Як надсилати автоматичні відповіді в Outlook за допомогою облікових записів POP3/IMAP.

Якщо ви налаштували обліковий запис POP3 або IMAP в Outlook і хочете надсилати автоматичні відповіді на отримані повідомлення, продовжуйте читати нижче.

Якщо ви їдете у відпустку або не зможете відповідати на електронні листи, доцільно налаштувати повідомлення автоматичної відповіді в Outlook. «Автоматичні відповіді», також відомі як «Повідомлення про відсутність на роботі», — це автоматичні відповіді електронною поштою, надіслані людям, які зв’язуються з вами, коли ви не на роботі.

За допомогою Microsoft Outlook ви можете надсилати автоматичні відповіді з будь-якого типу облікового запису електронної пошти, який ви використовуєте (Exchange, Microsoft 365, POP3 або IMAP), але в цьому посібнику ми пояснимо, як створити повідомлення про відсутність на роботі за допомогою електронної пошти POP3/IMAP рахунок.

* Примітка: Якщо у вас є обліковий запис Microsoft365/Office365/Exchange, прочитайте інструкції в цій статті: Як надсилати автоматичні відповіді в Outlook за допомогою облікового запису Office365/Exchange.

Як налаштувати повідомлення про відсутність на роботі за допомогою облікового запису IMAP або POP3 в Outlook

Налаштування повідомлення автоматичної відповіді в Microsoft Outlook для облікових записів POP3.IMAP можна виконати за допомогою таких кроків:

Крок 1. Створіть шаблон повідомлення автоматичної відповіді.

Першим кроком до налаштування повідомлення автоматичної відповіді в Outlook є створення шаблону повідомлення з відповіддю, яка автоматично надсилатиметься людям, які надсилатимуть вам електронні листи.

1. Відкрийте Outlook і натисніть Нова електронна пошта кнопку на додому вкладка.

2. Введіть Тема електронної пошти. (наприклад, "З офісу" або "У відпустці").

3. Потім введіть повідомлення, яке потрібно надіслати як автоматичну відповідь.

4а. Після введення повідомлення натисніть Файл вкладку та виберіть Зберегти як з лівої бічної панелі.

4б. У діалоговому вікні «Зберегти як» виберіть Шаблон Outlook (*.oft) від Зберегти як тип спадне меню.

4c. Введіть назву шаблону повідомлення в Ім'я файлу текстове поле та натисніть зберегти.

5. Закрийте вікно повідомлення «нова пошта».

Крок 2. Налаштуйте правило автоматичної відповіді на повідомлення.

Далі вам потрібно налаштувати правило в Outlook для надсилання відповідного повідомлення про відсутність на місці.

1. На додому натисніть вкладку правила меню, а потім виберіть Керування правилами та сповіщеннями.

2. У вікні «Правила та сповіщення»: якщо у вас налаштовано більше одного облікового запису в Outlook, переконайтеся, що вибрано виправте обліковий запис електронної пошти для повідомлення автоматичної відповіді в розділі «Застосувати зміни до цієї папки», а потім натисніть в Нове правило кнопку.

3. У першому кроці «Майстра правил» виберіть Застосовувати правило до повідомлень, які я отримую у розділі «Почати з пустого правила» та натисніть Далі.

4. На наступному кроці майстра вкажіть умови створеного правила автовідповіді та натисніть Далі.

Наприклад: якщо ви встановлюєте автоматичну відповідь для всіх повідомлень, «отриманих у певний проміжок часу» та «де ваше ім’я вказано в полях «Кому» або «Копія»*, установіть відповідні прапорці.

* Примітки:
1. Якщо ви налаштовуєте автоматичну відповідь для всіх вхідних повідомлень, залиште прапорець «де ваше ім’я в полі «Кому» або «Копія»» непозначеним.

2. Якщо ви хочете, щоб ваша автовідповідь була надіслана в певний діапазон дат (а не відразу), натисніть у певний проміжок часу підкреслене посилання та відредагуйте діапазон дат.

5а. На наступному кроці перевірте відповісти за допомогою спеціального шаблону а потім натисніть на конкретний шаблон посилання.

5б. Поруч із «Пошук» виберіть «Шаблони користувачів у файловій системі" варіант.

5c. Тепер виберіть шаблон повідомлення, який ви створили на кроці 1, і натисніть ВІДЧИНЕНО.

5d. Потім натисніть Далі.

6. У параметрах «Винятки» вкажіть будь-які винятки, які ви хочете використовувати для повідомлення автоматичної відповіді, і натисніть Далі. *

* Примітка: Цей крок є необов’язковим, і ви можете пропустити його, якщо не хочете додавати жодних винятків.

7. У вікні «Завершити налаштування правила» виконайте такі дії, а потім натисніть Закінчити:

• на Крок 1: Вкажіть назву цього правила, введіть назву для правила автоматичної відповіді (наприклад, «Повідомлення про відпустку»).
• на Крок 2: Налаштуйте параметри правила, вибрати Увімкніть це правило, щоб негайно активувати правило автоматичної відповіді, якщо хочете.

8. Нарешті натисніть Застосувати і потім в порядку щоб зберегти налаштування.

9. Тепер Outlook почне надсилати автоматичні відповіді на вхідні електронні листи відповідно до встановлених параметрів. Звичайно, ваш комп’ютер має залишатися увімкненим, а Outlook – відкритим для надсилання автоматичних відповідей.

Як вимкнути автоматичні відповіді в Outlook для облікових записів IMAP/POP3.

Якщо вам більше не потрібно надсилати автоматичні відповіді, ви можете вимкнути їх, виконавши такі дії:

1. Перейти до додому натисніть вкладку правила у групі Перемістити, а потім виберіть Керування правилами та сповіщеннями.

2. У списку правил очистити/зняти позначку установіть прапорець для правила автоматичної відповіді, а потім натисніть Застосувати і в порядку.

Це воно! Дайте мені знати, чи допоміг вам цей посібник, залишивши свій коментар про свій досвід. Будь ласка, поставте лайк і поділіться цим посібником, щоб допомогти іншим.