Після останніх оновлень програмного забезпечення деяких версій Microsoft Excel влітку 2017 року Microsoft виділила відстеження змін як застарілу функцію. Щоб спростити використання, ви можете додати його на панель швидкого доступу, щоб відстежувати кожен файл. Крім того, ви можете додати стрічку Excel шляхом створення нової групи та додати її до цієї нової групи.
Як і в Word, Microsoft оновила свою програму, включивши в неї нову функцію співавторства щоб увімкнути доступ до робочої книги в Інтернеті та історію змін серед колег, однолітків, друзів, родини, тощо Спільні книги були розроблені, щоб дозволити користувачам отримувати доступ і редагувати разом, коли вони отримають схвалення.
Скажімо, наприклад, ви попросили когось вичитувати чи співпрацювати з вами над проектом Excel. Це досить простий механізм, оскільки Excel практично дозволяє позначати орфографічні помилки (і має перевірку орфографії), вставляти коментарі на полях тощо. в електронному вигляді і відносно схожий на документ Word.
Єдиний виняток, на який слід звернути увагу, це те, що Excel виділить змінені клітинки, тоді як у Word ви спостерігатимете зміни слів і речень. Однак перед початком роботи потрібно врахувати дві речі.
Якщо ваш аркуш Excel містить таблицю, функція відстеження змін відмовляється працювати в електронній таблиці. Щоб дозволити використання, вам потрібно буде ввімкнути «Відстеження змін” у робочих книгах, спочатку вибравши наявну таблицю, а потім виберіть “Вкладка «Дизайн».», а потім виберіть «Перетворити в діапазон». Якщо вам потрібні зміни від інших користувачів, робочі книги потрібно буде спільно використовувати у спільно доступному місці.
Через те, що версії відрізняються за рівнем оновлень, ви можете не бачити цю функцію на стрічці за замовчуванням. Але не хвилюйтеся. Просто додайте «Відстеження змін” до меню стрічки самостійно, виконавши наведені нижче дії.
- У меню стрічки за допомогою миші клацніть правою кнопкою миші практично будь-де й виберіть «Налаштуйте стрічку” спливаюча опція.
- Від "Налаштуйте стрічку” діалоговому екрані, перетягніть мишу до “Виберіть команди з” маршрут на правій панелі: a “спадне меню/список” має з’явитися, з якого вам потрібно буде вибрати або “Усі команди” або “Команди не в стрічці” варіант.
- З паралелі «Налаштуйте стрічку” ви увійдете в спадне меню. Це саме по собі має бути встановлено на «Основні вкладки” вже в режимі за замовчуванням (тобто список прокручування, розташований під ним, повинен попередньо показувати основні вкладки). Після цієї перевірки натисніть кнопку + знак, розташований поруч із «Огляд” у списку, продовжуйте натискати варіант «Нова група» під списком. Це призведе до додавання нової групи до "Огляд” Розділ.
- Потім, щоб перейменувати цю новостворену групу, просто клацніть правою кнопкою миші «Нова група” Рядок, змініть його так, як ви хочете, і не соромтеся навіть додати значок, якщо хочете. Для демонстрації ми змінимо його на «Відстеження змін». (Excel сам по собі додасть «На замовлення” після вашого імені, але лише коли справа доходить до цього списку.) Якщо ви клацнете та перетягніть значок “Група XYZ», ви можете перемістити його в іншу область у списку огляду.
- Після того, як ви виділите групу відстеження змін, перейдіть до вибору двох команд зі списку команд, доступного зліва:
- “Виділіть зміни”
- “Прийняти/Відхилити зміни”
Щоб перемістити кожну з команд до групи, потрібно натиснути кнопку «Додати” Кнопка.
Ви помітите, що колись Нова група тепер на стрічці. Далі необхідно:
- Натисніть «Виділіть зміни” команда.
- “Відстежуйте зміни під час редагування” з’явиться, клацніть мишею та перевірте його. Повторити для «Виділіть зміни на екрані.”
- Щоб завершити, натисніть «в порядку.”
Після виконання цих завдань кожна зміна, внесена в бажану таблицю Excel, буде відстежуватися та виділено за допомогою унікального індикатора синьої межі та у верхньому лівому куті маленького синього трикутника, який з’явиться у відредагованому клітини. Для зручності користувача програма виділяє інший колір, щоб ідентифікувати використання багатокористувацької платформи.
Крім того, якщо ви наведете курсор миші на вже відредаговану клітинку, ви отримаєте доступ до наступного:
- Дата
- Автор
- Час зміни документа
- Спливаюче вікно з підсумком відстежуваних змін, щоб переглянути, перш ніж прийняти зміни, внесені назавжди.
Зауважте, що в цьому спливаючому підсумку буде заархівовано та представлено лише останню зміну.
Тепер, коли кожен потенційний редактор/учасник виконає свою частину, ви можете переходити до прийняття/відхилення запропонованих змін частини завдання.
- Натисніть на "Огляд” з верхньої частини “Стрічка” меню та клацніть на “Прийняти/Відхилити” команда.
- Після того, як спливаюче вікно Excel знову підтверджується написом «Збережіть робочий зошит” функція заяви, натисніть “в порядку.”
- Excel позначить оригінальну відредаговану клітинку та одночасно відобразить поряд із цим виділеним пунктом Вибрати зміни до «Прийняти або відхилити" діалогове вікно.
- Ви будете ознайомлені з усіма поточними змінами, внесеними у відображеному списку. Зі вищезазначеного ви можете вибрати бажану відредаговану версію або залишитися оригінальною. Виберіть те, що має сенс для вас. Після того, як ви вирішили, натисніть «Прийняти” після вибору зі списку найкращої версії.
Однак, якщо ви вважаєте, що жодна з перерахованих версій вам не подобається, повторіть процес, але замініть його, натиснувши кнопку «Відхилити” варіант. Після прийняття рішення, слідуючи цій команді, курсор автоматично переміститься до наступної відредагованої комірки для подальшої обробки. - Якщо зміна, яку ви обираєте, має здійснюватися через всю електронну таблицю (наприклад, усі амперсанди змінюються на певний формат), натисніть кнопку «Прийняти всі” кнопка. За допомогою цієї команди всі вибрані зміни виправляються та приймаються в цей момент.
- Тепер ви можете повернутися до перемикання «Відстеження змін” вимкнено. Для цього поверніться до «Група огляду”, і перейдіть до “Відстеження змін” група. Натисніть на "Виділіть зміни” та просто зніміть прапорець із позначкою “Відстежувати зміни під час редагування…”