Найшвидший спосіб до обмінюватися файлами у Microsoft Teams на вкладці Файли. Все, що вам потрібно зробити, це завантажити свої файли, і інші члени команди зможуть миттєво отримати до них доступ. Але як дізнатися, чи хтось відкрив і переглянув файли, якими ви поділилися, у розділі «Файли»? Давай дізнаємось!
Чи можете ви побачити, хто переглядав файли в MS Teams?
Перевірте відомості про файл SharePoint
Нагадуємо, що ваші файли Teams насправді зберігаються в SharePoint. Щоб перевірити, скільки людей відкрили певний файл, відкрийте деталі файлу в SharePoint.
- Перейдіть до свого Канал команд.
- Натисніть на Файли табл.
- Натисніть на Відкрити в SharePoint.
- Увійдіть у свій обліковий запис SharePoint на новій вкладці браузера.
- Потім виберіть файл, який потрібно перевірити, але не натискайте на його назву.
- Натисніть кнопку Значок інформації щоб відкрити деталі файлу.
- Ви можете побачити, скільки людей відкрило окремий файл.
Залежно від налаштувань вашої організації ви також можете побачити, хто відкрив певні файли. Якщо ви власник сайту, ви можете змінити налаштування спільного доступу на рівні організації, щоб люди знали, хто переглядав файли або сторінки на сайті. Виконайте наведені нижче дії, щоб виконати роботу.
- Перейдіть на свій сайт SharePoint.
- Натисніть на Налаштування значок.
- Виберіть Інформація про сайт.
- Потім натисніть на Переглянути всі налаштування сайту.
- Під Дії сайту, натисніть на Керуйте функціями сайту.
- Прокрутіть униз до Програми перегляду SharePoint.
- Виберіть Активувати щоб увімкнути картку файлів, яка відображає інформацію про глядачів і дії файлів.
Щоб відкрити карту файлів, перейдіть до Бібліотека документів, наведіть курсор на файл або клацніть трьома крапками. Картка файлу з’явиться поруч із відповідним файлом.
⇒ Примітка: Після ввімкнення параметра «SharePoint Viewers» вам може знадобитися зачекати від 10 до 30 хвилин, щоб картки файлів стали доступними.
Використовуйте звіт про цифрову діяльність із Insights
Крім того, ви можете скористатися програмою Insights, щоб перевірити, чи відкрили люди файл чи ні. Використовувати Звіт про цифрову діяльність інструмент для перевірки, чи відкривали користувачі та редагували файл, відвідав нараду, відвідали канал тощо.
Використовуйте фільтри, щоб налаштувати звіти відповідно до ваших потреб. Наприклад, ви можете використовувати Студентський фільтр щоб звузити дані до окремих студентів і конкретних часових рамок. Ви також можете використовувати Фільтр активності щоб переглянути дані, пов’язані з використанням файлів, завдання, зустрічі тощо. Найприємніше те, що ви можете експортувати дані зі звіту про цифрову діяльність в Excel.
До речі, якщо програма Insights не працюватиме, обов’язково ввімкніть звіт про залучення та оновіть Teams.
Висновок
Щоб перевірити, хто відкрив файл у Microsoft Teams, встановіть програму Insights і скористайтеся цифровим звітом про діяльність. Інструмент може отримувати різноманітні дані, включаючи інформацію про те, хто відкрив та редагував певні файли. Крім того, ви також можете перевірити деталі файлу в SharePoint.
Чи знайшли ви інші способи перевірити, хто переглядав файли, якими ви поділилися в Microsoft Teams? Поділіться своїми ідеями в коментарях нижче.