд, виберіть першу мітку та скористайтеся інструментами «Форматувати текст». додому вкладка. Коли закінчите, натисніть Оновити мітки в Розсилки щоб застосувати форматування до всіх міток.
3. Якщо все виглядає в порядку, перейдіть до Розсилки натисніть вкладку Завершити та об’єднати і виберіть Редагувати окремі документи зі спадного меню.
4. У вікні «Об’єднати в новий документ» виберіть все у розділі Об’єднати записи та натисніть в порядку.
5. З’явиться новий документ із поштовими мітками, згенерованими зі списку адрес Excel, і ви зможете редагувати, форматувати, друкувати та зберігати цей документ, як і будь-який інший документ Word.
Крок 9.Додаткова порада: додайте рамки до міток. (необов'язково)
Щоб легше було вирізати мітки (якщо вони ще не вирізані), додайте до них рамки.
1. Натисніть на плюс (+) у верхній лівій частині документа, щоб вибрати всі мітки.
2. Потім натисніть Кордон у плаваючому меню та виберіть Усі кордони з варіантів.
3. Між кожною етикеткою буде додано межі, що полегшить їх вирізання.
4. Тепер ваші етикетки готові до друку.
Це воно! Дайте мені знати, чи допоміг вам цей посібник, залишивши свій коментар про свій досвід. Будь ласка, поставте лайк і поділіться цим посібником, щоб допомогти іншим.