На тлі нових проблем з коронавірусом та все більш технологічної мережі онлайн-активність стає альтернативним засобом спілкування для колег та студентів, щоб підвищити продуктивність. Декілька веб-сайтів і програм стали популярнішими, щоб полегшити ефективніші форми спілкування та обговорення як на робочому місці, так і поза ним.
Давайте подивимося на Gmail і Slack, дві програми, які при продуктивному використанні можуть бути значною мірою корисними для використання на робочому місці.
Хаки продуктивності для Gmail
Gmail функціонує як служба електронної пошти, яку керує Google. За допомогою програми люди надсилають та отримують електронні листи, документи, фотографії, відео, а іноді навіть сповіщення про клас. Gmail дозволяє колегам, викладачам і людям загалом зв’язуватися один з одним з різних причин за допомогою багатьох різних вкладень. Хоча було встановлено, що Gmail є корисною програмою, ось кілька додаткових способів підвищити продуктивність Gmail:
1. Програми та сповіщення
Завантажте Gmail для свого смартфона з App Store або Google Play Store. Зробіть закладку на своєму ноутбуці. Якщо ви маєте обліковий запис Gmail і перевіряєте свою електронну пошту, щоб спілкуватися з іншими, це полегшить вам отримати доступ до свого облікового запису, а отже, стати більш чуйним і активним, коли справа доходить до того, щоб залишатися на вершині продуктивності спілкування. Щоразу, коли ви отримуєте електронний лист, ви можете ввімкнути сповіщення, щоб швидко відповідати та залишатися в курсі тих, які дуже важливі.
2. Списки електронної пошти
Надсилайте групові електронні листи зі списками розсилки. Якщо ви директор або керівник клубу і хочете відправити масу електронних листів кільком людям про зустрічі, було б корисно створювати групи та надсилати електронний лист групі, а не вводити окрему електронну пошту кожного одержувача для кожної окремої особи електронна пошта. Для цього скористайтеся Контактами Google, доступними за допомогою дев’яти точок у верхньому правому куті на gmail.com. Виберіть контакти, для яких ви хочете створити групу, і скористайтеся вкладкою закладок у рядку безпосередньо під рядком пошуку, щоб назвати групу. Під час створення електронного листа в Gmail тепер ви можете вводити назву групи, а не ім’я кожної особи, якій ви намагаєтеся надіслати електронний лист. Це неминуче заощадить вам багато часу.
3. Розклад електронної пошти
Коли 3:37 ранку в неділю ввечері/понеділок вранці, ви можете раптом зрозуміти, що забули надіслати комусь важливу інформацію, але також не хочете надсилати її в дивний час. Щоб не забути надіслати електронний лист пізніше, ви можете накреслити електронний лист і натиснути трикутник праворуч від кнопки надсилання, а потім вибрати розклад надсилання. Ви можете автоматично надіслати цей електронний лист пізніше, щоб люди, які його отримують, не сумнівалися у вашому розкладі сну чи забудькуватості.
Хаки продуктивності для Slack
Slack функціонує як альтернативне програмне забезпечення для спільної роботи. Це більше схоже на текстові повідомлення, ніж на електронну пошту. Slack робить акцент на командній роботі та інтеграції через більш безпосереднє спілкування. Slack також є дуже корисною програмою, але ось ще кілька методів підвищення продуктивності:
1. Програми та сповіщення
Подібно до Gmail, зробити Slack доступнішим є ключовим способом підвищення продуктивності за допомогою програмного забезпечення. Завантажте програму на свій телефон, і вона також доступна як програма або онлайн-посилання для настільних комп’ютерів/ноутбуків. Щоразу, коли хтось надсилає повідомлення, ви можете переконатися, що отримуєте сповіщення та залишаєтеся в курсі важливої інформації.
2. Зоряні канали
Якщо у вас багато різних каналів, і іноді вам важко знайти потрібний, може бути корисно позначити важливі канали зірочкою. Таким чином, важливі канали відображаються у верхній частині лівого стовпця на Slack і забезпечують легкий доступ. Якщо ви переповнені повідомленнями від Slack і не обов’язково вважаєте, що всі вони є релевантними, ви можете змінити налаштування сповіщень у налаштуваннях сповіщень для каналу. Роблячи це, ви можете зосередитися на визначенні пріоритетів важливої роботи та перевіряти Slack від важливих оновлень, які вам дійсно потрібні.
3. Пошук розмов
Якщо на каналі є щось дійсно важливе, згадане раніше, ви можете легко знайти це за допомогою рядка пошуку у верхньому правому куті. Просто введіть ключові слова, і ви отримаєте легкий доступ до файлу, який ви завантажили, або важливої інформації, яку хтось колись надіслав.
Загалом, ці дві програми є неймовірним використанням технології для підвищення продуктивності робочого місця. Завдяки Gmail і Slack людям стає набагато легше взаємодіяти один з одним на різних платформах і ділитися важливою інформацією у великій мережі. Використання деяких з цих порад, перерахованих вище, допоможе вам стати ще більш розумними у використанні цих програм і ваша продуктивність як працюючого студента, вихователя, директора та технологічно пов’язаної людини буде лише збільшувати.