Підвищте свій досвід роботи з Gmail за допомогою цих семи способів підвищення продуктивності.
Gmail — одна з найпопулярніших служб електронної пошти для особистого використання. Багато організацій, які використовують Google Workspaces, також пропонують Gmail як поштовий клієнт. За замовчуванням Google пропонує багато цікаві функції в Gmail які працюють, як рекламується. Але за допомогою кількох незначних налаштувань ви справді можете підвищити рівень роботи з Gmail.
Ви коли-небудь надсилали електронний лист, щоб зрозуміти, що в ньому помилка, і ви пошкодували, що не надсилали його? Як щодо комбінацій клавіш у Gmail? Чи знаєте ви, що можете створювати шаблонні відповіді для звичайної роботи електронні листи? Якщо ви ніколи не порпалися в меню налаштувань Gmail, ось сім простих способів стати досвідченим користувачем Gmail.
7 Гарячі клавіши
Робіть все за допомогою клавіатури
Однією з головних ознак досвідченого користувача будь-якої програми є знання комбінацій клавіш, незалежно від того, чи використовуєте ви ПК з Windows, Mac або
Chromebook. У Gmail їх дуже багато. Google полегшує вам запам’ятовування того, яка дія ярлика що виконує. Просто вдарити Shift + ? і вам пропонуються ярлики для навігації, форматування, вибору списку ланцюжків, навігації в чаті Google і багато іншого.Хочете створити власні ярлики? Потім натисніть значок шестірні у верхньому правому куті браузера Gmail. Йти до Значок шестірні >Перегляньте всі налаштування > Додатково > Спеціальні комбінації клавіш і виберіть Увімкнути. Після ввімкнення ви побачите вкладку «Параметри клавіатури», на якій відображаються всі дії разом із клавішами, які їм відповідають. Ви можете налаштувати це на свій смак і натиснути Зберегти зміни. Просто переконайтеся, що команда, яку ви налаштовуєте, не конфліктує з іншими командами швидкого доступу.
6 Скасувати надсилання
Як отримати більше часу, щоб скасувати надсилання електронного листа?
Ми всі в якийсь момент поспішно надсилали листи, щоб зрозуміти, що ми упустили деякі аспекти, які були щоб обговорити у відповіді, пошта була заповнена друкарськими помилками, або ще гірше, пошта була надіслана неправильно одержувач. Gmail пропонує стандартну команду «Скасувати надсилання» тривалістю 5 секунд, але її можна збільшити до 30 секунд.
Натисніть на Значок шестірні >Переглянути всі налаштування > Загальні > Скасувати надсилання. Зі спадного меню поруч із ним виберіть 5, 10, 20 або 30 секунд буферного часу, а потім натисніть Зберегти зміни. Тепер щоразу, коли ви надсилаєте електронний лист, ви побачите опцію «Скасувати» на плаваючій чорній панелі, яка з’являється після того, як ви надішлете електронний лист.
5 Шаблони
Позбавтеся від написання повторюваних електронних листів
Бувають випадки, коли деякі електронні листи вимагають однакових або схожих відповідей. У такій ситуації вам не потрібно щоразу переписувати все повідомлення. Натомість ви можете створити шаблон відповідей. Натисніть на Значок шестірні >Переглянути всі налаштування > Додатково > Шаблони і виберіть Увімкнути і Зберегти налаштування.
Тепер, коли ви пишете зайвий текст у a Нове повідомлення (переконайтеся, що підпис електронної пошти видалено), цей текст можна зберегти як шаблон, натиснувши Інші параметри > Шаблони > Зберегти чернетку як шаблон > Зберегти як новий шаблон. Шаблону можна дати назву. Наступного разу, коли ви захочете відповісти тим самим текстом, просто виберіть потрібний шаблон замість того, щоб вводити повідомлення знову.
4 Налаштування панелі читання
Оптимізуйте відображення нерухомості
Спосіб за замовчуванням, у який Gmail показує ваші повідомлення, коли ви їх відкриваєте, не найкращим чином використовує відображення. Це особливо вірно, якщо у вас більші дисплеї. Це можна налаштувати, увімкнувши панель читання.
Натисніть на Піктограма шестірні > Виберіть усі налаштування > Вхідні > Увімкнути панель читання. Виберіть або Праворуч від папки "Вхідні". або Під папкою "Вхідні". опція для отримання панелей попереднього перегляду для ваших електронних листів, які не вимагають, щоб ви втрачали з поля зору інші електронні листи.
3 Перемикання між багатьма підписами
Звільнення від ручної зміни деталей підпису
У професійних налаштуваннях доречно мати підпис електронної пошти. Але іноді ви можете не ділитися певними деталями свого підпису, як-от номер телефону. Утомливо вручну додавати або видаляти речі з підпису. Натомість ви можете створити кілька підписів і просто перемикатися між ними залежно від контексту чи одержувача.
Натисніть на Піктограма шестірні > Виберіть усі налаштування > Загальні > Підпис. Клацніть поле Створити новий, щоб додати новий підпис. Старіші підписи відображатимуться у полі ліворуч. Ви можете вибрати параметри підпису за замовчуванням зі спадних меню нижче: Для нових електронних листів використовуйте і Під час відповіді/пересилання. Потім натисніть на Зберегти зміни. Тепер, коли ви перебуваєте у вікні створення, клацання символу пера призведе до появи всіх підписів, які ви зберегли. Ви можете просто вибрати той, який хочете використовувати.
2 Кілька форматів зірок
Розумніший спосіб класифікувати важливі електронні листи
Незалежно від того, чи це ваш особистий чи професійний обліковий запис, у розділі із зірочкою Gmail є листи, які ви хочете позначити зірочкою, щоб швидко отримати доступ до них. За замовчуванням Gmail дозволяє використовувати лише жовту зірку. Якщо у вас багато електронних листів із зірочкою, швидко знайти потрібну електронну пошту, яку ви шукали, може бути втомливо.
Натисніть на Значок шестірні > Переглянути всі налаштування > Загальні> Зірки. Тут ви можете вибрати між 1 зіркою, 4 зірками або всіма зірками, залежно від ваших уподобань, а потім Зберегти зміни. Тепер ви можете перемикатися між зірками, послідовно натискаючи значок зірочки. Таким чином ви можете мати чудові візуальні підказки для різних типів пріоритетних електронних листів. Якщо навести курсор миші на зірку, ви побачите її назву. Коли ви перебуваєте в розділі із зірочкою та хочете переглянути лише електронні листи, позначені зірочкою синьо-зірковий, просто введіть цю команду у вікні пошуку Gmail: має: синьо-зірковий. Ви навіть можете призначити певні зірочки для певних типів електронних листів.
1 Фільтрування листів із прикладом
Поповніть свою папку "Вхідні".
Це одна з найпотужніших функцій Gmail, і якщо її використовувати уважно, вона дійсно може допомогти вам упорядкувати папку «Вхідні», позбутися небажаних електронних листів і створити папки для певних типів електронних листів. Хоча в Gmail є такі вкладки, як «Реклама», «Оновлення» та «Соцмережі», іноді деякі листи проскакують крізь них і з’являються на вкладці «Основні». Ви хочете, щоб вкладка «Основні» містила лише абсолютно важливі електронні листи.
Натисніть на Показати параметри пошуку, розташований праворуч на панелі пошуку в Gmail. Тепер, залежно від мети, яку ви хочете досягти, ви можете додати деталі у відповідні поля для створення фільтрів.
Припустімо, я хочу додати інформаційний бюлетень (від Браузер), який відображається на моїй вкладці «Основні», у папку, де я маю всі інформаційні бюлетені, на які я підписаний. У такому випадку я додам ідентифікатор електронної пошти Браузер інформаційний бюлетень і натисніть Створити фільтр. На наступному екрані мені пропонуються додаткові параметри. Я вибрав Пропустити папку "Вхідні"., Нанесіть етикетку (назва папки Інформаційний бюлетень), і Також застосувати фільтр до відповідних розмов. Це гарантує, що кожен електронний лист від Браузер потрапить у мою папку з новинами та не відображатиметься у папці «Вхідні».
Ви можете робити багато речей, наприклад автоматично архівувати маркетингові електронні листи, очищати папку вхідних повідомлень Gmail воно заповнюється, автоматично видаляються електронні листи з певних ідентифікаторів електронної пошти, папки спаму тощо більше.
Керування вашим обліковим записом Gmail
Сім хаків, розглянутих вище, безумовно, певною мірою покращать ваш досвід Gmail. Ознайомлення з меню «Налаштування» Gmail і параметрами «Показати пошук» напевно перетворить вас на досвідченого користувача Gmail. Використання цих порад також економить багато часу, який інакше було б витрачено на зайві завдання. Не забудьте також перевірити, як ви можете керувати своїми паролями з Google.