У цьому простому посібнику ми пояснюємо, як легко створити PDF-файл для роботи чи просто для обміну важливими документами.
Формат портативного документа, широко відомий як PDF, є форматом файлу, який в основному використовується для представлення документів, особливо коли вам потрібно зберегти файл, який третя сторона не може змінити і який виглядає незмінно незалежно від того, де ви переглядаєте це. Типові документи, як-от ті, які використовує Microsoft Word, відтворюватимуться по-різному на різних пристроях і можуть не підтримуватися скрізь, але PDF-файли працюють і виглядають так само майже скрізь, Adobe вперше створила PDF у 1993 році, і на сьогодні це відкритий стандарт, який підтримується Міжнародною організацією стандартизації (ISO). По суті, він підтримується майже кожною операційною системою, що дозволяє створювати та відкривати PDF-файли на більшості ПК, Macs, смартфони та планшети.
Але навіщо вам використовувати PDF? Рекомендується використовувати формат PDF для резюме, юридичних документів, інформаційних бюлетенів, файлів, призначених для читання та друку, і файлів, призначених для професійного друку. PDF-файли виглядають однаково на більшості комп’ютерів. Оскільки PDF базується на мові PostScript, файл упакований у повний опис фіксованого макета плоский документ, включаючи текст, шрифти, векторну графіку, растрові зображення та іншу необхідну інформацію відображається. Вони також мають менший розмір і відповідають галузевому формату. Крім того, PDF-файли порівняно безпечніші, оскільки ви не можете їх змінювати, і їх можна зашифрувати паролем або цифровим підписом.
Як створити файл PDF з нуля
Створити PDF-файл досить просто, оскільки більшість програм і програм мають вбудовану функцію експорту файлу безпосередньо у формат PDF. Наприклад, якщо у вас є документ у Microsoft Word, ось що вам потрібно зробити.
- Перейдіть до Файл у верхньому лівому куті та виберіть Зберегти як.
- Це повинно відкрити нове вікно, де ви можете зберегти документ на своєму ПК.
- Прямо під Ім'я файлу варіант, має бути можливість Зберегти як тип.
- Натисніть спадне меню, і ви повинні побачити опцію збереження файлу як PDF.
- Виберіть варіант і натисніть зберегти.
Якщо ви використовуєте старішу версію Microsoft Office, можливо, вам доведеться завантажити невеликий плагін, який можна завантажити з тут.
Так само ви можете зробити це для всіх програм Microsoft Office (Excel, Powerpoint тощо), програм Google Workspace (Документи, Таблиці тощо), а також різноманітне офісне програмне забезпечення та програми, такі як Office 365, WPS Office, LibreOffice та OpenOffice. Звичайно, точні кроки можуть дещо відрізнятися залежно від програми, яку ви використовуєте, але вони завжди мають бути досить схожими.
Крім того, багато платформ і програм також дозволяють створювати PDF-файли за допомогою функції друку. Якщо ви намагаєтеся надрукувати документ, веб-сторінку чи зображення в сучасних версіях Windows, ви можете скористатися опцією Microsoft Print to PDF, щоб зберегти їх як PDF. Це навіть дає змогу зберігати такі речі, як блокноти OneNote, у форматі PDF.
Смартфони також можуть це робити, хоча це може залежати від конкретної моделі.
Якщо ви хочете створити PDF-файл, який можна редагувати, щоб ви могли поділитися формою, яку хтось може заповнити, перегляньте наш посібник із як зробити файл PDF доступним для заповнення.
Створіть PDF із фізичного документа
PDF-файли також вирішують проблему спільного використання фізичної частини документації в цифровому форматі. За допомогою камери смартфона або планшета ви можете відсканувати документ і зберегти його у файл PDF. Такі додатки Adobe Scan, Microsoft Office, Genius Scan, і Сканер документів є одними з найкращих програм, які ви можете спробувати на своєму мобільному пристрої для сканування, збереження та обміну файлами PDF. Ви навіть можете відсканувати кілька документів і зберегти їх як один PDF-файл.
Насправді, така програма може в деякому роді навіть замінити традиційний сканер. Смартфони сьогодні мають дуже хороші камери, тому ви можете сканувати деякі документи таким чином, замість того, щоб використовувати громіздкий сканер, підключений до вашого ноутбук. Ці програми також можуть конвертувати наявний документ або зображення у формат PDF.
Ще один простий спосіб швидкого створення PDF-файлу — це використання однієї з багатьох онлайнових служб, які дозволяють завантажувати файл(и), конвертувати та завантажувати безпосередньо у вашу систему. Деякі з надійних онлайн-сервісів, які можна використовувати для перетворення певного файлу на PDF, включають Adobe, Smallpdf, iLovePDF, та багато іншого. Ці інструменти також часто дозволяють об’єднувати PDF-файли в один або розділяти один файл на кілька.
Однак слід пам’ятати про кілька речей. Ці служби можуть зберігати або не зберігати ваші файли на своїх серверах. Тому ми рекомендуємо вам використовувати цей метод, лише якщо ви не маєте справу з конфіденційною інформацією. Деякі з цих онлайн-сайтів для перетворення PDF-файлів також пропонують обмежену підтримку щодо розміру файлу, сторінок і потужності навіть додати водяний знак до перетвореного файлу, тобто вам, можливо, доведеться заплатити певні гроші залежно від файлу, з яким ви хочете працювати з.
І це основи створення PDF-файлу на основі існуючого документа. Звичайно, Adobe хотіла б, щоб ви робили це за допомогою програмного забезпечення компанії Acrobat, але ці параметри здебільшого безкоштовні, тому вони можуть бути дещо зручнішими для більшості людей.